La loi « Avenir professionnel » contraint les entreprises à investir pour la formation de leurs salariés, et plus largement, pour la montée en compétences des actifs. Les modalités d’apprentissage évoluent constamment et la digitalisation de la formation se développe au même rythme que les nouvelles technologies. Les webinaires, les séquences de e-learning et autres outils numériques font leur entrée dans les entreprises et dépoussièrent les méthodes d’enseignement classiques. Comment les employeurs parviennent-ils à se les approprier et à les intégrer dans leur plan de formation ? Quel intérêt trouvent-ils à opérer la transformation numérique de leur catalogue de formation déjà existant ?
Qu'est-ce que la digitalisation de la formation ?
La digitalisation de la formation est un concept global qui consiste à intégrer un ou plusieurs outils numériques dans le parcours d’apprentissage. Cette notion est à distinguer du e-learning (cours à distance) qui n’est autre qu’un des moyens pouvant être utilisés pour moderniser la transmission des compétences par le digital.
À l’ère du numérique, les responsables pédagogiques ont la possibilité de diversifier les modalités d’apprentissage. En effet, digitaliser l’enseignement est tout à fait compatible avec la mise en place de sessions de formation plus traditionnelles. Elle implique simplement d’ y associer de nouveaux canaux de diffusion, tels que :
- le webinaire ;
- la classe virtuelle ;
- la vidéo ;
- l’application mobile ;
- le coaching virtuel ;
- les plateformes d’apprentissage (du type LMS, soit learning management system) ;
- le MOOC ;
- les séquences d’emails ;
- les médias sociaux ;
- les ressources à consulter en ligne (blogs ou forums) ;
- la réalité virtuelle et augmentée ;
- etc.
Les apprenants accèdent alors facilement à leurs modules de formation via leur smartphone, leur PC ou leur tablette. La digitalisation de la formation ouvre la voie à de nouvelles tendances d’apprentissage, telles que le blended-learning, ou formation mixte. Celle-ci s’inscrit parfaitement dans cette démarche de concilier :
- l’enseignement à distance au travers d’outils numériques avec les ateliers en présentiel face à un formateur ;
- les formations synchrones (les élèves interagissent avec le formateur) et les formations asynchrones (permettant à l’apprenant de revenir, à son rythme, sur certaines séquences plus difficiles à appréhender).
L’usage des outils numériques permet également l’apparition de méthodes innovantes, à l’image du déplacement pédagogique. Celle-ci consiste à immerger l’apprenant dans un univers différent, voire fantasmagorique, pour la mise en pratique de certaines notions fraîchement acquises.
Pour quelles raisons faut-il digitaliser sa formation ?
La digitalisation de la formation présente l’intérêt de déjouer certaines contraintes auxquelles les entreprises sont confrontées lorsqu'elles souhaitent faire monter leurs salariés en compétences. Ces écueils peuvent être d’ordre financier, organisationnel ou temporel.
Permettre la poursuite de l’activité par une meilleure gestion du temps
Le temps que le salarié passe en formation affecte incontestablement la cadence de production de la société. Le collaborateur peut être amené à s’absenter plusieurs jours de son poste. Pour limiter les risques de mettre tout un service en difficulté, l’employeur peut être amené à prévoir son remplacement temporaire en recrutant.
Il peut également choisir de redistribuer la charge de travail au sein de ses équipes, obligeant certains collaborateurs à assumer plus de tâches que d’ordinaire. Digitaliser la formation permet à l’apprenant de poursuivre son activité, tout en libérant un créneau dans son emploi du temps pour se consacrer à sa formation.
Réaliser des économies budgétaires
Les divers outils numériques offrent l’avantage de pourvoir les supports nécessaires à l’acquisition de compétences sans avoir à déplacer les bénéficiaires. L’organisme de formation peut se situer dans une région éloignée du lieu de travail. En plus du coût du cursus privilégié, l’employeur doit aussi assumer les dépenses inhérentes au déplacement de ses employés :
- frais de transport ;
- frais d’hébergement ;
- frais de restauration.
Dans l’hypothèse où le formateur se rend sur le lieu de travail pour dispenser son savoir, l’entreprise peut avoir à défrayer celui-ci pour les frais annexes qu’il engage. Digitaliser la formation permet alors de s’affranchir de ces dépenses.
Adapter les apprentissages aux contraintes du salarié
Digitale ou non, la formation professionnelle poursuit un objectif clair : la montée en compétences des salariés de sorte qu’elle serve leur projet d’évolution professionnelle et l’ambition de croissance de l’organisation qui les emploie.
La digitalisation de la formation concourt à l’efficacité de ce projet en proposant des formats différents et adaptés aux différents profils d’apprenant. Des vidéos courtes, des QCM ou encore des exercices sous forme de jeux sur appli constituent un moyen de canaliser l’attention des auditeurs et favorise la mémorisation des notions.
En outre, les divers dispositifs numériques permettent également de créer des modules de formation sur mesure lorsqu’ils concernent un domaine professionnel spécifique, sortant du champ de compétence des organismes de formation.
Digitalisation de la formation : quel est l'objectif ?
Cette évolution de l’apprentissage a pour intention première de fournir aux dirigeants un panel d’options leur permettant de répondre aux besoins de performance de leur structure. En effet, la digitalisation de la formation donne lieu à la création de ressources pédagogiques facilement accessibles. Celles-ci permettent de concilier la poursuite normale de l’activité avec la nécessité d’enrichir le parcours professionnel des employés.
La diversité des outils numériques offre l’opportunité de proposer des modules en adéquation avec :
- le profil des utilisateurs ;
- les objectifs d’apprentissage prévus dans le plan de développement des compétences ;
- la nature des contenus à délivrer ;
- les contraintes techniques de mise en application.
Cette démarche n’efface en rien les avantages d’une formation classique en présentiel, et l’entreprise peut tout à fait conserver son catalogue dans son plan de formation. Néanmoins, transformer numériquement certains de ses programmes redynamise l’acquisition des connaissances. Les jeunes actifs y sont souvent sensibles, d’autant plus que cela s’intègre parfaitement au télétravail, désormais répandu dans les entreprises.
Comment mettre en place un processus de digitalisation de la formation ?
Il faut garder à l’esprit que toute formation doit viser un objectif précis. Celui-ci se dégage à partir de l'analyse des besoins des salariés et des compétences à acquérir. Le formateur dispose ensuite d’outils dédiés à la transformation numérique de modules de formation.
Avec les logiciels de gestion d'apprentissage (LMS)
Le LMS ou Learning Management System est un logiciel permettant de créer une plateforme d’apprentissage interactive conforme au plan de formation de l’entreprise. Il facilite la digitalisation de la formation en centralisant les fonctionnalités nécessaires à l’équipe pédagogique pour gérer et piloter la stratégie de formation décidée par l’employeur. À travers cet espace en ligne, les formateurs mettent à disposition des salariés :
- le contenu de leurs modules (vidéos, textes, animations, etc.) ;
- des exercices ;
- un groupe d’entraide ou de discussion entre les participants ;
- des ressources pédagogiques ;
- les supports d’évaluations.
Le LMS fournit au formateur des indicateurs pour suivre l’avancement et la progression des élèves en temps réel. Celui-ci peut alors faire évoluer le contenu de ses ateliers en fonction de leurs attentes et du rythme d’acquisition des notions.
Avec les logiciels de gestion de la formation
Ce type d’outil numérique est un incontournable de la digitalisation de la formation, mais ne vise pas exactement le même objectif que le LMS. À travers leur application, les éditeurs de logiciel fournissent aux services RH un espace sécurisé de gestion des données, mais également l’ensemble des fonctionnalités utiles à la mise en œuvre et au suivi des actions de formation, telles que :
- le recueil des besoins en formation ;
- le suivi budgétaire du plan de formation ;
- la planification des ateliers et des classes virtuelles ;
- un regard sur le taux de remplissage pour chaque module ;
- etc.
La plupart de ces solutions numériques comportent une plateforme LMS, accessible aux participants et aux équipes pédagogiques pour permettre la poursuite des apprentissages de manière collective ou individuelle. Outre la fonction d’apprentissage, les logiciels de gestion de la formation facilitent la création de supports de gestion, tels que :
- l’enquête de satisfaction, les convocations ou les feuilles de présence dématérialisées grâce à la signature électronique ;
- l’élaboration de bilans pédagogiques ;
- la création de certifications personnalisées ;
- etc.
Alors que le LMS porte sur les éléments propres à la formation et à la transmission des savoirs, les logiciels de gestion de la formation constituent une aide précieuse pour le service RH chargé de déployer la politique de développement des compétences des salariés.
Les avantages de la digitalisation de la formation
À l’instar de nombreux secteurs économiques, le domaine de la formation évolue au gré des tendances et des pratiques des utilisateurs. Bon nombre d’entre eux profitent de moments perdus dans leur quotidien (transports, salle d’attente, etc.) pour mettre à jour leurs connaissances et acquérir de nouvelles compétences.
En qualité d’employeur, la digitalisation de la formation permet de capter l’attention des participants et de leur offrir une meilleure expérience d’apprentissage. C’est également l’occasion de renouveler son catalogue et de diversifier les formats pour délivrer l’information. La montée en compétences du personnel s’opère de manière plus efficace. En effet, le digital learning s’intègre facilement dans le quotidien et les salariés ont la possibilité de choisir sur quel support s’exercer en fonction de leur disponibilité et de leur niveau de concentration.
En outre, l’usage des outils digitaux pour se former est déjà un apprentissage en lui-même. Certains actifs rencontrent encore des difficultés dans leur transition vers le numérique. Les logiciels de gestion de la formation se révèlent intuitifs et faciles à prendre en main, même pour les moins aguerris. L’apprentissage devient ludique, rendant les apprenants plus confiants et performants.
Les limites de la digitalisation de la formation
Bien que cette évolution présente de nombreux atouts, elle comporte également ses inconvénients. En effet, cette forme d’apprentissage ne convient pas à tout le monde. Certains profils de travailleurs peuvent se montrer réfractaires à la technologie et n’adhèrent pas toujours au concept des sessions de formation asynchrones.
La digitalisation de la formation implique de se montrer autonome, alors que certains apprenants ont besoin de l’émulation d’un groupe et de l’interaction en présentiel pour rester concentré. Par ailleurs, les sources de divertissement sont multiples et le contexte dans lequel la formation est suivie n’offre pas toujours les conditions optimales de mémorisation. Fort de ce constat, l’ingénieur pédagogique a tout intérêt à condenser les modules de e-learning ou les vidéos pour ne pas perdre l’attention de l’auditeur.
Enfin, transformer ses programmes de formation en version numérique représente un coût pour l’entreprise. Celle-ci doit d’abord s’équiper et se doter du matériel compatible avec une formation digitale (ordinateurs, tablettes, logiciels, etc.). Elle doit aussi investir dans la formation des intervenants (formateur, animateur, concepteur, ingénieur pédagogique) qui seront chargés d’animer les séquences et d’administrer la communauté virtuelle d’apprenants.
Nous l’avons vu, la digitalisation de la formation permet à l’employeur de se libérer des contraintes géographiques et des frais afférents au déplacement des salariés. Elle se réalise via l’intégration de divers outils numériques et apporte du peps au contenu des programmes. Le digital learning vient compléter de manière interactive les modalités d’apprentissages dites « classiques » pour gagner en efficacité et en performance. La refonte de modules de formation ne s’improvise pas. N’hésitez pas à vous faire accompagner de professionnels pour identifier les solutions adaptées à vos objectifs.
