Notre solution pour la gestion du financement de la formation

Solutions

Notre offre de service s'adapte à vos besoins
Piloter la gestion financière et comptable de la formation

 

La formation professionnelle vise à l’acquisition et au développement des compétences des collaborateurs de la société.

Elle est pour l’entreprise un de ses principaux postes de dépense RH, qui se caractérise par la gestion de multiples fournisseurs, de très nombreuses factures souvent dans un contexte de complexité de gestion multi-Divisions/ centres de coûts au sein d’un ERP contraignant.

Le pilotage financier et comptable de la formation est donc un enjeu clé des entreprises, et pour lequel CIMES a développé une offre de services complète.

Bénéficiez des conseils d’experts en gestion financière et comptable de la formation

L’enjeu premier est de bien définir les règles de gestion financière et comptable qui répondent aux objectifs de chaque contexte client.

Durant la phase de mise en place de chaque projet d‘externalisation, les directions financières et comptables sont sollicitées aux côtés des directions de la formation, pour définir et partager des visions communes. Les experts de CIMES interviennent en tant que conseil sur les bonnes pratiques observées chez des acteurs comparables (règles d’imputation, tableaux de bord, traitement des FNP et des FAE…).  

Sur ces bases, nos équipes définissent les procédures de gestion pertinentes, et alignent la saisie dans le SIRH concerné.

Gérer sous mandat les achats et paiements de vos prestataires formation

En complément de notre service de gestion, CIMES accompagne ses Clients dans le traitement des factures des organismes de formation. 

A minima, CIMES assure pour chaque projet la réception et la validation (en lien avec les éléments de la convention et des feuilles de présence) des factures, saisit les coûts validés dans le logiciel formation, puis renvoie les factures à la comptabilité du client pour paiement (si processus hors subrogation OPCA).

CIMES peut également devenir l’interface unique du Client pour l’ensemble de ses factures formation. Via l’utilisation du module « Gestion Comptable » d’Egos Formation, CIMES procède alors à la saisie comptable de chaque facture, et génère les ordres de virement via les fonds mis à disposition par le Client. Mensuellement, le Client reçoit l’ensemble du journal d’achat avec une pièce comptable unique pour saisie dans ses systèmes. Le nombre de pièces comptable à suivre par le client est donc de 12 par an contre plusieurs centaines voire milliers auparavant.

Le module « Gestion Comptable » d’Egos Formation est en capacité de s’interfacer avec tous les logiciels formation du marché, ainsi qu’avec des logiciels comptables.

Optimiser et suivre les financements OPCAs, Pole Emploi…


Nos experts sont également reconnus dans le conseil sur l’optimisation des différents dispositifs financiers, en particulier en lien avec les OPCA.

En complément d’une veille juridique et financière, chaque responsable travaille de manière étroite avec ses clients pour identifier les leviers d’optimisation concernant les différents dispositifs de cofinancement.  

CIMES réalise ensuite l’ensemble des demandes de prise en charge et la réception des accords de prise en charge. Puis nos équipes pilotent les récupérations financières, en lien avec la comptabilité client ou en facturant pour le compte de, et communique mensuellement l’état des enveloppes restantes et des fonds récupérés.

Réaliser la refacturation des formations auprès de ses filiales, de ses centres de coûts ou de ses clients


Les Services Formation tout comme les Ecoles et Universités d’Entreprise sont souvent amenés à refacturer leurs filiales, centres de coûts ou clients internes. Certaines entreprises refacturent également leurs franchisés ou clients externes.

Pour accompagner ces clients, CIMES assure la gestion complète du budget formation, dans une logique « centre de profit ».

  • Gestion des conventions de formation ou des contrats de prestation (par exemple pour des clients localisés à l’international),

  • Suivi des accords amont sur les montants et sur les prises en charge internes par un service/manager,

  • Etablissement des factures, et envoi avec les pièces justificatives,

  • Production d’un fichier de refacturation interne pour la comptabilité/contrôle de gestion du Client, avec les différents éléments de référentiels nécessaires (n° de cost center…),

  • Suivi des règlements en lien avec la comptabilité du Client,

  • Production des différents éléments de provision en fin d’année (FAE, FNP…)