La loi pour “la liberté de choisir son avenir professionnel” entrée en vigueur en 2018 renforce l’obligation légale inscrite dans le Code du travail des employeurs à proposer des formations professionnelles à leurs collaborateurs. Toutefois, les dispositifs de financement des actions de formation sont variables selon les entreprises : les aides des OPCO (OPérateurs de COmpétences), par exemple, ne concernent que les entreprises de moins de 50 salariés.
Si la formation professionnelle est un réel vecteur de performances, savoir comment répartir le budget qu’il lui est alloué est un enjeu majeur pour le plan de développement d’une entreprise.
Cimes, expert dans le domaine de la formation professionnelle, lève le voile sur les bonnes pratiques et les leviers à actionner pour optimiser le budget formation.
Le budget de formation : une obligation légale
La loi “Avenir professionnel”
Selon le Code du Travail, assurer la formation de ses salariés tout au long de l’exécution du contrat de travail est obligatoire pour un employeur. Il est ainsi tenu de proposer des actions de formation variées et qualifiantes. La loi n°2018-771 “Avenir professionnel” responsabilise les entreprises en les obligeant à participer au développement des compétences de leurs équipes de travail. Néanmoins, il incombe désormais aux entreprises elles-mêmes d’effectuer les démarches du choix des formations proposées.
Le calcul légal du budget de formation
Dans le cadre du financement de la formation professionnelle, les entreprises doivent reverser à l'URSSAF diverses contributions :
- la Contribution à la Formation Professionnelle (CFP), qui correspond à 0,55 % pour les entreprises de moins de 11 salariés et à 1 % pour les autres ;
- la taxe d’apprentissage constituée de 0,59 % de la masse salariale et du solde (0,09 % de la masse salariale) ;
- la contribution CPF-CDD, qui correspond à un taux de contribution de 1 % des rémunérations versées aux salariés en CDD ;
- la Contribution Supplémentaire d’Apprentissage (CSA), si la structure compte plus de 250 salariés dont le taux diffère selon le nombre d’alternants et la localité.
Les différents leviers pour optimiser le budget formation
Réduire les coûts annexes
Afin de réduire les coûts annexes, vous pouvez avoir recours aux formations digitales e-learning en distanciel. Vous n'engagez ainsi aucune dépense en hébergement, frais de déplacement ou encore restauration. La formation pourra de plus accueillir un plus grand nombre de collaborateurs, les places n’étant pas limitées en ligne. Si vous êtes adepte des formations en présentiel, vous pouvez faire un compromis avec les programmes de formations blended learning, qui alternent formation en présentiel et à distance. Cette solution simplifie de plus la gestion du dispositif de formation.
Le financement partagé entre collaborateur et employeur
Saviez-vous qu’il existe également une solution de co-financement avec les salariés ? Conjointement avec leur employeur, les employés achètent une formation éligible aux CPF (Compte Personnel de Formation). Cette solution permet une optimisation du budget de l’entreprise tout en laissant les démarches du choix de l’acquis des compétences au collaborateur.
Réquisitionner ses ressources internes
Si faire appel à un formateur externe est une solution largement plébiscitée en entreprise, elle reste néanmoins coûteuse. Un salarié senior, qui possède des compétences qui manquent aux collaborateurs juniors, est en mesure d’assurer le rôle de formateur. La transmission de savoir est de plus une manière d’intégrer les équipes seniors dans le processus de formation et d’instaurer un climat de confiance et de collaboration.
Mutualiser ses besoins avec d’autres entreprises
Il est possible que votre entreprise planifie un plan de développement des compétences avec des actions de formation similaires. Une même action de formation peut répondre à différents besoins. Ainsi, il est possible de réduire les frais de formation en mutualisant des actions.
En regroupant vos besoins en formation avec d’autres entreprises dans le cadre d’une formation inter-entreprises, vous pourrez également faire baisser le prix de la formation. Le prestataire répartit les frais de formation tels que la location de la salle ou le tarif du formateur entre les différentes entreprises. Si un grand nombre de salariés issus de d’entreprises différentes sont inscrits, il sera de plus possible de négocier le tarif auprès du prestataire grâce au plus gros volume généré.
Optimiser son budget formation grâce aux dispositifs pour demandeurs d’emploi
Les dispositifs pour demandeurs d’emploi, tels que l'Action de Formation Préalable au Recrutement (AFPR) de Pôle Emploi, permettent de prendre en charge une partie des frais de formation d’un nouveau salarié. Plus qu’un co-financement, les dispositifs permettent également un sourcing des candidats, ce qui permet d’optimiser la phase de recrutement.
Renseignez-vous également auprès des dispositifs régionaux, comme le Programme Régional de Formation (PRF). Les PRF sont des actions de formation collectives, leur financement est octroyé par les Conseils Régionaux en fonction des besoins de compétences d’une région. Un conseiller accompagne un demandeur d’emploi durant tout le processus de formation.
Mettre en place des indicateurs de coûts
La mise en place d’indicateurs de coûts permet d'identifier les coûts directs et indirects tels que :
- le montant des honoraires des formateurs ;
- le coût de location des locaux ;
- le coût unitaire de la formation, c’est-à-dire le manque à gagner pour l'entreprise lorsque le salarié est en formation et dès lors improductif ;
- le montant des frais de déplacement et d’hébergement ;
- la répartition des dépenses.
Les bonnes pratiques pour optimiser son budget de formation professionnelle
Ne pas négliger le suivi de formation
Le suivi durant la formation
Entre le moment du développement du plan de formation et son commencement, les salariés peuvent avoir développé de nouvelles compétences ou à l’inverse avoir de nouveaux besoins. Il est ainsi nécessaire de faire une mise à jour des besoins de formation. Ceci permettra de plus d’intégrer les collaborateurs au cœur du processus de développement des compétences. Afin de suivre l’avancement de la formation et d’ajuster l’action si nécessaire, il est indispensable de dresser des ensembles périodiques.
Le suivi après la formation
En fin de formation, il est nécessaire d’effectuer des feedbacks auprès des collaborateurs et de leurs managers ou RH. Cela sert à mesurer l’investissement et le bon déroulement de la formation.
Choisir des formations diplômantes délivrées par des organismes certifiés
Pour bénéficier de co-financements OPCO ou encore Pôle Emploi, il est nécessaire de choisir des formations diplômantes d'organismes certifiés.
Les formations diplômantes délivrent un diplôme d’État et sont reconnues par l’État. A l’inverse les formations qualifiantes sont seulement reconnues par les branches professionnelles. Elles s’adressent aux personnes insérées dans le système scolaire dans le cadre d’une formation initiale, ou à des personnes déjà insérées dans la vie active dans le cadre d’une formation continue. Elles sont validées par des établissements reconnus tels que des écoles, des universités ou encore des centres de formation.
Négocier les tarifs des organismes de formation
Négocier directement des conditions tarifaires auprès des organismes de formation est également un levier d’optimisation du budget de formation. Si votre entreprise prévoit de gros volumes d’action de formation, n'hésitez pas à négocier le tarif à la baisse. Si tel n’est pas le cas, vous pouvez solliciter une flexibilité dans la facturation globale.
Questions fréquentes sur l'optimisation du budget de formation
Comment optimiser la formation en entreprise ?
Afin d’optimiser la formation en entreprise, il est nécessaire d’avoir un plan de formation bien défini. Cela comprend la définition des objectifs, le respect du cadre réglementaire et du budget alloué. N'oubliez pas aussi de mesure l'efficacité du déploiement des actions de formation et enfin la mesure de l’investissement.
Quel budget allouer à la formation professionnelle ?
L’entreprise doit prendre en compte ses contributions légales telles que la CFP et la CPF-CDD ainsi que le coût des formations inscrites au plan de formation. Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent bénéficier de financements des organismes tels que l’OPCO.
Comment élaborer un budget de formation ?
Dans un premier temps, comparez les différentes offres des prestataires. N'hésitez pas à négocier les tarifs, mutualiser les formations, privilégier les ressources interne et hiérarchiser les besoins de formation.
