Formation collaborateur : comment booster l'engagement et les inscriptions
Bien conscientes de l’enjeu majeur que représente la formation des collaborateurs comme facteur de croissance et de compétitivité, les entreprises n’hésitent pas à investir des montants conséquents pour développer le potentiel de leur personnel. Pour autant, ces derniers ne se montrent pas toujours reconnaissants de l’effort consenti, et vont parfois jusqu’à bouder les modules d’apprentissage proposés. Quelles peuvent être les raisons de ce désintérêt et quels leviers activer pour impliquer davantage les salariés dans leur montée en compétences ?
Les Vraies Raisons du Manque d'Engagement (le "Pourquoi")
Diverses raisons peuvent expliquer le désintérêt des collaborateurs pour les formations qui leur sont offertes.
Des contenus pédagogiques non adaptés
Il peut sembler difficile pour les salariés de s’investir dans leur parcours de formation dès lors que celui-ci se compose de contenus non pertinents. En effet, planifier des sessions trop généralistes pour les équipes dans le seul but de respecter son obligation légale relative à la formation professionnelle ne constitue en aucun cas une opération rentable. Celle-ci ne sert ni les intérêts du salarié, ni ceux de l’organisation.
Engager les collaborateurs dans leur formation suppose que ceux-ci y voient un intérêt pour leur carrière :
- affiner leur expertise ;
- actualiser leurs connaissances sur le sujet (évolution de la réglementation, bonnes pratiques, etc.) ;
- gagner en responsabilité pour évoluer dans la hiérarchie ;
- entretenir leur employabilité et leur mobilité ;
- etc.
Dans la mesure où les contenus didactiques s’avèrent décorrélés des problématiques qu’ils rencontrent sur le terrain ou de leurs aspirations professionnelles, les travailleurs ne parviennent pas à puiser la motivation nécessaire pour se montrer assidus dans leurs apprentissages. Il en est de même si les supports de formation qui leur sont proposés sont mal conçus, peu interactifs et, de fait, peu attrayants.
Une communication défaillante sur les offres en formation
Dans certains cas, l’offre de formation est minutieusement étudiée pour répondre parfaitement aux attentes des apprenants, ainsi qu’aux objectifs de performance de l’entreprise. Pour autant, le taux d’inscription des collaborateurs à l’une des formations du catalogue peine à décoller.
Le plus souvent, cela traduit un défaut de communication de la part de la direction ou du service RH sur les opportunités offertes aux salariés de s’approprier leur montée en compétences. Cette lacune aboutit alors sur :
- une offre peu visible du personnel (les salariés n’ont parfois même pas connaissance de l'existence d’un catalogue de modules d’apprentissage au sein de l’organisation) ;
- une offre visible, mais dont la promotion manque de pédagogie (manquant de clarté quant à l’objectif visé).
Le contenu du catalogue de formation peut, lui-même, sembler trop complexe à appréhender. Associé à une interface peu intuitive, il peut créer un sentiment de confusion et décourager les collaborateurs à se positionner sur une session.
Un manque de disponibilité du salarié
La dynamique de formation des collaborateurs peut également être entravée par un tout autre motif : la gestion de la contrainte du temps et de la charge de travail. En effet, il peut être problématique pour un manager de libérer un employé au profit du développement de ses compétences, au risque de désorganiser le reste de l’équipe et de perdre en productivité.
L’accessibilité du lieu de formation est aussi un élément à considérer (ex : déplacements géographiques qu’elle implique), d’autant plus si le collaborateur fait face à de fortes contraintes personnelles et familiales.
Comment Susciter l'Envie et Engager Durablement (Le "Comment")
Heureusement, de nombreuses solutions existent pour inciter les salariés à devenir acteurs de leur montée en compétences.
Personnaliser les parcours de formation
Il convient d’apporter plus de pertinence aux actions de formation afin que celles-ci suscitent intérêt et enthousiasme auprès des salariés. Pour cela, le gestionnaire RH peut s’appuyer sur les travaux en GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) préalablement réalisés, mais également aux comptes-rendus d’entretiens professionnels. Ce faisant, il est alors en mesure d’adapter l’offre de formation afin de mieux répondre aux besoins de chaque profil d’apprenant.
Les outils actuels de la formation professionnelle, notamment les plateformes de Learning management system (LMS), tendent à personnaliser les contenus didactiques, ainsi qu’à diversifier leurs canaux de diffusion (applications ludiques, modules d’e-learning, etc.). Leurs fonctionnalités et les nouvelles technologies permettent d’offrir aux participants une expérience immersive, adaptée à leurs contraintes métier ou à leurs objectifs de carrière, ce qui motive d’autant plus ces derniers à s’investir pleinement dans l’acquisition de nouvelles compétences.
Améliorer la diffusion de l’information relative à la formation professionnelle
Pour pallier tout défaut de communication, le service RH s’emploie à simplifier l’accès à l’information quant au développement de nouveaux modules de formation. L’accent sera donné sur la présentation pragmatique et régulière du continu du catalogue de formation, mais également sur le processus d’inscription pour participer à une session.
C’est en cela que le recours à un outil TMS (training management system) devient indispensable. La solution E-gos, développée par le Groupe Cimes, permet notamment de :
- mettre en ligne l’offre de formation ;
- gérer les inscriptions des participants ;
- simplifier la planification des sessions ;
- fluidifier le processus de validation.
Par ailleurs, le communicant concentrera ses efforts sur les bénéfices que le collaborateur peut espérer tirer du module privilégié, ainsi que la valeur que celui-ci ajoutera à son plan de carrière. Pour obtenir l’adhésion du plus grand nombre, il est préférable de diversifier les canaux de communication (réseaux sociaux, intranet, campagnes d’emailing, etc.) pour promouvoir les actions de formation initiées par l’entreprise.
Offrir de la flexibilité et de l’adaptabilité au processus de formation des collaborateurs
À l’heure du télétravail et du flex office, les salariés aspirent à davantage de souplesse dans l’organisation de leur travail et à s’affranchir d’un cadre strict, pouvant désormais sembler archaïque. Il en est de même dans leur manière d’appréhender leur parcours de formation.
Pour renforcer l’engagement des collaborateurs en formation, il appartient à l’équipe pédagogique de varier les supports d’apprentissage (digitaux, textuels, auditifs, etc.) et les formats des modules :
- le micro-learning, qui consiste à privilégier des modules d’apprentissage très courts, rencontre un franc succès auprès des apprenants : ces derniers peuvent alors se former en toute occasion (transport en commun, pauses, salle d’attente, etc.).
- le blended-learning séduit également les actifs : l’alternance d’ateliers suivis en présentiel et de modules réalisés à distance offre au salarié une certaine agilité pour concilier ses apprentissages avec ses impératifs professionnels et personnels.
Il est d’ailleurs vivement recommandé d’impliquer davantage les managers dans le plan de développement des compétences des salariés. Une meilleure compréhension de leurs contraintes sur le terrain peut donner lieu à certains ajustements dans l’organisation du travail, permettant de ne pas subir l’absence d’un collaborateur en formation.
Facilitez l'Engagement grâce à une Gestion Optimisée
Une gestion efficiente de la formation professionnelle instaure le plus souvent un climat de confiance au sein du personnel. Elle contribue à lever les freins à l’engagement des collaborateurs en formation, et par la même occasion, à fidéliser les talents au sein de l’organisation.
Pour cela, l’utilisation d’un outil TMS performant, à l’instar de la solution E-gos, constitue un atout précieux pour le gestionnaire de formation. Celui-ci assiste le professionnel dans sa mission via diverses fonctionnalités d’automatisation et de traitement des données. Outre lever les réticences des collaborateurs, l’outil offre :
- une visibilité renforcée du catalogue de formation ;
- un accès simplifié pour se positionner sur une session ;
- la possibilité de bénéficier d’une formation personnalisée et adaptée aux besoins spécifiques de l’apprenant ;
- des options de configuration (rappels automatiques, notifications) pour une communication optimale ;
- une fonction analytique pour un meilleur suivi des actions de formation, destinée tant au manager qu’au collaborateur.
Recourir à un système de gestion de la formation présente l’avantage d’offrir au responsable RH un gain de temps considérable. Ce dernier peut alors concentrer ses efforts sur l’ingénierie pédagogique en vue d’offrir une expérience collaborateur qualitative pour sa formation.
Une autre alternative reste possible pour rendre les salariés moins réticents à se positionner sur des sessions : faire appel à des experts de l’externalisation de la fonction formation. Le Groupe Cimes en a fait son cœur de métier et accompagne les dirigeants dans l’élaboration de parcours de formation pertinents et stimulants. N’hésitez pas à en faire profiter votre organisation.
La stratégie de formation des collaborateurs n’induit pas leur adhésion naturelle envers les modules. Celle-ci s’obtient au prix d’une approche centrée sur l’individu. Elle requiert un effort de pertinence dans les contenus et de simplification dans le processus de validation. Pour cela, un TMS constitue un levier indissociable au développement des compétences et à la rétention de talents. Vous aussi, planifiez votre démo et vivez l’expérience E-gos pour le pilotage de votre plan de formation.
