Comment bien calculer le coût d'une formation ?
Le maintien des compétences des salariés est un enjeu majeur pour la croissance économique d’un pays. Il favorise l’employabilité des actifs, améliore leur productivité et renforce leur sentiment de bien-être au travail. Le chef d’entreprise doit en tenir compte lorsqu’il procède au calcul du coût de la formation. Enrichir les connaissances professionnelles des employés représente une dépense considérable, mais bien souvent, le retour sur investissement ne se fait pas attendre.
Calculer son budget formation d'entreprise
Le dirigeant peut d’abord s’appuyer sur les travaux réalisés en matière de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). Ces derniers constituent un outil efficace permettant de mettre en perspective les profils des salariés présents dans la société et les carences à combler en termes de formation. Fort de ces conclusions, le gérant détient les éléments nécessaires pour établir son plan de développement des compétences et budgétiser son action de formation.
Après avoir identifié les lacunes existantes, les moyens à mobiliser et avoir déterminé le nombre de personnes à faire progresser, plusieurs méthodes sont possibles pour évaluer le coût de la formation d’entreprise :
- allouer un pourcentage de sa masse salariale brute ;
- définir un montant par collaborateur ;
- mesurer le coût de l’investissement par employé ;
- réaliser une étude comparative des dépenses effectuées par d’autres entreprises du même secteur d’activité ;
- répartir le budget prévisionnel par objectif visé.
Si la comptabilisation des frais directs d’une formation semble évidente, l’employeur ne doit pas omettre d’estimer les coûts annexes qui peuvent en découler, tels que :
- les frais administratifs ;
- le coût logistique (frais de déplacement, restauration, hébergement, etc.) ;
- le remplacement du salarié absent de son poste ;
- le maintien de son salaire ;
- les contributions versées au titre de la formation professionnelle (CPF, taxe d’apprentissage).
Enfin, il convient de s’assurer de la pertinence du calcul du coût de formation et de la viabilité de la stratégie adoptée dans la durée. Pour cela, le calcul préalable du ROI (retour sur investissement) escompté peut s’avérer judicieux.
Les facteurs qui influencent le coût d'une formation
L’effort de formation diffère considérablement d’une entreprise à l’autre pour diverses raisons.
La taille de l'entreprise
Selon l’envergure de l’organisation, la prise en charge du plan de formation va s’opérer différemment. En effet, une société dont l’effectif est supérieur à 50 salariés supporte elle-même les coûts liés à leur formation. En ce qui concerne les structures de moins de 50 employés, c’est l’OPCO (opérateur de compétences) qui finance la formation, ainsi que la rémunération du salarié en cours d’apprentissage.
Plus la taille de l’entreprise est conséquente, plus elle a de chance de concentrer les problématiques suivantes :
- une grande variété de profils ;
- une différence de niveau de formation entre les salariés ;
- un écart générationnel pouvant affecter la capacité à s’adapter aux mutations technologiques.
L’employeur est tenu de respecter son obligation légale de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour favoriser l’adaptation au poste de travail et le maintien de ses salariés dans l’emploi. L’investissement à prévoir est alors corrélé au nombre d’employés à former.
Les compétences de départ des apprenants
Le niveau de formation initiale des salariés impacte directement le calcul du coût de leur formation. En effet, des collaborateurs sous-qualifiés pour le poste qu’ils occupent nécessitent une période d’acquisition de nouvelles compétences plus longue.
De même, la mobilité interne peut s’avérer plus complexe à mettre en œuvre. Quand de nouveaux besoins surviennent au sein du groupe, ils peuvent susciter l’intérêt de certains collaborateurs sans que ces derniers ne disposent des qualifications requises pour pouvoir postuler.
Il appartient à l’employeur de composer avec la disparité des niveaux de compétence et des objectifs à atteindre au moment d’établir sa stratégie de formation d’entreprise.
La méthode d'enseignement et modalités de formation
Un autre point de vigilance à considérer dans le calcul du coût de la formation porte sur la manière de délivrer les enseignements professionnels. Différentes stratégies peuvent être adoptées :
- solliciter un formateur externe pour dispenser la formation au sein de l’entreprise ;
- organiser ses propres modules de formation en interne ;
- envoyer les salariés se former dans les locaux de l’organisme prestataire ;
- dispenser des modules de formation en e-learning ;
Faire intervenir un professionnel extérieur sur le lieu de travail est un investissement, mais présente l’intérêt de réduire les frais de déplacement des collaborateurs. En animant une session collective de formation au sein de l’établissement, seules les dépenses engagées par le formateur sont à défrayer.
Cependant, selon la teneur de la formation, il peut s’avérer indispensable d’envoyer les salariés dans les locaux de l’organisme de formation. Outre le prix de la prestation, l’employeur doit aussi inclure au budget alloué :
- les dépenses liées au transport ;
- le coût de l’hébergement ;
- les frais de restauration.
Il est également possible d’optimiser les coûts en organisant la formation des salariés en interne. Cela implique de disposer d’un collaborateur expérimenté et lui-même formé à transmettre ses connaissances avec pédagogie.
Proposer des modules en e-learning est une alternative séduisante. Elle a le mérite de ne mobiliser le salarié que quelques heures, que celui-ci travaille en présentiel ou en télétravail. Ces modules sont à répartir dans son planning, sans qu’il soit nécessaire de prévoir son remplacement. Autre avantage : ce format permet de personnaliser le parcours de formation du salarié, et de l’adapter en fonction de ses besoins.
Le temps passé en formation
La durée nécessaire pour acquérir de nouvelles compétences professionnelles est très variable. Elle peut s’étendre sur quelques jours, quelques semaines, voire, sur plusieurs mois. L’employeur doit en tenir compte dans son calcul du coût d’une formation.
La longévité d’une formation a pour conséquence d’augmenter son prix, mais elle dépend bien souvent de l’objectif ciblé au terme du cursus :
- Si la formation intervient dans le cadre d’une reconversion professionnelle ou d’un changement de métier au sein de la structure, la formation s’inscrit alors dans une démarche longue et plus onéreuse.
- S’il s’agit de combler certaines lacunes, d’acquérir une spécialisation ou simplement d’améliorer son niveau de connaissances, quelques jours à quelques semaines suffisent pour doper ses performances. Une période d’apprentissage courte, bien qu’efficace, se révélera plus abordable financièrement.
Les coûts fixes d'une formation
Les actions favorisant le perfectionnement des employés engendrent des dépenses de différentes natures, à commencer par les coûts fixes, auxquels l’entreprise ne peut se soustraire.
Les honoraires du formateur
Faire appel à un prestataire externe pour former ses équipes représente un investissement conséquent. Son intervention peut se chiffrer en moyenne entre 1 000 et 2 000 € par jour. Il est donc essentiel de l’inclure dans son budget de formation. Toutefois, cet engagement financier est à relativiser.
En effet, ce prix comprend l’assurance d’offrir à ses collaborateurs une prestation de qualité, dispensée par un intervenant qualifié et familier du domaine d’expertise concerné. En outre, l’employeur s’affranchit des dépenses liées à la logistique occasionnée par le déplacement des salariés. Bien que coûteuse de prime abord, l’opération peut vite s’avérer rentable en termes de retour sur investissement.
Les frais de matériel
Certains cursus exigent de disposer des ressources matérielles spécifiques permettant d’offrir les conditions de formation optimales. C’est notamment le cas lorsqu’un employeur accueille des élèves en contrat d’apprentissage ou des salariés en contrat de professionnalisation.
Les métiers faisant l’objet de ce type de contrat de travail nécessitent la maîtrise de gestes techniques et d’un savoir-faire que seul la pratique permet d’acquérir. C’est à l’employeur que revient l’obligation de se doter du matériel nécessaire et de prévoir ces frais dans le calcul du coût de la formation.
Les coûts liés à l'administration
Pour qu’une stratégie de développement des compétences soit performante, elle doit s’accompagner d’une gestion et d’une mise en application efficiente des actions de formation. Cette démarche implique de mobiliser des ressources humaines.
Il s’agit d’anticiper le coût que représente la partie du personnel dédiée au volet formation de l’entreprise. Ces collaborateurs sont chargés de :
- présenter un programme en adéquation avec les objectifs de l’entreprise ;
- organiser le bon déroulement des sessions de formation ;
- assurer la communication et la promotion des cursus proposés auprès du personnel ;
- suivre et analyser les résultats de ces périodes de perfectionnement.
En cas d’absence prolongée d’un salarié en formation, il peut être nécessaire de recruter temporairement pour éviter de désorganiser un service. Le coût de cette embauche est à prévoir au moment de l’élaboration du budget formation.
Les contributions à la formation professionnelle
Pour financer les différents dispositifs relatifs à la formation professionnelle, les entreprises sont redevables de certaines contributions.
La contribution à la formation professionnelle continue (CFP)
Toutes les entreprises qui emploient au moins un salarié en sont redevables. La CFP vise à financer les dispositifs d’accès à la formation des actifs et des demandeurs d’emploi. L’effort financier qu’elle représente doit donc figurer dans le calcul du coût de la formation d’une organisation.
Depuis 2022, l’URSSAF et la MSA sont désormais les seuls organismes à collecter cette participation. Son montant dépend des 2 éléments suivants :
- l’effectif de la société ;
- sa masse salariale brute (déclarée via la DSN mensuelle).
Ainsi, la CFP s’élève à 0,55 % de la masse salariale brute de l’entreprise employant moins de 11 salariés. Celle dont l’effectif est égal ou supérieur à 11 salariés doit s’acquitter d’un montant égal à 1 % de sa masse salariale.
La taxe d’apprentissage
Elle concerne les sociétés soumises à l’imposition sur le revenu et sur les sociétés, disposant d’un établissement domicilié en France et comptant au moins 1 salarié dans son effectif. Les organisations dont l’effectif excède 250 salariés et comprend moins de 5 % d’alternants, sont redevables en plus de la taxe d’apprentissage, de la CSA, soit la contribution supplémentaire à l’apprentissage.
À l’instar de la CPF, l’URSSAF et la MSA collectent les cotisations versées au titre de la taxe d’apprentissage, soit un taux applicable de 0,68 % de la masse salariale annuelle de l’entreprise. Cette contribution financière se décompose comme suit :
- une part principale de 0,59 % de la masse salariale, destinée à financer l’apprentissage ;
- le solde de 0,09 % de la masse salariale, qui sera attribuée à l’établissement habilité à le recevoir via la plateforme SOLTéA.
Le plan de développement des compétences est un outil incontournable pour suivre les actions mises en place au profit des salariés. Toutefois, pour que celui-ci démontre toute son efficacité, il convient de se montrer exhaustif au moment de procéder au calcul du coût de la formation envisagée. Certains acteurs du secteur peuvent vous accompagner dans vos démarches pour soutenir l’employabilité de vos salariés.
