De multiples outils sont disponibles sur le marché pour faciliter la montée en compétences des salariés en entreprise. Il appartient aux acteurs de la formation professionnelle d’identifier les différences entre un TMS et un LMS pour définir lequel des deux répondra au mieux à leurs besoins. Tentons de découvrir ce qui distingue la plateforme de Training management system du Learning management system.
Définition et rôle d’un TMS et d’un LMS
Pour cerner ce qui distingue un TMS d’un LMS, il convient d’abord de comprendre les caractéristiques et le rôle de chacun de ces outils.
Qu’est-ce qu’un TMS (Training Management System) ?
Le TMS est l’acronyme pour désigner le Training Management System ou le système de gestion de la formation. Il s’agit d’un logiciel conçu pour faciliter la mise en œuvre du plan de développement des compétences des salariés dans le cadre de la formation professionnelle.
Cet outil comprend une interface commune à tous les acteurs de la politique de formation au sein d’une entreprise. Ces derniers disposent alors d’un portail unique via lequel ils vont pouvoir gérer l’action de formation sous ses différents paradigmes :
- administratif ;
- logistique ;
- financier.
Qu’est-ce qu’un LMS (Learning Management System) ?
Le LMS, quant à lui, fait référence au Learning Management System. Cet outil porte davantage sur l’aspect pédagogique de la formation. Il s’adresse aux concepteurs des modules et leur offre les fonctionnalités nécessaires pour élaborer, héberger et diffuser les contenus pédagogiques destinés aux apprenants, qui y ont également accès.
Objectifs et cas d’usage de chaque solution
C’est à travers leur usage que ces deux solutions se distinguent. En effet, elles ne s’adressent pas aux mêmes intervenants et ne visent pas le même objectif. La principale différence entre le TMS et le LMS tient en ce que le premier soutient les fonctions support liées à la formation. Le TMS structure et organise les actions relatives à la mise en place du plan de développement des compétences du personnel.
Le rôle du Learning management system consiste plutôt à faciliter l’action didactique de l’équipe pédagogique (conception, hébergement et diffusion des contenus didactiques). L’usage du LMS exclut les tâches d'organisation logistique de la formation, mais a vocation à améliorer la qualité de l’enseignement et de la transmission des savoirs dans un contexte donné.
Différences clés entre un TMS et un LMS
Gestion administrative vs gestion pédagogique
Le Training management system est dédié aux fonctions RH et plus spécifiquement au chargé de formation. En s’appuyant sur l’outil, ces derniers gagnent un temps considérable et peuvent gérer les tâches suivantes :
- le recueil et analyse des besoins en formation ;
- l’automatisation des process (gestion des inscriptions, envoi des convocations, etc.) ;
- la planification des sessions ;
- la gestion des ressources (réservation de salles, affectation des formateurs, etc.) ;
- le reporting ;
- etc.
Le Learning management system vise à simplifier la tâche de l’équipe pédagogique, soit, les concepteurs et les formateurs. La plateforme permet à ces derniers de :
- concevoir les modules et les programmes de formation en fonction des objectifs fixés ;
- évaluer le niveau initial des participants ;
- adapter le contenu pédagogique au public à qui il s’adresse ;
- varier et personnaliser les supports d’apprentissage pour mieux engager les apprenants dans leur parcours de formation.
Fonctionnalités spécifiques à chaque solution
Ces outils ne tendent pas à répondre au même besoin, c’est pourquoi leurs fonctionnalités diffèrent quelque peu. Pour que chaque plateforme puisse remplir son rôle, chacune d’elles offre des fonctionnalités qui lui sont propres.
Le TMS permet alors de bénéficier de :
- l’affichage du catalogue de formation ;
- la signature électronique et de l’émargement digital ;
- du stockage et de la sécurisation des données et des documents ;
- l’historique des entretiens et des modules suivis ;
- la fonction analytique (graphiques, exports des données, reporting, etc.) ;
- la facturation des organismes de formation et du suivi des coûts ;
- etc.
Le LMS révèle son efficacité au travers de :
- une interface intuitive pour les apprenants ;
- une fonction d’évaluation, de notation et de certification ;
- l’administration des accès et des utilisateurs ;
- l’élaboration d’une banque de ressources pédagogiques accessible de manière asynchrone ;
- l’intégration de l’IA pédagogique pour optimiser le temps de conception des modules de formation ;
- l’adaptive learningpour personnaliser l’approche didactique à l’égard de chaque apprenant (sessions en e-learning, adaptation des contenus aux appareils mobiles) ;
- l’évaluation de la formation par les participants.
Types d’utilisateurs et besoins couverts
L’usage d’un TMS s’adresse tant aux entreprises qui animent et supervisent elles-mêmes les formations professionnelles. Il peut s’agir de :
- grosses entités, composées de plusieurs établissements, qui externalisent la montée en compétences de leur personnel ;
- les organismes de formation ;
- les établissements d'enseignement supérieur.
L’outil aide les organisations à optimiser leur temps sur la gestion de la formation professionnelle. Celles-ci obtiennent alors une vision analytique du plan de développement des compétences initié et peuvent en mesurer l’efficacité.
Le LMS intervient sur la partie front-office de la formation et s’adresse aussi bien à l’équipe pédagogique qu’aux apprenants. Il apporte une valeur collaborative à l’apprentissage en entreprise. Les formateurs y conçoivent les contenus didactiques et proposent aux participants une expérience de formation optimale. Les stagiaires, eux, y ont accès pour exploiter pleinement les ressources mises à leur disposition et s’impliquent ainsi activement dans leur parcours d’apprentissage.
Intégration avec d’autres outils (ERP, RH, CRM, etc.)
Malgré les différences notoires du TMS et du LMS, les deux solutions doivent intégrer dans leurs fonctionnalités l’interconnexion harmonieuse avec d’autres systèmes de l’entreprise ou d’organismes extérieurs (CRM, SIRH, ERP, etc.).
En effet, la fonction RH peut avoir besoin d’extraire certaines informations du LMS pour suivre la progression des salariés formés. De même, il peut s’avérer judicieux d’interconnecter le TMS avec les OPCO pour fluidifier les flux financiers liés à la formation.
Avantages et inconvénients de chaque solution
Les points forts et limites d’un TMS
Contrairement au LMS, le TMS se distingue par sa capacité à :
- automatiser les tâches répétitives ne présentant aucune valeur ajoutée ;
- centraliser les données et les traiter de manière analytique, réduisant le risque d’erreur résultant des saisies manuelles ;
- s’implémenter avec d’autres systèmes d’information, que ces derniers soient internes ou externes à l’organisation.
En revanche, le TMS n’exerce aucun impact sur la montée en compétences des salariés. Son champ d’intervention se limite à la fonction de gestion.
Les points forts et limites d’un LMS
À l’inverse du TMS, le LMS influence directement la progression des apprenants puisqu’il permet d’agir sur les contenus et de personnaliser le parcours de formation de chaque participant.
L’outil se veut flexible et permet d’intégrer divers canaux de diffusion des ressources (éléments de gamification, expériences immersives, e-learning, quiz, etc.) pour une expérience de formation optimale. En outre, il peut assurer une fonction analytique de 1er niveau, en matière d’évaluation de la formation notamment.
La seule réserve concernant le LMS tient au fait qu’il ne couvre aucune fonction de gestion. Le chargé de formation est alors contraint de se doter d’outils annexes (tableur, logiciel de facturation, etc.) pour répondre à ce besoin.
Comparaison en termes de coûts et de retour sur investissement
Dotée d’une plateforme LMS, l’entreprise réduit considérablement ses coûts en termes de :
- déplacement des salariés ;
- frais de restauration et d’hébergement ;
- location de salles ;
- défraiement des formateurs qui effectuent le déplacement dans ses locaux.
En outre, le LMS agit directement sur la montée en compétences des apprenants. L’entreprise s’entoure de salariés rapidement opérationnels, voit son investissement rentabilisé à court terme et gagne en compétitivité.
Avec une plateforme TMS, l’organisation peut espérer obtenir un retour sur investissement à travers le temps gagné sur la collecte et le traitement des données, sur l’élimination du risque d’erreur et sur la réactivité du dirigeant dans sa prise de décisions stratégiques.
Comment choisir entre un TMS et un LMS ?
Critères de sélection selon les besoins de l’entreprise
Après avoir fait l’état des différences entre le TMS et le LMS, il s’avère difficile de déterminer laquelle des solutions reste à privilégier. Le choix du système de gestion dépend du besoin auquel l’outil doit répondre en priorité (création de modules ou pilotage de la formation ?), mais également du profil d’entreprise à qui il s’adresse.
Ainsi, les principaux critères de sélection portent le plus souvent sur :
- le coût total du logiciel (acquisition, maintenance, formation) ;
- les contraintes qu’il doit soulager ;
- son accessibilité (interface intuitive) ;
- le niveau de sécurisation des données ;
- le caractère évolutif et agile de l’outil ;
- le niveau de personnalisation proposé ;
- sa facilité d’implémentation à d’autres systèmes.
Exemples de cas où un TMS est préférable
Certaines entreprises auront tout intérêt à se doter d’une plateforme de Training management system. C’est notamment le cas :
- des environnements multi-sites, dont l’enjeu est d’harmoniser la formation professionnelle au sein de tous les établissements du groupe, dans un court délai ;
- des structures présentant un gros volume d’actions de formation ;
- des organisations réalisant des campagnes de recrutement récurrentes.
Dans ce type de contexte, le TMS démontre toute son efficacité pour superviser l’intégration des nouveaux entrants et pour piloter la montée en compétences des équipes déjà en poste.
Les différences entre le TMS et le LMS sont manifestes puisque ces outils visent des objectifs différents. C’est en les combinant l’un avec l’autre que ces solutions se révèlent les plus performantes. En revanche, leur acquisition représente un investissement conséquent, qui n’est pas à la portée de tous les budgets formation.
Un doute subsiste ? N’hésitez pas à nous faire part de votre projet. Le Groupe Cimes et ses équipes se feront un plaisir de répondre à vos questions et de vous guider dans votre choix.
