Comment choisir un système de gestion de la formation (TMS) adapté à votre entreprise ?
Divers outils existent pour faciliter le pilotage d’une politique de formation en entreprise. Le TMS ou système de gestion de la formation fait partie des incontournables. Il centralise de nombreuses données et permet d’automatiser les tâches répétitives sans valeur ajoutée. Seulement, toutes les solutions n’offrent pas les mêmes fonctionnalités et savoir comment choisir son TMS peut se révéler plus complexe que prévu. Voici quelques pistes pour étayer votre réflexion.
Comprendre les fonctionnalités essentielles d'un TMS
Certains systèmes de gestion de la formation se veulent généralistes en étendant leur champ de compétence. Toutefois, ces derniers manquent parfois de fonctionnalités approfondies dans des domaines d’intervention précis. Il est donc essentiel de définir l’usage que vous décidez d’en faire, pour clarifier les fonctionnalités dont vous aurez besoin.
Gestion des inscriptions et des calendriers de formation
L’outil TMS constitue une aide précieuse pour le gestionnaire de formation. Il est, en effet, capable d’automatiser les tâches administratives les plus chronophages et les plus fastidieuses. Une fois les informations concernant les participants enregistrées (diplômes, pièces d’identité, etc.), le logiciel peut ainsi de générer tout type de documents, parfois pré-remplis, pour finaliser leur inscription :
- convocations ;
- conventions ;
- planning des cours ;
- factures ;
- etc.
Il est également possible de choisir son TMS de manière à configurer ses propres modèles de documents à partir de ceux déjà existants dans l’entreprise. Outre le gain de temps obtenu, la génération automatique permet aussi de réduire le risque d’erreur.
Suivi des performances et des compétences des apprenants
Tout l’enjeu d’un bon système de gestion de la formation réside dans sa capacité de mesurer les progrès des participants pour les accompagner au mieux dans leur montée en compétences.
Pour ce faire, il est indispensable de choisir un TMS apte à traiter un grand nombre de données, puis de les croiser pour en tirer une analyse en temps réel des progrès réalisés. Le formateur peut alors faire preuve d’agilité et ajuster la trajectoire du parcours de formation des apprenants en fonction de leur profil.
Intégration avec d'autres systèmes RH et ERP
Il est un autre aspect à considérer au moment de choisir son TMS : sa compatibilité avec les systèmes déjà présents dans l’organisation. Il s’avère souvent utile d’interconnecter son outil TMS à :
- l’ERP (Entreprise resource planning) utilisé pour les actions de gestion courante de l’entreprise ;
- la suite SIRH ;
- au logiciel de facturation ;
- au LMS (Learning management system) le cas échéant ;
- ou encore à la plateforme EDOF (Espace des organismes de formation) lorsqu’il est question de financement via le compte personnel de formation (CPF).
L’intégration du TMS aux autres systèmes permet de centraliser les informations et favorise une communication fluide entre les intervenants.
Identifier les besoins spécifiques de votre organisation
Chaque entreprise n’exprime pas les mêmes besoins en formation. C’est pourquoi il est fondamental de choisir un TMS qui répond au mieux aux exigences de son activité.
Taille de l'entreprise et volume de formations à gérer
Avant de choisir le TMS le plus approprié, il convient d’établir un état des lieux des besoins de l’entreprise. Ceux-ci diffèrent selon son envergure et le nombre de salariés à former.
Dans une petite structure, le besoin de compétences est simple à identifier, mais la formation du personnel est délicate à mettre en œuvre, car elle peut donner lieu à des soucis d’organisation de l’activité. En effet, le manque d’effectif ne permet pas toujours le remplacement des collaborateurs en formation.
Pour une entité plus conséquente, la problématique peut se situer dès le recueil des besoins. Il est alors préférable de définir des groupes d’apprenants selon leurs profils ou en fonction des compétences à développer.
Types des formations proposées (présentielles, en ligne, hybrides)
Il est aussi question de déterminer les canaux de diffusion des contenus pédagogiques. Selon la nature de l’activité ou des postes ciblés par le plan de formation, il est possible de dispenser des cours en salle, en présence d’un formateur, ou à distance.
Les modules d’apprentissage ne seront pas pensés de la même façon et peuvent nécessiter des fonctionnalités plus complexes du système de gestion de la formation.
À noter que l'intégration d’outils digitaux ou technologiques requiert un budget de formation spécifique, que toutes les structures ne sont pas prêtes à assumer.
Conformité aux réglementations sectorielles et certifications requises
Certains domaines d’activité sont régis par une réglementation spécifique, c’est par exemple le cas du transport. Avant de choisir son TMS, le gestionnaire de formation a tout intérêt à s’assurer que l’outil est compatible avec ces spécificités.
Si tel est le cas, il peut être en mesure de traiter les échéances des certifications obligatoires et de planifier leur renouvellement pour rester conforme à la législation.
Critères de sélection d'un TMS efficace
L’élaboration d’un cahier des charges des besoins et des objectifs constitue un premier pas pour recenser les paramètres à prendre en compte pour choisir son TMS.
Interface utilisateur intuitive et expérience utilisateur
Pour démontrer toute son efficacité, le logiciel doit se montrer intuitif et simple à prendre en main. Une interface conviviale favorise l’accessibilité et augmente considérablement l’expérience utilisateur. La qualité de navigation permet ainsi d’obtenir l’adhésion des apprenants comme de l’équipe pédagogique.
Les conditions sont alors réunies pour rendre les utilisateurs opérationnels dans les meilleurs délais. Assurez-vous néanmoins que l’éditeur propose une formation ou un support technique réactif pour appréhender les fonctionnalités les plus avancées.
Coût total de possession et retour sur investissement
Le prix est également un critère important dans le choix du TMS. Le coût total de possession (CTO) doit comprendre :
- son coût d’acquisition, qu’il est possible d’acquitter sous la forme d’un achat unique ou d’un abonnement mensuel ;
- sa maintenance ;
- les frais d’installation et autres frais cachés (pannes ou interruptions éventuelles) ;
- l’accompagnement d’un support technique en cas de nécessité.
Réaliser un comparatif entre les différentes solutions mises sur le marché permet de mesurer le rapport qualité-prix de chacune d’elles. Certains systèmes de gestion de la formation peuvent sembler plus onéreux que d’autres.
Toutefois, leur coût est à mettre en relief avec les économies potentielles et le gain de temps que leur usage permet d’obtenir. C’est pourquoi il peut être intéressant de calculer le retour sur investissement (ROI) à escompter avant de privilégier un TMS en particulier.
Facilité de mise en œuvre et d'intégration avec les systèmes existants
Il convient aussi de s’enquérir auprès de l’éditeur des conditions du déploiement du TMS. Après s’être assuré de sa compatibilité avec les systèmes déjà présents, son implémentation doit s’effectuer simplement, sans générer de conflit au moment de synchroniser le TMS avec les autres solutions.
Évaluer la scalabilité et la flexibilité du TMS
Le caractère évolutif du logiciel est un critère à ne pas négliger au moment de choisir son TMS.
Capacité à évoluer avec la croissance de l'entreprise
L’erreur principale serait de choisir un TMS dont les fonctions restent figées dans la durée. Compte tenu de l’investissement qu’il représente, il semble logique d’attendre du prestataire qu’il associe à son offre un plan de développement ambitieux, se traduisant par :
- des mises à jour actualisées et à fréquence régulière ;
- le développement de nouvelles fonctionnalités ;
- une volonté d’amélioration continue de l’expérience utilisateur.
Un système de gestion de la formation performant doit être en mesure d’évoluer au même rythme que la croissance de l'entreprise cliente. Pour ce faire, l’éditeur de la solution doit pouvoir proposer de nouvelles options qui répondent parfaitement à ses objectifs futurs.
Personnalisation des modules et des rapports selon les besoins
Au même titre que l’activité se développe, les besoins en formation évoluent inexorablement. Il est donc essentiel que l’outil TMS soit adaptatif et se montre flexible dans son fonctionnement.
Pour ce faire, assurez-vous qu’il comporte les fonctionnalités nécessaires pour personnaliser le catalogue de formation en fonction des lacunes à combler et des spécificités de l’activité. De même, le système doit être capable de croiser les données collectées sur la progression des apprenants, afin de générer des rapports d’évaluation fiables.
Considérations sur la sécurité et la confidentialité des données
Le propre d’un système de gestion de la formation efficace est de recueillir les informations utiles à la mise en œuvre du plan de développement des compétences des salariés. Ces données sont considérées comme sensibles car elles comportent un caractère personnel (poste de travail, catégorie socio-professionnelle, niveau de qualification, etc.). Leur traitement fait donc l’objet d’une réglementation stricte dans les États membres de l’Union européenne.
Il est donc indispensable de choisir un TMS conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) afin de garantir la sécurisation et la confidentialité des informations collectées. À cet effet, l’outil doit impérativement disposer de systèmes de pare-feu, tels qu’un dispositif de paiement en ligne sécurisé ou un accès à son espace personnel sécurisé par un identifiant et un mot de passe fort.
Processus de sélection et d'implémentation du TMS
L’intégration d’un système de gestion de la formation peut s’avérer plus ou moins long : de quelques semaines à plusieurs mois selon la complexité de l’outil privilégié. Un premier travail de réflexion est à mener pour déterminer comment choisir son TMS. Il porte sur les questions suivantes :
- fixer des objectifs alignés avec la stratégie de formation de l’entreprise ;
- poser un diagnostic des besoins en formation et des lacunes à combler pour optimiser les résultats de l’activité ;
- identifier les exigences métiers et les systèmes existants pour mieux définir les fonctionnalités souhaitées.
À partir de ces réponses, le responsable de formation dispose des éléments nécessaires pour sélectionner la solution la mieux appropriée. Son choix arrêté, le processus d’intégration s’opère comme suit :
- configurer et paramétrer le système en collaboration avec le service informatique du client ;
- tester les fonctionnalités en conditions réelles pour identifier les correctifs à apporter et les communiquer à l’éditeur ;
- organiser le déploiement du TMS et former les utilisateurs pour une mise en service définitive ;
- bénéficier d’une assistance en cas d’incident.
Choisir son TMS requiert de s’interroger sur l’usage qu’il est prévu d’en faire. Selon la configuration de l’entreprise, à quel besoin l’outil doit-il répondre ? Quel objectif doit-il remplir ? Les réponses apportées permettent de dégager les critères à privilégier (fonctionnalités, prix, accessibilité, etc.) et d’orienter la sélection vers une solution satisfaisante.
