Mise en place de la BDESE : Obligations, Contenu et Pilotage Stratégique

La mise en place de la BDESE compte parmi les multiples obligations légales auxquelles les entreprises doivent se soumettre. C’est au DRH qu’il incombe de la déployer et de s’assurer de la régularité des informations qu’elle contient. Tentons de découvrir ce que recouvre cette base de données, quelle structure est concernée par sa mise en œuvre et le rôle stratégique qu’elle occupe au sein de l’organisation.

Qu'est-ce que la BDESE et pourquoi est-elle obligatoire ?

De la BDU à la BDESE : l'intégration des enjeux environnementaux (Loi Climat)

La Base de données économiques, sociales et environnementales, ou BDESE, désigne le document que tout employeur est tenu de fournir à ses instances représentatives du personnel. Elle découle directement de l’obligation de constituer une base de données unique, ou BDU, instaurée par la Loi de Sécurisation de l’Emploi du 14/06/2013.

Celle-ci vise à renseigner le CSE et les délégués syndicaux sur différents volets de la stratégie d’entreprise, afin que ces derniers soient en mesure de rendre des avis éclairés lors des séances de consultation et d’information.

La Loi Climat et résilience du 22/08/2021 étend son champ d’application et introduit de nouveaux indicateurs à portée environnementale à faire figurer sur le document. C’est au travers de cette évolution que la BDU devient alors la BDESE.

Les entreprises concernées : le seuil critique des 50 salariés

Le législateur impose la mise en place de la BDESE à toutes les entreprises comptant au moins 50 salariés dans son effectif. Toutefois, la fréquence minimale de sa mise à jour diffère selon le nombre de salariés que l’organisation emploie, soit : 

• au moins 1 fois tous les 2 mois pour les structures employant entre 50 et 299 salariés ;
• à fréquence mensuelle à partir de 300 salariés.

Le contenu de la BDESE peut également varier en fonction de la taille de l’entreprise, notamment lorsque celle-ci franchit le seuil des 300 salariés pendant 12 mois consécutifs. Elle dispose alors d’un délai d’1 an pour procéder aux modifications requises.

Les objectifs : transparence, dialogue social et aide à la décision pour le CSE

La mise en place de la BDESE vise à clarifier aux yeux des délégués syndicaux le positionnement de la société quant à ses grandes orientations économiques, sociales et environnementales. 

Ces derniers disposent ainsi d’informations d’ordre privé (niveau d’endettement, impact de l’activité sur l’environnement, etc.) sur l’entreprise, ce qui leur offre le cadre idéal pour l’accomplissement de leur mission. 

Pour cause, ces éléments communiqués s’avèrent nécessaires, tant pour instaurer un dialogue social sain entre le CSE, les représentants du personnel et la direction, que pour faciliter leur prise de décision.

Le contenu obligatoire de la BDESE : les 10 rubriques clés

En principe, le contenu de la BDESE est fixé par accord d’entreprise ou de branche professionnelle. Par défaut, c’est le code du travail qui en édicte la teneur.

Données économiques et financières : investissements et flux financiers

Les principaux éléments à mentionner dans la BDESE ont pour objectif de renseigner sur la situation financière de l’entreprise. Ils portent alors sur : 

• les investissements matériels et immatériels ;
• la nature des fonds propres ;
• le niveau d’endettement ;
• la rémunération des salariés et des dirigeants ;
• la rémunération des actionnaires ;
• les flux financiers bénéficiant à l’entreprise.

Les accords peuvent également préciser les modalités de partage de la valeur ajoutée de l’organisation (distribution de dividendes ou de titres sociaux par exemple).

Données sociales : emploi, rémunération et égalité professionnelle

La communication des données sociales occupe également une part importante dans la mise en place de la BDESE. En effet, elles intéressent particulièrement les instances représentatives du personnel pour l’exercice de leur fonction.

Ces données vont alors concerner : 

• les dispositions prises par l’entreprise pour favoriser l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes ;
• les investissements réalisés à des fins sociales (notamment dans le cadre du plan de développement des compétences) ;
• les activités sociales et culturelles proposées au personnel.

D’autres thématiques peuvent y être ajoutées, telles que le temps de travail, ou encore la qualité de vie au travail.

Données environnementales : l'impact de l'activité et l'économie circulaire

Le volet environnemental est le plus récemment intégré dans la BDESE. Il renseigne sur les conséquences de l’activité sur l’environnement, et sur les actions menées par l’entreprise pour limiter son impact.

Pour ce faire, l’organisation se doit de porter à la connaissance du comité social d’entreprise et des IRP les éléments suivants : 

• la gestion des déchets ;
• certification en matière d’environnement ;
• l’utilisation des ressources (eau et énergie) ;
• les sources d’émissions directes de gaz à effet de serre et leur volume.

Prospective : la vision sur les 3 exercices à venir

Dans la mesure où aucun accord n’a été conclu sur la mise en place de la BDESE, le code du travail impose alors aux entreprises de fournir les informations requises portant sur différentes périodes, soit sur : 

• l’année en cours ;
• les 2 années précédentes ;
• les 3 années à venir.

Obtenir cette vision prospective des 3 prochaines années implique pour l’organisation de réaliser un suivi exhaustif des dernières données et d’en évaluer la dynamique. Il convient également de tenir compte des effets produits par d’éventuelles mesures prises pour réduire l’impact environnemental de l’activité.

Méthodologie : 5 étapes pour réussir la mise en place de votre BDESE

Étape 1 : Audit de l'existant et vérification des obligations

C’est à l’employeur qu’il incombe de procéder à la mise en place de la BDESE. Pour que le processus s’opère de la meilleure manière, l’entreprise doit vérifier que son effectif de salariés la fait bien entrer dans son champ d’application (compter au moins 50 salariés). 

Si tel est le cas, elle est déjà supposée disposer d’un CSE puisque sa création devient obligatoire à compter de 11 salariés. Après s’être assurée de respecter ses obligations de représentativité du personnel, elle doit ensuite s’enquérir des rubriques obligatoires à faire figurer sur la BDESE. 

Étape 2 : Collecte et centralisation des données (RH, Finance, RSE)

L’entreprise s’attache ensuite à réunir l’ensemble des données requises pour documenter chaque rubrique de la BDESE de la manière la plus complète possible. Pour ce faire, elle peut se doter d’un outil de reporting à lier à son logiciel de paie. Celui-ci permet de centraliser l’information RH, financière (états comptables) et RSE, et de les actualiser avec régularité.

À noter que dans le cadre d’une structure multi-établissement, la BDESE concentre les données dans leur globalité, sans distinction par établissement.

Étape 3 : Choix du support (Numérique vs Papier) et sécurisation des accès

Qu’il soit défini par accord ou par le code du travail, le support de la BDESE peut se matérialiser sous la forme de tableaux ou de rapports d’analyse. 

L’entreprise employant de 50 à 300 salariés est libre d’opter pour le format papier ou informatique pour la présenter. Dès lors que son effectif excède 300 collaborateurs, elle a l’obligation de mettre sa BDESE à disposition sur un support informatique.

Quel que soit l’effectif, l’accord d’entreprise fixe les conditions de mise en place de la BDESE, lesquelles portent sur : 

• les droits d’accès ;
• les modalités de consultation et d’utilisation ;
• l’actualisation des données.

En l’absence d’un accord, c’est à l’employeur qu’il incombe d’organiser l’accès de la BDESE aux représentants du personnel. Si l’effectif de l’entreprise excède 300 personnes, il est tenu, chaque trimestre, de communiquer au CSE les informations suivantes : 

• les retards de paiement de cotisations sociales ;
• l’évolution du volume des commandes ou de production ;
• l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés.

Étape 4 : Définition de la fréquence de mise à jour et confidentialité

Là encore, c’est l’effectif de l’entreprise qui détermine la fréquence de mise à jour des informations mentionnées dans la BDESE. Ainsi, la structure employant entre 50 et 299 salariés doit actualiser son contenu au moins une fois tous les 2 mois. En présence de 300 salariés ou plus, elle doit s’y astreindre au moins une fois par mois.

L’ensemble des données composant la BDESE sont sensibles et doivent rester confidentielles. Seuls les représentants du personnel et membres titulaires et suppléants du CSE y ont accès en permanence dans le but de pouvoir exercer leurs compétences.

Étape 5 : Formation des acteurs et ouverture des accès au CSE

L’employeur doit mobiliser tous les moyens qu’il a à sa disposition pour permettre aux instances représentatives d’accéder aux données nécessaires à l’exécution de leur mission. Pour cela, il est tenu de former ses équipes aux outils de traitement des informations à inclure dans la base de données.

Des modules de formation sont donc à prévoir lors de la mise en place de la BDESE. Ils doivent notamment permettre aux acteurs RH de maîtriser les outils de collecte des données et de les actualiser selon la fréquence impartie. Les IRP pourront également être sensibilisés aux procédures d’accès aux ressources contenues dans la base de données.

Sanctions et risques : les conséquences d'un défaut de BDESE

Le délit d'entrave : des sanctions pénales et financières lourdes

Conformément à l’article L2317-1 du Code du travail, l’entreprise qui se soustrait à son obligation légale de mettre en place la BDESE s’expose à une action au pénal pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE. Elle encourt alors une amende de 7 500 €.

Le blocage des procédures de consultation et des projets stratégiques

En cas de blocage d’accès à l’information, les CSE et les délégués représentants du personnel ont la possibilité de saisir le tribunal judiciaire, lequel peut ordonner la mise en conformité des procédures. 

Ce délit d’entrave peut entraîner d’autres conséquences sur l’organisation. Il peut notamment bloquer le démarrage du délai de consultation accordé aux élus concernant les projets stratégiques de l’entreprise, empêchant celle-ci de les concrétiser.

La jurisprudence : le risque pour la réputation et la gouvernance

Le défaut de mise en place de la BDESE peut porter à de lourdes conséquences pour l’organisation. La Cour de cassation a déjà statué sur le fait qu’en l’absence de cette base de données, l’entreprise pouvait voir son projet de cession ou de PSE (plan social économique) complètement immobilisé. 

En outre, l’absence d’une BDESE compromet inévitablement la position de l’entreprise face à ses obligations relatives à l’index égalité professionnelle, ces informations ne pouvant être communiquées aux élus via ce support.

À noter aussi qu’en 2021, la Cour de cassation a jugé que l’omission de la mise en place de la BDESE pouvait constituer une cause de licenciement du responsable RH. Cette action relevant de ses compétences, le motif invoqué peut alors dénoncer : 

• une faute grave ;
• une insuffisance professionnelle.

Pourquoi confier la gestion de votre BDESE à un expert comme Groupe Cimes ?

Automatisation et fiabilisation de la collecte des données RH

Fort de ses 30 ans d’expérience dans l’externalisation de la gestion de la formation en GRH, le Groupe Cimes est parfaitement familier des problématiques que rencontrent les entreprises. Son expertise vise essentiellement à accompagner ses clients dans la montée en compétences de leurs salariés, induisant de leur part une gestion RH sans faille.

Le Groupe Cimes s’attache donc à simplifier le quotidien des équipes RH en allégeant leur charge administrative. Il inclut alors dans sa mission l’implémentation d’outils de gestion performants, tels que le TMS (Training Management System). Celui-ci vise notamment à automatiser le recueil des données, mais également à les sécuriser et à en réaliser la lecture analytique pour établir des reportings clairs et éloquents.

L'approche BPO (Business Process Outsourcing) : un gain de temps pour vos DRH

Interopérabilité avec vos outils SIRH et de paie

La mise en place de la BDESE implique de traiter un grand volume d’informations, qu’elles soient d’ordre social, comptable ou environnementales. Il est donc nécessaire d’opter pour des solutions fiables et efficaces, mais aussi de faire en sorte que ces systèmes d’information communiquent entre eux. 

En adoptant une approche BPO, les clients du Groupe Cimes font le choix de transférer certaines de leurs compétences RH à des experts, sécurisant ainsi le contenu de la base de données. Le prestataire se charge alors de sélectionner et d’implémenter les différents outils pour un résultat optimal à moindre coût. 

Veille réglementaire constante pour une conformité garantie

Parmi ses nombreuses prérogatives, la mission du Groupe Cimes consiste également à réaliser une veille régulière des évolutions de la législation et à alerter ses clients de la nécessité de s’y conformer. 

Recourir aux services du Groupe Cimes, c’est s’assurer de fournir à son CSE une BDESE fiable et régulièrement mise à jour, laquelle contribue à maintenir un dialogue social sain et transparent au sein de l’organisation.

Transformer une contrainte légale en outil de pilotage RH performant

La mise en place de la BDESE peut se révéler contraignante pour les employeurs. Pour autant, les enjeux de sa création sont bien réels. Ils permettent notamment à l’entreprise de respecter ses obligations légales. 

Pour autant, les efforts fournis ne sont pas vains, puisqu’il s’agit surtout de constituer un état des lieux honnête de la situation de l’activité. Une BDESE actualisée devient alors le support idéal pour débattre des orientations stratégiques de l’entreprise, permettant d’accompagner celle-ci dans la réalisation de ses ambitions.

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Ecrit par

CIMES team

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