Le coût de la formation sans TMS : l'iceberg qui fait couler votre budget
Telle un iceberg, la gestion de la formation en entreprise présente une part visible des frais qu’elle occasionne (le prix facturé par l’organisme prestataire). Toutefois, elle recèle également une partie immergée bien plus étendue, composée de nombreux coûts cachés. Il s’agit de frais indirects, le plus souvent liés à une gestion manuelle des tâches, et s’avèrent plus complexes à identifier au sein du budget formation. D’ailleurs, savez-vous combien coûte réellement le pilotage de votre plan de formation dans sa globalité ? Tentons ici d’y voir plus clair sur la nature des coûts cachés de la montée en compétences des salariés et la réponse que peut y apporter le TMS (Training Management System) pour gagner en rentabilité sur la formation.
Le coût caché n°1 : le temps administratif astronomique
Le temps est une ressource fondamentale dans la gestion de la formation en entreprise. La mise en œuvre d’un plan de développement des compétences requiert de mobiliser beaucoup d’énergie dans diverses tâches chronophages, pouvant mettre à mal la rentabilité de la formation.
La recherche et la sélection des formations
La montée en compétences des collaborateurs nécessite un important travail de fond, bien en amont de l’action pédagogique. Elle ne se résume pas à la simple souscription d’un programme auprès d’un organisme de formation. Compte tenu de l’enjeu majeur qu’elle représente pour la pérennité de l’entreprise, le chargé de formation doit s’astreindre à certaines obligations :
- organiser le recueil des besoins en formation et identifier les compétences faisant défaut en interne ;
- étudier de nombreux programmes et sélectionner les modules les plus pertinents en fonction des objectifs fixés ;
- réaliser un comparatif parmi une multitude de sites d’organismes pédagogiques ;
- contacter les prestataires de formation pour obtenir des devis ;
- etc.
Le temps consacré à la recherche de formations ciblées constitue un coût non négligeable pour l’employeur, et peut peser relativement lourd sur la rentabilité du plan de développement des compétences (PDC).
La gestion des inscriptions et de la logistique
D’autres éléments de la gestion de la formation peuvent également porter le coup de grâce à la productivité de la fonction RH. C’est notamment le cas dès qu’il s’agit d’inclure des tâches manuelles, qu’elles soient d’ordre administratif ou liées à la logistique, lors du rush des périodes d’inscription.
Bien souvent, le chargé de formation n’en finit pas de subir les nombreux allers-retours d’emails avec les organismes et les participants. En outre, il doit également composer avec :
- la gestion des convocations et des feuilles d’émargement ;
- la réservation des salles ;
- l’organisation des plannings de formation sur l’éternel tableur Excel ;
- le défraiement des stagiaires ou des intervenants extérieurs (frais de déplacement, repas, etc.).
Chaque étape de la gestion des emplois et de parcours professionnels en entreprise s’inscrit dans un processus chronophage et fastidieux. C’est pourquoi il devient impératif de l’alléger et de le simplifier pour espérer gagner en rentabilité sur la formation.
Le suivi et le reporting post-formation
Une fois la prestation de formation délivrée, la mission du responsable RH est loin de s’achever là pour autant. De multiples actions restent encore à mener pour peaufiner le reporting RH et parfaire le suivi de formation, telles que :
- la collecte des évaluations « à chaud » quant à la pertinence du module suivi ;
- la course aux attestations de présence des participants (pour établir les variables de paie ou transmettre les justificatifs requis aux organismes financeurs) ;
- la compilation manuelle des données dans un tableau Excel pour l’établissement du bilan social et le traitement des obligations légales.
Le suivi et l’analyse des différents indicateurs clés relatifs à l’action de formation est déterminante pour mesurer l’efficacité du plan de développement des compétences, et pour prévoir certains ajustements le cas échéant. Elle requiert une grande exhaustivité pour éviter tout risque d’erreur en cas de saisie manuelle.
Le coût caché n°2 : l'impossibilité de mesurer le ROI
Le calcul du retour sur investissement de la formation (ROI) constitue le point névralgique de la stratégie de montée en compétences. Il se calcule comme suit :
ROI de la formation = (gains - coûts) / coûts.
Il compte parmi l’un des indicateurs de performance (au même titre que le ROE pour Return On Expectation) qui permet de calculer la rentabilité d’une formation en établissant le rapport entre le coût engagé et l’efficacité qu’elle produit. Le ROI est incontournable pour optimiser au mieux le budget formation.
Son calcul repose sur une base de données centralisées et fiables. Cela est rendu possible par l’usage d’un outil TMS, favorisant l’automatisation des informations. En l’absence d’une telle fonctionnalité, il devient complexe de mesurer efficacement les bénéfices obtenus par la formation en termes d’amélioration des compétences des collaborateurs ou d’évolution de la performance individuelle et globale. Ce manque de visibilité peut coûter cher à l’employeur et, par conséquent, compromettre la position du service formation.
Le coût caché n°3 : une expérience collaborateur et manager dégradée
Outre le prix à payer en termes de temps et de manque d’information concernant la rentabilité de la formation, il convient surtout de ne pas négliger l’aspect humain. Plus le processus se révèle lourd et opaque, plus il a de chances de décourager les acteurs investis dans la montée en compétences du personnel.
Le collaborateur peut, de son côté, nourrir le sentiment que son développement de carrière ne constitue pas une priorité pour son employeur. En effet, celui-ci manque de visibilité sur l’offre de formation, ce qui impacte considérablement le taux de participation aux sessions proposées. Si malgré cela, le salarié a ciblé une formation dans le catalogue, mais que le délai de traitement de sa demande est trop long, cela ne peut qu’impacter négativement l’engagement des collaborateurs dans leurs parcours de formation.
Le manager, lui, vit le recueil des besoins en formation comme une corvée et ne tire aucune satisfaction dans cette tâche, pourtant essentielle à toute stratégie de développement des compétences. L’absence de visibilité sur les formations suivies par les membres de son équipe l’entrave dans sa fonction de coach, ce qui l’empêche d’œuvrer en faveur de la performance collective et de la fidélisation des talents.
Comment chiffrer ces coûts cachés ? (L'exercice qui change tout)
Il n’est pas toujours aisé de prendre conscience des véritables coûts des actions menées. Ces données sont pourtant essentielles pour mesurer les gains de productivité obtenus et ainsi optimiser le budget formation.
Nous avons vu que la gestion du temps couvre une part importante des coûts indirects que l’entreprise doit supporter. Voici comment calculer simplement la dépense qu’occasionne la fonction administrative :
(Nombre d’heures hebdomadaires consacrées à ces tâches x 52 semaines) x Taux horaire moyen chargé
Le résultat obtenu est à mettre en perspective avec les nombreuses autres missions que l’équipe RH n’est pas en mesure d’effectuer. Il s’agit d’estimer le coût d’opportunité. En effet, parvenir à réduire le temps passé à la réalisation des tâches administratives répétitives permettrait d’élargir la fenêtre d’action pour accomplir des tâches à forte valeur ajoutée, telles que :
- la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) ;
- l’onboarding des nouvelles recrues ;
- l’attractivité de la marque employeur ;
- etc.
Le TMS : transformer les coûts cachés en gains visibles
Il est désormais possible de rationaliser les coûts de la formation professionnelle en dotant l’entreprise d’un outil TMS (Training Management System). Ce logiciel de gestion de la formation réinvente la fonction RH dans sa mission de développement des compétences des salariés et permet au responsable de surmonter les difficultés précédemment citées.
Grâce aux fonctionnalités qu’il présente, le SIRH formation permet notamment de remplir diverses fonctions :
- l’automatisation des tâches, contribuant ainsi à éliminer la perte de temps consacré aux travaux administratifs ;
- l’élaboration de tableaux de bord intégrés, favorisant le pilotage du plan de développement des compétences, et fournissant des données chiffrées permettant une évaluation plus précise du retour sur investissement ;
- un portail intuitif et ergonomique, facilitant la prise en main des collaborateurs, comme des managers, renforçant ainsi l’engagement de toutes les parties prenantes.
Contrairement à ce qu’il n’y paraît, la digitalisation de la formation au travers de l’outil TMS ne constitue aucunement un coût supplémentaire. En éliminant les pertes, l’outil finance sa propre acquisition et fait, à ce titre, davantage figure d’investissement.
Une fois avoir pris conscience de la partie immergée de l’iceberg, il n’est désormais plus possible d’ignorer l’étendue des coûts cachés de la formation, ni la part qu’ils représentent dans le budget alloué à la montée en compétences des salariés. La plateforme TMS est l’outil qui permet d’en prendre toute la mesure. Bien que son acquisition représente lui-même un coût, il s’avère souvent plus onéreux de s’en priver que de laisser fondre le budget en maintenant un traitement manuel des travaux administratifs. Peu enclin au calcul ? Ne vous laissez pas décourager et examinons ensemble les économies qu’un TMS vous permettrait de réaliser. Pour cela, offrez-vous l’accompagnement du Groupe Cimes, et planifiez un audit rapide et personnalisé de votre processus de gestion de la formation.
