Pourquoi externaliser la gestion des achats de formations ?

CIMES teamGroupe Cimes

Confier la gestion des achats de formation à un prestataire de services permet aux entreprises de déléguer le sourcing des organismes de formation, les évaluations qualitatives, la négociation tarifaire et l’optimisation du process de facturation. Encore trop souvent méconnu par les entreprises, ce service représente pourtant un atout de taille dans le contexte économique et RH actuel qui impose de former plus avec moins de budget. Décryptage d’un service qui va vous faire gagner du temps et de l’argent dans votre management de la formation.

Formation : les entreprises face à des enjeux principaux contradictoires ?

L'acquisition des compétences : une priorité pour les entreprises comme pour les collaborateurs

Le développement des compétences des collaborateurs est au cœur de la stratégie des entreprises. L’obsolescence de plus en plus rapide des compétences techniques, l'importance grandissante des soft skills et l’apparition de nouveaux métiers rendent la formation plus que jamais nécessaire.

Du côté des entreprises, dans un marché de l’emploi sous tension, former les collaborateurs en interne leur permet de les faire monter en compétences (upskilling) ou d’acquérir de nouvelles compétences (reskilling) et de pallier ainsi à la pénurie de profils. La formation est également un excellent moyen d’attirer des candidatures. En effet, les candidats recherchent aujourd’hui une entreprise qui va leur permettre de maintenir leur employabilité, de les aider à développer leurs compétences et d’avoir une bonne “marque employé”.

Valoriser votre programme d’acquisition des compétences en entretien est un levier d’attractivité. Les formations sont un élément d’attractivité et donnent du sens à une carrière.

Mais un défi permanent pour les Responsables Formation

Les entreprises doivent proposer des formations de plus en plus poussées et de qualité afin de répondre à ces enjeux de rétention et de fidélisation. Le choix des prestataires est donc crucial afin que le ROI soit efficace. Mais comment s’y retrouver dans le dédale des organismes de formation, avec des demandes contradictoires de former plus, plus spécifiquement mais à moindre coût ?

Face à une offre pléthorique ou pas toujours adaptée, comment aider les Responsables Formation à faire le bon choix ? Comment éviter de créer un millefeuille d’offres ? Comment s’assurer de la qualité et de la pertinence des formations par rapport aux métiers de l’entreprise ? Comment gagner en temps et en efficacité dans la sélection et dans les relations administratives, notamment la gestion des paiements avec les organismes de formation ? Comment réduire l’impact budgétaire des coûts pédagogiques ?

Financement de la formation : un contexte budgétaire resserré en 2023

Le contexte conjoncturel (inflationniste) et structurel (offres sur-mesure, outils de formation de plus en plus sophistiqués et onéreux) entraîne une hausse des coûts de formation pour les entreprises. Cependant, les budgets dédiés à la formation connaissent des contraintes endogènes (le budget attribué à la formation reste globalement stable) et exogènes (des aides ont tendance à se contracter).

Au niveau du financement de la formation, le budget prévisionnel de France Compétences pour 2023 se monte à 14,9 milliards d’euros. Celui-ci s’articule autour de 3 objectifs : la réduction du déficit avec un objectif à 2,1 milliards, la priorité donnée à l’apprentissage et la baisse attendue du CPF et du PIC.

Certaines enveloppes prennent de l’ampleur :

  • Le budget pour financer le plan de développement des compétences (PDC) des entreprises de moins de 50 salariés est en légère hausse : 550 millions d’euros (+ 10 millions par rapport à 2022) ;
  • Le budget de l’alternance poursuit sa croissance avec une enveloppe de 9,774 milliards d’euros ;

En revanche :

  • Le budget du CPF est en net recul avec 2,375 milliards d’euros en 2023 contre 2,6 milliards en 2022 ;
  • L’enveloppe consacrée au PIC est en baisse. Elle passe de 1,632 milliard d’euros en 2022 à 800 millions d’euros en 2023.

Face à une hausse des coûts de formation et aux contraintes budgétaires, les entreprises doivent optimiser leurs coûts. Comment réduire les dépenses de formation dans un contexte de hausse de la demande ? Comment faire des économies sans impacter la qualité des formations ? Quels sont les leviers pour mieux négocier avec les organismes de formation ?

L’externalisation de la gestion des achats de formation : une réponse aux enjeux de formation de l’entreprise

Désormais, les entreprises ont besoin de s’appuyer sur un partenaire pour externaliser la formation professionnelle afin de mieux acheter et mieux comprendre le marché qui évolue sans cesse.

L’externalisation de la gestion des achats de formation apporte une réponse à l’ensemble des ces enjeux en intervenant à plusieurs niveaux :

  • Faire une analyse fine du besoin au regard des enjeux de compétences de l’entreprise et de la réalité des métiers ;
  • Sélectionner les organismes les plus pertinents par rapport aux objectifs du département formation ;
  • Réaliser l’appel d’offres de bout en bout pour choisir les bons prestataires : réalisation du cahier des charges, analyse des réponses et soutenance ;
  • Négocier une enveloppe d’achat avec une force de frappe bien supérieure à celle d’une entreprise seule car ils négocient en même temps pour l’ensemble de leurs clients ;
  • Assurer la gestion financière et administrative avec les prestataires, paiement, historique des documents ;
  • Optimiser les coûts de formation après l’achat via un remplissage optimisé des sessions collectives et un pilotage fin

Les grands avantages en un clin d’oeil :

  • Un gain de temps considérable
    • Un interlocuteur unique entre l’entreprise et les organismes de formation pour centraliser les besoins ;
    • L’ensemble du flux de facturation est géré. Une seule facture et un seul fournisseur contre des centaines d’organismes de formation qui n’ont pas la même politique de facturation.
  • Une optimisation des coûts :
    • Un partenaire à vos côtés qui a pour objectif d’aller chercher des gains (négociation tarifaire plus forte, réduction des organismes de formation etc…)

Ce que les Directions Achats en disent : témoignage de Pauline Gérard - Associate Director Procurement, France chez MSD

"Nous avions comme objectif de réduire le nombre d’organismes de formation, de centraliser les volumes et de rationaliser les coûts. Cimes nous a permis d’atteindre ces objectifs en réduisant tout d’abord drastiquement le nombre des organismes de formation prestataires.

Ensuite, grâce à son rôle de négociateurs, Cimes nous permet d’obtenir des tarifs préférentiels. Cimes s’engage contractuellement sur un taux de réduction avec les organismes. Les réductions obtenues sont plus performantes que lorsque nous devions négocier seuls même dans un contexte inflationniste. Nous avons clairement fait des économies grâce au travail de Cimes. En 2021, nous avons obtenu un gain de 83K€ avec un total facturé de 655K€ au lieu de 738K€ (total coût catalogue).

Désormais, nous n’avons plus qu’un seul interlocuteur qui centralise l’ensemble des flux financiers notamment les délais de paiement. Cimes nous fait clairement gagner du temps et de l’argent. Selon moi, les principaux avantages de faire appel à un partenaire comme Cimes sont la négociation, l’optimisation des dépenses et la gestion des délais de paiement.”

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