Planification des sessions de formation ? Notre guide pour tout savoir

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Mettre au point et animer des sessions de formation intra-entreprise peut se révéler coûteux, à la fois sur le plan financier et temporel. Quand le taux de remplissage est au beau fixe et que les sessions sont vite complètes, illustrant la satisfaction des inscrits, tout est parfait, mais la réalité n’est pas toujours celle-là. Pour maintenir un ROI satisfaisant et confirmer au quotidien l’intérêt des sessions de formation dédiées à la productivité ou à la sécurité des collaborateurs, une planification minutieuse et une évaluation régulière s’avèrent indispensables. Voici quelques conseils éprouvés pour vous aider à mettre au point des sessions qui attireront de nombreux apprenants.

Guide planification des sessions formation

Quels sont les enjeux derrière une planification de session de formation réussie ?

Une planification de session de formation réussie repose sur trois objectifs clés.

Tout d’abord, il est primordial d’obtenir une participation active et un nombre d’inscrits à la hauteur des attentes fixées. L’enjeu du remplissage des sessions est évidemment l’optimisation du budget. Il est en effet dommage de financer des sessions qui ne sont pas complètes. D’autre part, une faible participation peut nuire à l’efficacité de la formation en réduisant sensiblement la motivation des inscrits, au risque d’impacter, de manière négative, les résultats finaux.

Pour créer ou acheter un cours de qualité — qui apporte réellement de nouvelles compétences aux salariés formés —, il est essentiel que la formation soit perçue comme bénéfique et pertinente. Beaucoup de collaborateurs peuvent fuir les formations en se référant à des expériences passées, coûteuses en temps et décevantes sur le plan de la valeur ajoutée.

Il est crucial, afin d’éviter ces potentielles déceptions, de pouvoir justifier l’intérêt de la formation sur le plan financier et de démontrer son impact — sur les performances de l’entreprise et sur celles des collaborateurs, ainsi que sur leur employabilité — afin de continuer à obtenir les budgets nécessaires pour les sessions futures.

5 conseils pour une bonne organisation de vos sessions de formation

1) Faire le point sur les besoins liés à la formation future

Sans grande surprise, une planification réussie passera par une parfaite compréhension des besoins et attentes liés à la formation. Pour ce faire, la création d’un ou de plusieurs formulaires est une excellente idée. Questions ouvertes et fermées : assurez-vous de bien appréhender ce que l’entreprise et les candidats attendent sur le plan des compétences et quels outils pédagogiques seront les plus appropriés.

Il conviendra également de se renseigner sur le niveau des apprenants afin de mettre en place une formation adaptée à la situation. Le décalage entre le niveau d’apprentissage requis et le niveau de l’apprenant est sans nul doute une cause importante du désengagement. Ne rien comprendre ou ne rien apprendre pendant des heures : voilà ce qu’il faut à tout prix éviter.

Dans une optique d’amélioration des processus, il peut être bénéfique de créer un questionnaire de satisfaction, en ligne et rapide de préférence, pour comprendre ce qui n’a pas fonctionné et/ou ce qui a particulièrement séduit et motivé vos employés. Idéalement, un premier questionnaire pourra être envoyé à chaud, c’est-à-dire quelques jours au plus après la formation. Cela permettra de récolter des données émotionnelles. Puis, un deuxième sera transmis à froid, plusieurs semaines ou un mois après. Cette seconde collecte d'informations fera ressortir des données pragmatiques sur les compétences engrangées et sur leur utilité éventuelle dans les missions quotidiennes, par exemple. Mettre en place une culture du feedback de la formation est une décision très pertinente afin de parfaire vos planifications, identifier les points forts et les axes d’amélioration.

2) Choisir un lieu adapté pour les sessions

Le lieu de formation est un autre critère important en vue d’une formation réussie. Le bruit et les distractions ne font jamais bon ménage avec l’apprentissage. Opter pour un espace agréable, propice aux cours et dépourvu de distractions est essentiel pour favoriser la concentration des participants.

Outre ce critère sur le plan sonore, on s’assurera aussi que l’espace retenu dispose des équipements multimédias nécessaires, tels que du matériel informatique, des projecteurs, des systèmes audio, etc. Ainsi, les formateurs pourront utiliser une variété d’outils pédagogiques pour rendre la formation plus interactive et engageante.

3) Rappeler l’intérêt de la formation aux apprenants et motiver

Une formation peut être perçue comme une contrainte par certains. Vous devez alors intégrer une culture d’entreprise qui valorise la formation. Ainsi que nous l’avons souligné précédemment, les expériences passées peuvent être responsables de cet état d’esprit. Le rôle de votre entreprise est de redorer le blason de la formation et de mettre en avant les intérêts de l’apprentissage — à la fois pour l’entreprise et pour le salarié — pour stimuler l’engagement des collaborateurs. Comme pour les autres sujets de communication interne, il y a une notion de marketing.

Pour donner envie aux collaborateurs de se former, de nombreuses solutions sont envisageables :

  • instauration d’une récompense pour les candidats qui complètent leur parcours de formation ;
  • communication sur l’évolution des candidats formés ou sur les résultats de l’entreprise grâce à la formation ;
  • insister sur l’intérêt de conserver une belle employabilité ;
  • boîte à idées pour prendre en compte les propositions de vos collaborateurs sur les sujets de la formation, etc.

À vous de trouver les clés qui motiveront vos collaborateurs à s’inscrire et à terminer les formations dans lesquelles ils s’engagent !

4) Prévenir longtemps en amont et multiplier les relances pour obtenir un taux de participation élevé

Organiser une session de formation ne s’improvise pas à la dernière minute. Pour maximiser l’efficacité de la formation, il est essentiel d’en parler aux apprenants potentiels dès que possible et de les relancer régulièrement (sans les harceler) pour obtenir leur candidature, surtout lorsqu’il s’agit d’une formation non obligatoire. En les informant suffisamment de temps en amont, vous pourrez garantir une participation optimale et rentabiliser le temps et les ressources investis dans la planification.

Bien entendu, il vous faudra suivre les inscriptions et la participation avec soin, mais aussi gérer les annulations ou les reports pour reprogrammer comme il se doit. Une mauvaise organisation peut laisser certains candidats passer entre les mailles du filet et entacher la participation générale.

5) Se baser sur des KPIs pour prendre vos futures décisions

Au-delà de l’indice de participation et des réponses aux questionnaires, vos futures décisions en vue d’optimiser la formation au sein de votre entreprise devront se baser sur des chiffres clés, clairs et indiscutables. Taux de complétion, taux de réussite, ROI, impact sur la productivité, satisfaction générale, incidence sur la sécurité ou l’hygiène en entreprise : à vous de monitorer les formations pour obtenir ces informations ; elles seront précieuses pour améliorer votre offre au fil du temps.

Faire appel à un professionnel pour vous accompagner

La planification et la gestion de sessions de formation peuvent s’avérer très chronophages et complexes. Cela nécessite à la fois des compétences logistiques, créatives et pédagogiques.

Si vous rencontrez des difficultés pour répondre à tous les objectifs fixés en interne, il peut être judicieux d’externaliser la planification de vos sessions de formation ou de confier la gestion complète de vos formations à des professionnels spécialisés.

Cette approche vous permettra d’optimiser votre budget formation, tout en vous concentrant davantage sur la conception d’un plan de formation efficace, en adéquation avec les besoins spécifiques de votre entreprise.

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