Comment calculer et développer le ROI de vos formations ?
Lors de la mise en place d’une action de formation, l’évaluation de son efficacité s’avère indispensable pour optimiser le budget à y consacrer. Parmi les diverses méthodes disponibles, le calcul du ROI de la formation constitue l’indicateur financier plébiscité par les entreprises. En effet, il repose sur des éléments chiffrés et factuels, et offre une vision claire des retombées financières sur les performances de l’activité. Toutefois, l’évaluation d’une formation peut être abordée sous des angles différents, à travers des enquêtes de satisfaction ou des questionnaires à froid. Le but étant d’établir la corrélation entre les attentes et l’atteinte des objectifs visés.
ROI d'une formation : pourquoi est-il important de le mesurer ?
Mesurer le retour sur investissement est une démarche incontournable pour l’employeur qui souhaite optimiser son budget formation. Ce dernier a besoin d’évaluer l’efficacité des programmes qu’il propose à ses salariés pour déterminer si sa stratégie de montée en compétences produit bien les effets escomptés.
Définition du ROI
Le ROI est l’anglicisme qui désigne la notion de return on investment, soit, celle du retour sur investissement. Il s’agit d’un indicateur financier permettant d’établir, sur une action ciblée, le rapport entre les efforts consentis et le niveau d’atteinte des objectifs visés. Il se calcule selon la formule suivante :
ROI = (gains réalisés - coût relatif à la formation) /coût relatif à la formation
Le résultat obtenu s’exprime en pourcentage. Il constitue un signal probant pour convaincre les acteurs décisionnaires de la performance d’un module de formation. Le calcul du ROI d’une formation n'est pas toujours aisé à déterminer. Il implique de recueillir un certain nombre de données chiffrées et de les traduire en données financières pour apprécier la valeur des bénéfices ou des pertes occasionnées.
ROI comme mesure d'efficacité d'une formation
Le calcul du retour sur investissement compte parmi les critères permettant d’évaluer l’efficacité et la pertinence d’une action de formation. Avant sa mise en place, le responsable formation aura pris soin :
- d’analyser les besoins en formation ;
- de mobiliser une part de son budget formation ;
- puis de fixer des objectifs à atteindre.
Idéalement, ces derniers sont quantifiables (acquisition de X prospects sur le prochain mois, % d’augmentation du panier moyen, etc.), mais ce n’est pas toujours le cas.
Si lors du calcul du ROI de sa formation, il obtient un résultat positif, le professionnel considère que le programme répond bien à ses attentes. Cela peut se traduire par un nombre de contrats signés sur une période donnée, augmentant ainsi son chiffre d’affaires et absorbant largement les dépenses engagées pour la mise en œuvre de la formation de ses équipes. En revanche, comment savoir si ce résultat découle directement des apprentissages dispensés ou de facteurs extérieurs ? Là, réside la limite de cette formule.
Pour le formateur, il s’agit d’identifier si les modules qu’il a conçus s’accompagnent du rendement nécessaire pour pérenniser son activité. Le calcul du ROI d’une formation ne lui permet pas de corroborer la qualité de son contenu. Toutefois, le taux de satisfaction des participants et la commande de nouvelles prestations sont un premier indice sur la viabilité de son action. Les différentes évaluations lui permettent alors d’affiner son offre en :
- dégageant les axes d’amélioration possibles ;
- procédant aux ajustements nécessaires de son contenu pédagogique ;
- expérimentant de nouvelles méthodes d’enseignement.
Comment calculer ce ROI ?
Nous l’avons vu, démontrer les avantages financiers que présente un parcours pédagogique n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît et s’appuie sur la formule précédemment énoncée :
ROI = (gains - coûts) /coûts
Cependant, appliquer le calcul du ROI de la formation exige d’estimer précisément chaque élément qui le compose, soit, les bénéfices obtenus et les sommes engagées.
Les bénéfices perçus
Selon la nature de l’activité exercée, les gains obtenus se formalisent de diverses manières. Quelle que soit leur forme, il est indispensable de leur attribuer une valeur vénale pour les inclure dans le calcul. Certaines données sont déjà chiffrées par nature. C’est le cas de :
- l’augmentation du volume des ventes ;
- la valeur croissante du panier moyen ;
- la réduction du temps nécessaire à la résolution d’un problème (SAV, centre d’appels, etc.)
- l’évolution du taux de fidélisation des clients ;
- etc.
Il s’agit ensuite d’évaluer la valeur financière que représentent ces événements dans le bénéfice total perçu, et de le mettre en corrélation avec l’ensemble des dépenses afférentes au plan de formation.
Il est à noter que le déploiement d’une formation peut également générer une plus-value indirecte et complexe à quantifier, comme le fait d’accroître sa notoriété ou de multiplier les recommandations positives. Bien que ces données entrent difficilement dans le calcul du ROI d’une formation, ils donnent un aperçu de la performance de l’offre pédagogique proposée.
Les frais engagés
Accompagner les salariés dans leur montée en compétences représente souvent un investissement conséquent pour leur employeur. C’est pourquoi celui-ci est en droit d’attendre d’en récolter les fruits et que ces derniers profitent au développement global de son entreprise.
Pour cela, il est primordial de valoriser et d’inclure la totalité des dépenses réalisées pour la mise en œuvre de l’action de formation. Il peut s’agir des charges liées à :
- la location d’une salle ;
- aux honoraires de l’intervenant ;
- au déplacement des collaborateurs (transport, hébergement et restauration) ;
- au maintien de la rémunération des salariés en cours de formation ;
- l’achat de logiciels (LMS, logiciel de gestion de la formation, déploiement d’une plateforme interactive, etc.).
Pour assurer la rentabilité financière de l’action de formation, il est essentiel que les bénéfices obtenus à l’issue de la prestation couvrent l’ensemble des fonds mobilisés, tout en répondant aux attentes des participants et des commanditaires.
Le cas des formations en distanciel
Un atout pour pallier le déficit organisationnel
La formation à distance est une solution intéressante à bien des égards :
- Elle présente l’avantage de réduire considérablement les frais annexes qu’occasionnent les apprentissages en présentiel, simplifiant le calcul du ROI de la formation.
- Elle offre aux managers la possibilité de contourner les obstacles qu’ils rencontrent en matière d’organisation.
En effet, l’absence prolongée des employés bouleverse la poursuite de l’activité. Le distanciel permet de les maintenir à leur poste sans faire l’impasse sur leur montée en compétences. Il suffit alors aux managers de planifier des créneaux dans l’emploi du temps des collaborateurs au cours desquels ces derniers peuvent se consacrer à leurs modules de e-learning.
Un investissement financier lourd pour moderniser la formation
La formation en distanciel concourt à l’application du plan de développement des compétences et séduit les férus de technologies par son caractère innovant. Cette alternative complète les formations traditionnelles, mais nécessite l’autonomie des participants, ainsi qu’un investissement initial dédié à son déploiement technique :
- faire appel aux services d’un ingénieur de formation pour élaborer un parcours éducatif intuitif et ludique ;
- se doter des outils numériques nécessaires (logiciel de gestion de formation, LMS, base de données sécurisée hébergeant le contenu et les ressources pédagogiques, développement de l’application, etc.) ;
- prévoir un support technique disponible et réactif.
Une fois le dispositif opérationnel, la formation en ligne permet de réaliser des économies substantielles et d’augmenter le ratio de gains générés. Elle mobilise moins d’intervenants quel que soit le nombre de participants et permet à l’employeur de s’affranchir des frais annexes de déplacement.
À ce titre, il y a fort à parier que le calcul du ROI de la formation en distanciel présente un bilan largement positif. En revanche, rentabiliser les premiers investissements exige de se projeter sur le long terme. Il convient que le besoin soit récurrent et profite à un public toujours plus important.
2 méthodes reconnues qui vous permettent d'évaluer une formation
Le retour sur investissement ne constitue pas l’unique indicateur pour évaluer la performance d’une formation.
Modèle Kirkpatrick
Il s’agit d’un modèle élaboré à la fin des années 1950 par le professeur américain Donald Kirkpatrick visant à évaluer la formation des salariés. Cette méthode s’articule autour de 4 niveaux de vérification :
- la réaction ;
- l’apprentissage ;
- le comportement ;
- les résultats.
La première étape, la réaction, consiste à recueillir les impressions à chaud des participants relatives à la formation qu’ils viennent d’achever. Elle prend souvent la forme d’un questionnaire ou d’une enquête de satisfaction. Si elle informe du niveau de contentement des apprenants, elle ne présume pas pour autant de la réussite de l’acquisition des connaissances.
La phase relative à l’apprentissage permet d’identifier les compétences et les notions réellement maîtrisées à l’issue de la formation. L’apprenant est en mesure de restituer ce qu’il a compris et se montre capable d’en faire la démonstration.
L’étape du comportement implique de vérifier quelles sont, parmi les compétences fraîchement acquises, celles que le salarié parvient à transférer de manière concrète dans le cadre de sa mission. Il s’agit d’identifier les changements de comportement que ce dernier a opéré pour en mesurer les effets.
La phase finale, celle des résultats, permet de dégager les données quantifiables résultant des étapes précédentes. Si la formation est probante, les retombées permettent d'atteindre les objectifs préalablement fixés (réduction des coûts, augmentation des ventes, du chiffre d’affaires, etc.).
Le modèle Kirkpatrick permet de comprendre la logique du gain de compétence et comment il se traduit dans l’environnement professionnel. Toutefois, il montre ses limites, car il n’inclut pas la dimension financière, essentielle au calcul du ROI de la formation.
Modèle de "cas-succès" de Brinkerhoff
L’approche de Robert Brinkerhoff est quelque peu différente. Ce dernier se concentre davantage sur le résultat final que sur la compilation de données chiffrées. Il exclut l’analyse de la performance moyenne des participants d’une formation, mais s’attache à examiner les sujets affichant les plus belles réussites, et inversement, ceux ayant essuyé les plus gros échecs.
Il organise son évaluation « cas-succès » en suivant les 5 étapes suivantes :
- planifier une étude de cas réussie ;
- préciser les contours de ce à quoi la réussite devrait ressembler (ce qu’il nomme le modèle d’impact) ;
- concevoir une enquête permettant de distinguer les plus grandes réussites des échecs les plus probants ;
- documenter les succès au travers d’entretiens ;
- tirer les conclusions qui s’imposent, émettre les recommandations à suivre et communiquer les résultats aux intéressés.
La méthode de Brinkerhoff met en exergue les facteurs de réussite, mais également ce qui fait figure de points de blocage aux yeux des participants ayant échoué. Cette démarche analytique fournit les arguments illustrant le bien-fondé du programme de formation et les axes d’amélioration à explorer pour gagner en efficacité.
ROE : une alternative plus complète ?
Le ROE est l’acronyme anglais signifiant return on expectation, soit le retour sur les attentes. Contrairement au calcul du ROI d’une formation, produisant un indicateur financier, l’analyse du ROE base l’évaluation du parcours pédagogique sur sa faculté à répondre aux besoins exprimés en vue d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise commanditaire.
Elle s’inspire du modèle Kirkpatrick, mais inverse le sens du processus. Elle débute en amont de l’action de formation : l’employeur identifie les compétences faisant défaut au sein de son personnel. Fort de constat, il procède ensuite à l’analyse des besoins en formation et précise ses intentions en termes d’acquisition de compétences.
Ces réflexions font l’objet d’un échange entre le formateur et l’entreprise cliente. Celui-ci vise à déterminer les objectifs à atteindre et offre au prestataire de formation la matière suffisante pour :
- définir les indicateurs d’évaluation à court-terme ;
- fixer les objectifs opérationnels du programme de formation ;
- adapter son contenu pédagogique ;
- concevoir les modalités de l’évaluation et s’assurer que son offre comble les attentes de son client.
Vous l’aurez compris, le calcul du ROI d’une formation n’est pas l’unique critère à prendre en compte pour évaluer la performance d’un cursus d’apprentissage. L’action de formation peut être étudiée sous divers aspects, tels que sa rentabilité financière, mais aussi le niveau de satisfaction des apprenants et de leur employeur ou encore au travers d’études de cas illustrant une réussite probante. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts de l’externalisation de la gestion de la formation professionnelle pour déterminer les indicateurs de suivi pour l’évaluation de votre plan de formation.
