Plan de formation : 5 erreurs qui vous font perdre du temps et de l’argent
La formation professionnelle et la montée en compétences des salariés occupent une place majeure dans la stratégie d’entreprise. C’est à ce prix que les organisations préservent leur capacité à relever les défis économiques qui les attendent. Optimiser son plan de formation favorise ainsi le gain de productivité, de compétitivité et d'attractivité. Pour autant, la vigilance est de mise pour éviter d’exposer la société aux risques d’un défaut de gestion de la politique de formation : manque d’efficacité, surcoûts, gaspillage de temps. Certains outils visent à simplifier la mission des chargés de formation, en les aidant à déjouer les erreurs les plus courantes.
Erreur n°1 : manque d'alignement stratégique
Pour démontrer toute son efficacité, le plan de développement des compétences des équipes doit impérativement s’inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise. En effet, si les modules de formations proposés s’avèrent décorrélés des objectifs business de l’activité, il est fort probable que les investissements financiers consentis se révèlent infructueux en termes de performance et de compétitivité.
L’alignement des contenus pédagogiques aux grandes orientations de la société apparaît comme primordial pour optimiser son plan de formation. Toutefois, il nécessite de la part de la direction un travail d’introspection préalable et de s’interroger sur :
- la manière dont l’organisation souhaite se positionner sur son marché sectoriel ;
- les ambitions futures en matière de développement en identifiant les pôles à prioriser ;
- les défis à surmonter (mutations technologiques, évolutions économiques, etc.) ;
- les améliorations à apporter aux politiques de formation précédentes.
Fort de ces informations, le gestionnaire de formation est alors en mesure de lier le plan de formation aux priorités de l’entreprise. En outre, renforcer la cohérence des parcours de formation tend à susciter l’intérêt des salariés pour leur carrière. Ces derniers s'engagent plus volontiers dans l’avancement des modules, gagnant un temps considérable sur leur montée en compétences.
Erreur n°2 : analyse superficielle des besoins réduisant les chances d’optimiser le plan de formation
Bien des entreprises commettent cet impair pour accélérer le processus de formation de leurs équipes. Pour autant, une analyse trop superficielle des besoins conduit souvent à une perte conséquente de temps et d’argent. L’entreprise manque alors de visibilité sur :
- les lacunes à combler en termes de compétences professionnelles ;
- les attentes des collaborateurs pour le développement de leur employabilité ;
- la marge de progression possible selon les publics d’apprenant ;
- la valeur ajoutée que l’action de formation pourrait apporter.
Par conséquent, le gestionnaire de formation peut être tenté de privilégier des actions de formation peu onéreuses et rapides à mettre en place. Le risque encouru est que celles-ci produisent l’inverse des effets escomptés en termes de performance individuelle et collective :
- contenus didactiques trop génériques ;
- manque d’engagement des apprenants ;
- compétences clés non abordées ;
- stagnation du niveau d’expertise des salariés.
Les apprenants se voient dispenser des formations non pertinentes pour les fonctions qu’ils occupent, créant ainsi une perte de sens dans leur mission, et les éloignant peu à peu du projet d’entreprise.
Pour éviter cela, il appartient au dirigeant de déterminer le cap à suivre. En identifiant les besoins en formation de manière précise, il peut proposer des formations adaptées aux salariés et s’assure d’obtenir leur adhésion. Divers moyens lui sont offerts pour optimiser son plan de formation :
- échanger avec les managers ;
- examiner les comptes-rendus d’entretiens annuels ;
- investiguer auprès des opérationnels sur les problématiques rencontrées sur le terrain ;
- etc.
N’hésitez pas à vous faire accompagner de professionnels de l’externalisation de la formation. Chez Groupe CIMES, nos équipes sont à votre écoute et vous guident à chaque étape, de l’analyse de besoins au déploiement du plan de formation.
Erreur n°3 : pilotage budgétaire approximatif
La montée en compétences des collaborateurs requiert la mobilisation de moyens humains, matériels et financiers. Quelle que soit l’envergure de l’organisation, ce dernier poste ne peut faire l’objet d’un calcul relatif. Il s’agit de miser sur le potentiel de ses équipes et d’espérer en tirer un retour sur investissement, lequel se traduirait par une productivité accrue et de meilleures performances opérationnelles.
Cependant, cet investissement peut également dissimuler des frais cachés entraînant un dépassement des dépenses (déploiement d’un TMS, tarifs d’un prestataire, etc.). Dès lors que l’enveloppe allouée à la formation n’est pas définie de manière précise, il s’avère difficile d’en maîtriser les coûts, voire, de les optimiser.
C’est en cela qu’il est indispensable d’élaborer un budget de formation pour cadrer chaque poste de dépense. Celui-ci doit s’accompagner d’un suivi rigoureux et d’une quête constante des différents dispositifs de financement de la formation professionnelle.
| 💡Astuce : simplifiez votre quotidien en confiant la gestion de vos achats formation aux équipes du Groupe Cimes. Nos experts aguerris ciblent pour vous les modules les plus appropriés aux besoins de votre entreprise et vous aident à rationaliser vos coûts. |
Erreur n°4 : absence d'évaluation et de KPIs
S’il s’avère complexe de maîtriser les coûts de la formation sans définir en amont un périmètre budgétaire, omettre de collecter certaines informations rend également impossible la prise de décisions stratégiques en lien avec :
- le calcul du retour sur investissement (ROI) des actions de formation ;
- la justification des dépenses engagées en faveur de la formation professionnelle ;
- l’amélioration continue du processus d’acquisition des apprentissages.
Le suivi de certains KPIs constitue donc une prérogative nécessaire pour optimiser son plan de formation. Ces derniers permettent notamment de :
- mesurer le taux de satisfaction des apprenants quant au contenu pédagogique proposé ;
- évaluer le niveau d’acquisition de nouvelles compétences et la progression individuelle des participants ;
- observer l'application de ces compétences en situation professionnelle ;
- apprécier leur implication sur les performances globales de l’entreprise.
Il va sans dire que ces indicateurs sont à définir en fonction des objectifs business de l’organisation à court, moyen et long terme.
Erreur n°5 : processus manuels et désorganisés
De nombreux outils sont désormais disponibles sur le marché pour faciliter le pilotage de la formation en entreprise : TMS, LMS, etc. Décider d’en faire l’économie est une erreur fréquemment observée, laquelle peut entraver le bon déroulement des apprentissages. Par souci de réduire les coûts, l'organisation s’expose à :
- une perte de temps sur les tâches administratives ;
- au risque de multiplier les erreurs suite à la saisie manuelle des données ;
- un manque de visibilité sur la stratégie à adopter en termes d’acquisition des compétences ;
- proposer une expérience dégradée, tant pour l’équipe pédagogique que pour les participants.
L’utilisation d’un système de gestion de la formation permet de pallier ces contraintes et d’optimiser son plan de formation. Le groupe Cimes s’est donné pour mission d’assister les chefs d’entreprise dans le déploiement de leur politique de formation et a, à ce titre, développé sa propre solution TMS.
La Solution : optimiser son plan de formation avec un TMS (Training Management System)
Notre solution E-gos est l’allié indéfectible des responsables de formation souhaitant gagner en efficacité et en productivité. Ce TMS (training Management System) fournit des fonctionnalités de :
- digitalisation de la planification des sessions ;
- d’automatisation des tâches administratives ;
- traitement analytique des données favorisant la production de reportings ;
- centralisation des offres du catalogue.
Il constitue donc une réponse adaptée à l’ensemble des erreurs que peut comporter un plan de formation mal préparé et contribue à soutenir la prise de décisions stratégiques.
Par ailleurs, l’outil E-gos est capable de s’interconnecter avec les outils déjà présents dans l’organisation (SIRH, Opco, logiciel de paie, etc.). Il garantit ainsi la fluidité du processus de validation pour la mise en œuvre du plan de développement des compétences.
Optimiser son plan de formation implique pour les dirigeants de ne pas céder trop vite à la tentation de réduire drastiquement les coûts. Cette stratégie peut en effet conduire à commettre toutes les erreurs qui entravent la performance de l’action de formation : négliger la stratégie, l’analyse des besoins et le suivi budgétaire, ou encore ignorer l’importance d’évaluer et de structurer ses modules.
Bien outillés, les gestionnaires de formation évitent ces écueils et gagnent en performance dans la mise en œuvre du plan de développement des compétences du personnel. Pourquoi s’en priver ? Planifiez votre démo de notre TMS E-gos, et découvrez les fonctionnalités qui sécurisent votre processus de formation.
