Gestion de la formation en grande entreprise : pourquoi le pilotage devient aussi important que le contenu pédagogique

Dès lors qu’il envisage d’affiner le pilotage de la formation au sein de son entreprise, l’employeur tend, en première intention, à réviser le contenu pédagogique à délivrer aux apprenants. Pour autant, l’aspect didactique n’est qu'une part infime d’une gestion efficace de la montée en compétences des salariés. D’autres fonctions, pouvant être d’ordre organisationnel ou logistique, participent tout autant à la réussite de la stratégie Learning & Development d’une organisation de grande envergure.

Ce qu’il faut retenir

Dans une grande entreprise, la performance de la formation ne dépend pas seulement de la qualité des contenus pédagogiques. Elle repose aussi sur la capacité à piloter l’ensemble du dispositif : besoins, budgets, fournisseurs, inscriptions, données, obligations réglementaires, indicateurs et reporting.

Plus l’organisation est complexe, plus le pilotage devient stratégique. Une entreprise multi-sites, multi-métiers ou dotée de plusieurs entités doit pouvoir centraliser ses données formation, suivre les coûts, coordonner les acteurs et sécuriser l’exécution du plan de développement des compétences.

Un bon pilotage formation permet de passer d’une logique administrative à une logique décisionnelle. Il aide les directions RH et formation à mieux arbitrer les priorités, à anticiper les obligations, à mesurer l’efficacité des actions et à démontrer la contribution de la formation à la performance de l’entreprise.

Pour y parvenir, les entreprises doivent structurer leurs processus, définir des indicateurs fiables, s’appuyer sur des outils adaptés et organiser la coordination entre les équipes RH, L&D, managers, organismes de formation et directions opérationnelles.

En grande entreprise, la formation devient un sujet de pilotage autant que de pédagogie

Le pilotage de la formation en entreprise s’exerce de manière différente selon l’envergure de la structure. Dans tous les cas, la formation professionnelle reste un levier de performance non négligeable pour l’activité, mais pour en tirer le meilleur parti, il convient d’adapter la méthodologie de son déploiement au contexte donné. 

En effet, la mise en œuvre du plan de développement des compétences devient stratégique à mesure que l’organisation gagne en complexité. C’est notamment le cas lorsqu’elle se compose de multiples sites ou entités, et que son écosystème comprend : 

• un effectif de collaborateurs conséquent ;
• une grande variété de métiers ;
• différents budgets formation à gérer ;
• un gros volume de fournisseurs ;
• une diversité d’outils à interconnecter. 

Dans ce cadre, la qualité du contenu pédagogique seule ne suffit plus. Mieux vaut y associer une stratégie de pilotage de la formation sécurisée et parfaitement orchestrée. Cela passe par la capacité de l’entreprise à harmoniser l’action des différents acteurs (RH, concepteurs de modules, managers, apprenants, etc.) de sorte d’aligner avec cohérence les programmes de formation avec les objectifs définis dans la stratégie d’entreprise.

Les limites d’une gestion formation trop centrée sur le contenu 

Dans ce cadre, la qualité du contenu pédagogique seule ne suffit plus. Mieux vaut y associer une stratégie de pilotage de la formation sécurisée et parfaitement orchestrée. Cela passe par la capacité de l’entreprise à harmoniser l’action des différents acteurs (RH, concepteurs de modules, managers, apprenants, etc.) de sorte d’aligner avec cohérence les programmes de formation avec les objectifs définis dans la stratégie d’entreprise.

Les limites d’une gestion formation trop centrée sur le contenu

Le pilotage de la formation recouvre de multiples fonctions qu’il s’agit de coordonner entre elles de manière pertinente. Si le contenu didactique constitue l’essence même d’un parcours pédagogique, l’organisation pour le délivrer n’est pas moins déterminante pour mener à bien une stratégie de montée en compétences.

En effet, concentrer ses efforts sur le contenu pédagogique peut faire perdre de vue l’importance de penser, de planifier, de déployer et d’évaluer les activités de formation. Ces fonctions peuvent sembler annexes, mais elles permettent à l’organisation de se prémunir de nombreux écueils : 

• des modules de formation pertinents, mais peu valorisés par défaut de planification ;
• la dispersion de données essentielles, rendant les reportings incomplets et difficilement exploitables ;
• une gestion administrative peu rigoureuse, entraînant des retards dans les procédures ;
• un manque de visibilité et de conformité sur la gestion des formations obligatoires ;
• des difficultés à arbitrer les budgets et à répartir les ressources de manière optimale ;
• etc.

Le manque d’investissement en termes d’outils de pilotage de la formation peut également se révéler lourd de conséquences. De fait, bien que recourir à des logiciels performants s’avère coûteux, cela permet à l’entreprise de gagner en rentabilité, en l’aidant à s’affranchir de processus manuels contraignants et de l’utilisation de tableurs Excel archaïques. 

Les équipes du groupe Cimes sont alors toutes indiquées pour accompagner les entreprises dans la sélection et la prise en main de leurs outils de pilotage de la formation.

Les dimensions clés d’un bon pilotage formation

Pour qu’elle démontre toute son efficacité, la gestion de la formation en entreprise se structure autour de différents pôles de suivi, chacun d’eux constituant un maillon incontournable de la chaîne d’apprentissage.

Le pôle opérationnel

Le pilotage opérationnel de la formation fait intervenir l’équipe pédagogique en étroite collaboration avec le service RH de l’entreprise. Ce dernier a pour prérogatives, préalablement à toute action de formation, de fixer les objectifs business à atteindre et d’identifier en amont les besoins en formation à combler.

Ces étapes achevées, c’est au tour des acteurs en lien direct avec l’apprenant de coordonner leurs efforts selon leur domaine de compétences : 

• le concepteur des modules ou le prestataire adapte son offre de formation pour répondre aux exigences du plan de formation ;
• le manager définit les missions à confier au participant ;
• le tuteur ou maître d’apprentissage précise son périmètre d’encadrement ;

Tous les trois peuvent également se concerter pour évaluer la progression de l’apprenant et identifier les ajustements à apporter pour affiner son parcours pédagogique.

Le pôle budgétaire

La gestion financière constitue une part non négligeable du pilotage du plan de formation. La qualité de son déploiement repose en grande partie sur l’élaboration du budget de formation et sur la juste répartition des ressources allouées à la montée en compétences des salariés.

Dotée des bons outils de gestion, l’entreprise peut facilement évaluer et suivre le coût de la formation professionnelle. La rentabilité qui en découle contribue à pérenniser la stratégie d’acquisition de compétences et à améliorer l’attractivité de l’organisation.

Le pôle réglementaire

La mise en œuvre du plan de développement des compétences compte parmi l’une des obligations légales que doit respecter l’employeur. Il est donc impératif que celle-ci s'opère en conformité avec la loi.

Les prestataires de l'externalisation de la formation, à l’instar du groupe Cimes, ont à cœur d’accompagner les grandes entreprises dans la sécurisation de leurs processus de financement de la formation.

Le pôle qualité

L'amélioration des qualifications du personnel passe immanquablement par la qualité de l’offre de formations et par la pertinence des parcours pédagogiques proposés. Pour atteindre ses objectifs, l’employeur a tout intérêt à déterminer en amont les KPI de formation à suivre permettant de procéder à leur évaluation : 

• le taux d’inscription et d’achèvement des modules ;
• l’évaluation des progrès des stagiaires ;
• le gain de productivité obtenu en situation de travail ;
• le taux de satisfaction des apprenants ;
• la nature des programmes les plus plébiscités ;
• etc.

Les résultats révélés représentent une mine d’informations pour un pilotage de la formation optimal, mais ils ne sont exploitables qu’à la condition que l’entreprise veille à en structurer le traitement.

Le pilotage de la donnée

Une gestion efficace de la formation en entreprise implique de recueillir un grand volume de données. Tout l’enjeu consiste à polariser l’information de manière structurée afin d’éviter leur dispersion.

La transition numérique de la formation et les outils qui en découlent (TMS ou LMS) s’avèrent précieux pour organiser l’ensemble des éléments collectés. En outre, ils favorisent également : 

• la sécurisation des données personnelles ;
• l’interconnexion entre les différents systèmes d’information (ERP, logiciels comptables et RH, etc.) ;
• la simplification des échanges entre les acteurs de la formation (managers, RH, OPCO, etc.) ;
• le respect du budget formation.

Une organisation minutieuse de la donnée renforce alors l’efficience du pilotage de la formation au sein de la structure.

Comment passer d’un suivi administratif à un pilotage réellement décisionnel

Pour que la stratégie de montée en compétences s’avère performante, son déploiement ne doit pas simplement se limiter à une gestion administrative efficace. Les actions menées en faveur de la formation doivent se révéler cohérentes avec les objectifs opérationnels fixés et les attentes des managers terrain.

Pour initier cette dynamique, mieux vaut se montrer méthodique et procéder en différentes étapes : 

1. clarifier les objectifs, pour s’assurer de l’adéquation entre les décisions prises et les résultats escomptés ;
2. déterminer les indicateurs formation les plus pertinents possibles ;
3. sécuriser les données et fiabiliser les processus de traitement et d’exploitation de l’information ;
4. centraliser le suivi, d’autant plus lorsque l’organisation comprend plusieurs établissements ;
5. identifier les différents acteurs et leur périmètre d’intervention dans le pilotage de la formation ;
6. doter les équipes d’outils performants et les former en conséquence.

En cas de doute sur la stratégie à adopter, n’hésitez pas à vous adresser aux experts du groupe Cimes. Forts de leurs 30 années d’expérience, ces derniers œuvrent aux côtés des chefs d’entreprise pour sécuriser l’exécution de leur plan de développement des compétences et pour les aider à renforcer leur aisance dans le pilotage de la formation au sein de leur structure.

FAQ — Pilotage de la formation en grande entreprise 

Qu’est-ce que le pilotage de la formation ? 

Le pilotage de la formation désigne l’ensemble des actions qui permettent d’organiser, suivre, mesurer et améliorer les dispositifs de formation d’une entreprise. Il couvre notamment le recueil des besoins, la planification, le suivi budgétaire, la gestion administrative, le reporting, la conformité réglementaire et l’analyse des résultats. 

Pourquoi le pilotage de la formation est-il important en grande entreprise ?

Dans une grande entreprise, les volumes de formation, les budgets, les métiers, les sites et les fournisseurs sont plus nombreux. Sans pilotage structuré, les données se dispersent, les coûts deviennent difficiles à suivre et les décisions reposent sur une vision incomplète. Le pilotage permet de garder une maîtrise globale du plan de développement des compétences.

Quelle est la différence entre contenu pédagogique et pilotage formation ?

Le contenu pédagogique correspond à ce qui est transmis aux apprenants pendant la formation. Le pilotage formation concerne l’organisation complète du dispositif : choix des priorités, inscription des salariés, coordination des acteurs, suivi des budgets, respect des obligations, mesure des résultats et exploitation des données.

Quels indicateurs suivre pour piloter la formation ? 

Les indicateurs les plus utiles sont le taux de réalisation du plan de formation, le taux de participation, le taux d’achèvement, le budget engagé et consommé, le coût par action ou par collaborateur, le taux de satisfaction, les formations obligatoires à échéance et les indicateurs de conformité.