Que ce soit pour des raisons légales - conservation de l’emploi et adaptation du salarié à son poste de travail (article L6321-1 du Code du travail français) - ou pour des enjeux stratégiques divers, les entreprises capitalisent chaque jour davantage sur la formation de leurs talents. Plus que jamais, et fondamentalement, le développement de compétences des salariés est un levier de performance essentiel pour assurer la compétitivité d’une organisation de façon pérenne. Mais si elle offre de multiples avantages, on ne peut nier que la formation représente aussi un investissement souvent conséquent pour l’entreprise.
Pour éviter les mauvaises surprises et mener son plan de formation à bon port, il est donc capital de pouvoir calculer son budget de formation en amont : coûts directs, coûts indirects, ROI, financements. Comment équilibrer ces quatre poids sur la balance pour trouver l’équilibre parfait ? Tous nos conseils dans cet article.
Définition d'un budget de formation
D’une part, le budget de formation doit intégrer tous les coûts alloués à la formation des salariés. D’autre part, il doit prendre en compte l’ensemble des financements et chiffrer les performances obtenues.
Il s’agit donc d’un plan financier détaillé qui alloue des ressources financières spécifiques afin de couvrir les coûts associés à la formation et au développement des compétences des employés au sein de votre entreprise.
L’établissement de ce budget est nécessaire pour planifier, organiser et suivre les activités de formation afin d'atteindre vos objectifs stratégiques, fixés dans votre plan de formation de compétences.
Comment calculer un budget de formation ?
Prendre en compte les différents coûts liés à la formation
Pour établir un budget de formation complet, il est nécessaire de considérer un large éventail de coûts :
- Les frais de constitution et de suivi du plan de développement des compétences : ces frais englobent la création et la gestion administrative du plan, ainsi que le suivi des progrès et des résultats. Ils incluent également l'évaluation des besoins de formation, la conception de programmes de formation sur mesure et le suivi continu de l'efficacité de la formation.
- Les frais administratifs : on parle ici de la gestion des dossiers et des demandes de financement. Ces frais sont souvent sous-estimés ou peu pris en compte, quand bien même ils peuvent s'accumuler, notamment dans la collecte et le traitement des informations nécessaires pour accéder aux aides financières.
- Les frais liés à la logistique : les coûts liés à l'hébergement, aux repas, aux réservations et aux annulations pour les formations externes doivent également être inclus. On n'oubliera pas non plus la location d'espaces de formation, de même que les coûts associés à la technologie et aux équipements requis pour les formations en ligne ou hybrides.
- La rémunération des organismes de formation : ceux-ci peuvent varier en fonction de la qualité et de la spécialisation des formateurs. Il est important de prendre en compte le coût par participant ainsi que le rapport qualité-prix des formations proposées. NB : il peut être intéressant de faire appel à un prestataire qui gère la formation pour vous. Ces derniers bénéficient - grâce aux volumes commandés - d’un levier de négociation non négligeable sur ces coûts.
- Les dépenses matérielles : cela comprend tout équipement ou matériel nécessaire à la réalisation de la formation, y compris les supports pédagogiques, les outils numériques et les licences logicielles.
- Le nombre de participants : plus le nombre de participants est élevé, plus les coûts augmentent proportionnellement. Cependant, certaines formations peuvent offrir des tarifs dégressifs pour des groupes plus importants et cette incidence ne doit pas être oubliée dans votre calcul.
- La Contribution à la Formation Professionnelle (CFP) et CPF-CDD : votre calcul doit aussi intégrer la contribution à la formation professionnelle et la contribution spécifique pour les salariés CDD. Ces contributions (qui varient en fonction de divers critères, comme la taille de l’entreprise) garantissent l'accès à la formation continue pour tous les employés, assurant ainsi leur développement professionnel et la conformité légale de l'entreprise.
- Le manque à gagner direct : il est enfin essentiel de considérer le manque à gagner pendant la période de formation. Les salariés ne sont en effet pas disponibles pour leurs tâches habituelles, ce qui représente un coût indirect mais néanmoins significatif pour l'entreprise. Les postes amenant directement de nouveaux contrats, comme ceux des commerciaux, peuvent représenter un manque à gagner plus conséquent que des postes moins liés à l’apport d’affaires direct. Dans la mesure du possible, votre calcul doit intégrer ces spécificités.
Contrebalancer votre calcul avec les aides potentielles et le ROI court terme
Pour une conception de budget de formation bien balancée, on prendra également en compte les aides financières disponibles et le retour sur investissement à court terme.
- Prise en charge par les Opérateurs de Compétences : les Opérateurs de Compétences (OPCO) jouent un rôle majeur dans le financement de la formation. Ils offrent des aides financières pour des formations spécifiques, adaptées aux besoins du secteur d'activité de l'entreprise. Pour les PME, en particulier, ces aides peuvent représenter une source de financement substantielle, permettant d'élargir et de diversifier les programmes de formation proposés.
- Aides ponctuelles de l’État et des régions : ces subventions peuvent varier selon les politiques régionales et les priorités nationales en matière de développement des compétences. Elles peuvent couvrir des formations spécifiques visant à répondre à des besoins sectoriels ou régionaux urgents, tels que la transition numérique ou le développement durable, par exemple.
- Contribution du salarié via son CPF : Le Compte Personnel de Formation (CPF) permet aux employés d'investir dans leur propre développement professionnel. Cela peut réduire la charge financière de l'entreprise tout en encourageant les employés à s'engager activement dans leur parcours de formation. En bout de course, il est utile de savoir que la décision d’utiliser ou non son CPF revient au salarié.
- ROI : Le retour sur investissement (ROI) est crucial dans la planification budgétaire de la formation. Il est conseillé d'utiliser des indicateurs de performance clés (KPIs) pour évaluer l'efficacité des formations, incluant des mesures quantitatives comme l'augmentation du chiffre d'affaires et l'amélioration de la productivité. Ainsi que des mesures qualitatives, telles que la satisfaction et l'engagement des employés. L'analyse du ROI permet d'ajuster les stratégies de formation et de justifier les dépenses, en tenant compte aussi des bénéfices à long terme, comme le développement des compétences et la rétention des talents, essentiels pour la croissance à long terme de l'entreprise. Aussi, il sera intéressant de réaliser des mesures des différents indicateurs de performances avant, pendant et après la formation. C’est la régularité qui permet de voir - ou pas - si les efforts mis en place ont porté leurs fruits.
En résumé, la gestion réfléchie d'un budget de formation implique une vision d'ensemble qui prend en compte les coûts, les sources de financement et les retours sur investissement à court et long terme. Cela permet de concevoir des programmes de formation qui s'adaptent parfaitement aux besoins présents de l'entreprise, tout en visant les objectifs futurs. Une bonne gestion du budget transforme la formation en un véritable moteur de croissance et d'innovation, en faisant de celle-ci un investissement stratégique pour l'avenir de l'entreprise. Elle apporte des bénéfices qui vont bien au-delà de ses coûts initiaux, contribuant ainsi à l'épanouissement durable et au succès à long terme de l'organisation.
