D’après une étude menée par Mon Compte Formation (MCF), le nombre de formations financées via CPF (Compte Personnel de Formation) a doublé entre 2020 et 2021. Le dispositif mis en place en 2019 semble dès lors fructueux. Si le droit à la formation constitue une obligation légale qui est inscrite dans l’article L6111-1 du Code du travail, la formation devient ainsi un réel besoin pour les entreprises comme pour les salariés.
Les formations permettent en effet aux salariés de développer de nouvelles compétences et aux entreprises de planifier leur développement et d’être plus compétitives dans un contexte très concurrentiel. Analyser les besoins en formation professionnelle est dès lors une étape clé dans la mise en œuvre du plan de formation.
Cimes lève le voile sur les processus et les outils d’analyse des besoins de formation en entreprise.
- Qu'est-ce qu'une analyse des besoins en formation ?
- Les questions à se poser avant d'analyser les besoins en formation
- Définir les périodes de disponibilités des collaborateurs
- Identifier les objectifs de formation de votre entreprise
- Hiérarchiser les besoins en fonction de leur nécessité et faisabilité
- Continuer à réaliser des analyses des besoins tout au long de la formation
- Utiliser une plateforme d'apprentissage collaboratif
- Questions fréquentes sur l'analyse des besoins de formation
Qu'est-ce qu'une analyse des besoins en formation ?
Définition
Analyser les besoins en formation professionnelle consiste à mesurer l’écart entre les compétences des collaborateurs et les besoins et attentes de l’entreprise. L'analyse permet ainsi de déceler les lacunes des salariés afin de gagner en performance. C’est sur la base de cette analyse que le plan de formation sera construit par étapes puis présenté dans le cadre du Comité d’Entreprise.
La méthode d'évaluation des besoins
Afin d’évaluer les besoins en formation en entreprise, le cadre peut utiliser plusieurs méthodes et outils tels que :
- les questionnaires ;
- les focus groupes ;
- les entretiens individuels ;
- des observations sur le terrain ;
- des entretiens auprès des managers.
Les questions à se poser avant d'analyser les besoins en formation
Qui sont les personnes concernées par les formations ?
Le responsable formation doit faire une analyse de son public cible et se poser des questions telles que :
- le public est-il homogène ? ;
- le public a-t-il un attrait particulier pour le sujet ? ;
- le public a-t-il déjà suivi une formation similaire ? ;
- à quels postes s'adresse la formation ? ;
- le public a-t-il les compétences nécessaires pour suivre cette formation ?
Quels sont les sujets à traiter ?
Le responsable formation doit s'intéresser aux forces, aux faiblesses, aux opportunités et aux limites de sa formation. Il peut ainsi analyser :
- ce qui satisfait ou non les salariés de l'entreprise ;
- quelle pourrait-être la marge de progression des collaborateurs ;
- les contraintes budgétaires ;
- quels bénéfices vont être tirés des formations ;
- quelle va être la valeur ajoutée pour l'entreprise.
Pourquoi ces projets sont-ils importants ?
Il est important de justifier la formation. Ainsi, le responsable doit définir les besoins exprimés par les collaborateurs et les besoins exprimés par l’entreprise. Il est également primordial de hiérarchiser les demandes de la plus urgente à la moins prioritaire.
Comment réaliser ce programme ?
Il est enfin nécessaire de déterminer comment le projet doit être mis en œuvre. Le responsable formation peut ainsi se demander par exemple :
- si l'entreprise a les moyens financiers et les ressources internes ou externes pour dispenser cette formation ;
- si l'organisation du programme de formation doit se faire en présentiel ou à distance ;
- s'il existe un autre moyen que la formation pour répondre à la demande ;
- quelles formations faut-il faire pour satisfaire les besoins des collaborateurs ?
Définir les périodes de disponibilités des collaborateurs
Afin que tout le monde puisse suivre la formation, il est essentiel de définir les périodes de disponibilité des collaborateurs. Il est primordial d’éviter de réaliser une formation dans les périodes où la charge de travail de l’entreprise est plus importante. Pour que le maximum de salariés soit présent le jour de l’événement, il faut également définir les périodes de congés des collaborateurs ou une éventuelle évolution de poste.
Identifier les objectifs de formation de votre entreprise
Les bénéfices de la formation professionnelle
La formation professionnelle permet aux collaborateurs d'acquérir de nouvelles compétences ou de consolider des acquis professionnels, d’évoluer vers d’autres postes de travail, mais également de favoriser l'insertion et la réinsertion professionnelle. Pour les entreprises, la formation est un vecteur de performances et de compétitivité, de meilleures conditions de travail et de motivation pour ses salariés.
L'analyse de l'évolution de l'entreprise
Afin d’identifier les futurs besoins en formation, l’entreprise doit également analyser ses évolutions et ses changements à venir de manière à effectuer un “gap analysis”, analyse comparative entre les objectifs préétablis et la situation actuelle. Il est ainsi nécessaire de faire le point sur des données externes telles que de nouvelles réglementations, mais aussi sur des données internes comme de nouveaux logiciels à utiliser ou encore des postes importants qui seraient à pourvoir en raison d’un départ à la retraite par exemple.
Les différents besoins et objectifs de formation
L’entreprise doit identifier ses propres objectifs : il faut ainsi différencier les besoins légaux, les besoins des collaborateurs, les besoins collectifs et les besoins liés à la stratégie de l’entreprise. L’entreprise doit alors se demander :
- dans quelles mesures la formation répond à sa stratégie ;
- quels bénéfices elle peut en tirer ;
- comment elle va mesurer et quantifier les résultats de la formation pour vérifier que les objectifs soient atteints.
Hiérarchiser les besoins en fonction de leur nécessité et faisabilité
Si les coûts de certaines formations peuvent être pris en charge par des organismes tels que l’OPCO (OPérateur de COmpétences) ou relèvent du CPF, elles représentent dans leur ensemble des coûts élevés pour l’entreprise. Dans cette situation, une évaluation et un choix s’imposent.
Afin de choisir quelles formations sont nécessaires aux collaborateurs en fonction des objectifs stratégiques définis par l’entreprise, il convient de hiérarchiser les besoins en formation.
Continuer à réaliser des analyses des besoins tout au long de la formation
L’entreprise et les apprenants continuent d’évoluer entre le recueil des besoins et le jour de formation. Les demandes ont ainsi peut-être changé, les collaborateurs ont certainement de nouvelles questions ou des problèmes précédemment soulevés sont désormais résolus. Le formateur peut ainsi faire une mise à jour des besoins pour un véritable co-développement.
Afin d’optimiser la formation en entreprise et d’intégrer les apprenants au cœur du processus, il est intéressant de continuer à réaliser des analyses des besoins tout au long de la formation.
Utiliser une plateforme d'apprentissage collaboratif
Les limites du recueil des besoins de formation en entreprise
Si l’analyse des besoins est un processus essentiel pour l’entreprise, elle est néanmoins chronophage. De plus, pour des questions de gestion et d’organisation, le recueil des besoins est souvent unilatéral : ce sont les managers qui soulèvent les besoins d’évolution de leurs salariés. Si tel est le cas, les salariés sont d’une certaine manière mis de côté dans le processus de recueil et ressentent une forme d’exclusion du dispositif de formation.
Intégrer le salarié au centre de la démarche
Face à des dynamiques changeantes, avoir une approche multilatérale et intégrer le salarié dans le recueil des besoins devient indispensable. Utiliser des supports d’apprentissage collaboratifs permet aux collaborateurs d’avoir une réflexion sur leurs lacunes, de relever eux-mêmes leurs besoins. Cela permet d'instaurer un climat de collaboration propice à l’apprentissage.
Cimes : la référence de l'externalisation du dispositif de formation
Externaliser le dispositif des formations permet d’optimiser le recueil des besoins et leur analyse. Cimes, acteur spécialisé dans le TPO (Training Process Outsourcing) ou le BPO Formation (Business Process Outsourcing Formation), propose un accompagnement des transformations des entreprises.
Questions fréquentes sur l'analyse des besoins de formation
Quel est l'objectif de l'activité d'analyse des besoins ?
L’analyse des besoins a pour objectif d’identifier les écarts entre les compétences des collaborateurs et les attentes de l’entreprise.
Pourquoi analyser les besoins en formation ?
Analyser les besoins en formation permet de connaître les axes d’amélioration et les demandes des collaborateurs. L’entreprise gagne ainsi en productivité et en compétitivité.
Comment prioriser les besoins en formation ?
Afin de prioriser les besoins en formation de l'entreprise, il est nécessaire de les hiérarchiser en fonction de leur coût, de leur faisabilité.
