D’après l'article de loi L6111-1 inscrit dans le Code du travail, “la formation professionnelle tout au long de la vie constitue une obligation nationale”. Pour rester concurrentielles sur le marché, les entreprises doivent en outre s'intéresser à la question du développement des compétences de leurs salariés. Le recueil des besoins en formation constitue ainsi une étape clé dans la mise en œuvre d’un plan de formation professionnelle. L'objectif est d’identifier et de mesurer les écarts entre les attentes de l’entreprise et les lacunes des collaborateurs dans une ou plusieurs compétences pour ainsi proposer une formation adaptée.
Avec Cimes, découvrez les enjeux du recueil des besoins en formation professionnelle en entreprise et comment en optimiser le processus.
À quoi sert le recueil des besoins en formation ?
L’identification des besoins en formation professionnelle permet de faire le point sur les compétences et besoins des collaborateurs et d’assurer un plan de formation optimal. Cette étape permet également de placer le salarié au centre de la démarche et d’instaurer un climat de collaboration favorable à l'apprentissage.
La formation est en outre vecteur de réussite et d’un sentiment d’appartenance à l’entreprise : un salarié qui s’ennuie dans son poste de travail sera moins investi qu’un salarié avec un poste en constante évolution.
Le recueil des besoins en formation en entreprise
Qui fait le recueil des besoins en formation ?
La tâche de l’identification des besoins en formation professionnelle en entreprise est réservée au responsable de formation. Il évalue les écarts entre les compétences acquises et requises des collaborateurs, les objectifs à atteindre et identifie les problèmes et les réponses qui pourraient être apportées par la formation. Le responsable de formation doit ainsi être dans une constante démarche de veille pour évaluer les différentes sources de besoin en formation. Il présente ensuite son plan de formation au Comité Social et Économique (CSE).
Comment recueillir les besoins de formation en entreprise ?
Afin de recueillir les besoins de formation professionnelle individualisés, dits Bottom Up, en entreprise, le responsable formation peut :
- échanger de manière formelle avec les collaborateurs dans le cadre de l'entretien individuel annuel ;
- recueillir les besoins par e-mail et solliciter les suggestions des salariés ;
- faire des entretiens personnalisés ou en groupe pour avoir un retour sur les formations ;
- réaliser une enquête structurée ;
- prendre conseil auprès des managers, sans passer par les collaborateurs.
Quelle est la méthodologie de recueil des besoins en formation ?
Analyse, recueil et synthèse des besoins en formation
Une fois la collecte des besoins de formations effectuée, il est nécessaire de :
- différencier les suggestions qui relèvent du plan de formation et les suggestions qui relèvent du CPF (Compte Personnel de Formation) ;
- identifier les formations qui peuvent être financées par des organismes tels que les OPCO (OPérateurs de COmpétences) ;
- identifier si les actions de formation répondent aux objectifs de la politique de formation de l’entreprise ;
- hiérarchiser le degré d’urgence des besoins de formation ;
- procéder à la construction du plan de formation.
La phase du recueil des besoins en formation implique une chronologie serrée. En effet, l’article L6331-12 du Code de travail précise que le plan de formation doit être présenté lors du CSE. Pour l’élaboration du plan de formation, il faut débuter la collecte des besoins en septembre, puis les hiérarchiser en novembre.
Hiérarchisation des besoins en formation
Il est nécessaire de faire la différence entre les besoins de l’entreprise, Top Down, et les besoins individualisés, Bottom Up. Une fois les Top Down et Bottom Up recueillis, il faut mettre en œuvre un plan qui concilie les deux.
Il est également nécessaire de différencier les besoins génériques et les besoins qualifiés. Les besoins génériques sont les demandes de développement de compétences des collaborateurs eux-mêmes. Les besoins qualifiés sont des besoins identifiés par un organisme de formation dans une action précise.
Définir les périodes de disponibilité des collaborateurs
Afin d'optimiser le recueil des besoins en formation, il faut analyser les périodes de travail plus dense, congés ou changement de poste.
Optimiser le recueil des besoins en formation de votre entreprise
Pour optimiser le recueil des besoins et faire de la formation un levier de performances, Cimes propose une solution de gestion du plan de formation. Expert dans l’externalisation de la formation depuis 1999, Cimes accompagne les entreprises dans tout le processus du plan de formation.
La mise en œuvre de la solution d'externalisation permet de :
- réquisitionner les compétences des ressources internes pour des tâches à forte valeur ajoutée ;
- mutualiser les services de gestion de la formation ;
- massifier les formations ;
- piloter la performance globale grâce aux KPI (Key Performance Indicator) ;
- quantifier et mesurer l’investissement dans les formations ;
- confier l’achat des formations à un partenaire et réduire les coûts alloués à la formation.
Questions fréquentes sur les besoins de formation
Comment justifier un besoin de formation ?
D’après le code du travail, la formation professionnelle est un droit. Le besoin de formation professionnelle se justifie par un écart entre les attentes de l’entreprise et les lacunes et difficultés des collaborateurs. La formation est de plus un outil de cohésion et de valorisation dans les entreprises.
Comment identifier les besoins de formation ?
Afin d’identifier les besoins en formation professionnelle, il est nécessaire de collecter les besoins, de les analyser et de les hiérarchiser.
Comment animer un atelier de recueil de besoins en formation ?
Pour animer un atelier de recueil de besoins en formation, il est nécessaire de poser des questions ouvertes, d’échanger avec tous les collaborateurs, de se montrer compréhensif et empathique.
