Piloter son plan de formation constitue un enjeu fondamental pour chaque organisation. Le gestionnaire de la formation professionnelle en entreprise peut désormais s’appuyer sur divers outils pour simplifier son travail. Il peut notamment profiter des avantages du TMS pour organiser le déroulement des actions de formation, mais également suivre le budget alloué à la montée en compétences des collaborateurs. Découvrez les fonctionnalités que recèle le Training management system, et ce qui fait de lui un indispensable dans la gestion de la formation des équipes.
Qu’est-ce qu’un TMS et pourquoi est-il important ?
Définition et rôle d’un TMS dans la gestion de la formation
Le TMS, ou Training management system, est un logiciel conçu pour assister le gestionnaire de formation dans la structuration et la mise en application du plan de développement des compétences d’une organisation.
L’utilisation de cet outil s’inscrit notamment dans la mise en œuvre de la formation professionnelle continue des salariés en entreprise. Celle-ci est obligatoire pour toutes les entités et constitue un enjeu majeur pour garantir le maintien au poste et l’employabilité des travailleurs. Elle contribue également à assurer la compétitivité et la pérennité de l’activité.
Le TMS n’intervient pas sur l’aspect pédagogique de la formation. Son cœur d’expertise consiste à soutenir les fonctions support liées à sa gestion (DRH, responsable formation, comptable, etc.) dans leurs diverses tâches :
- administratives ;
- logistiques ;
- financières ;
- analytiques.
Pourquoi un TMS est essentiel pour les entreprises modernes ?
Les avantages que présente le TMS font de lui un outil incontournable pour les organisations. Les fonctionnalités qu’il offre en termes d’automatisation et de traitement des données contribuent à :
- favoriser l’engagement des apprenants dans leurs parcours d'apprentissage ;
- fluidifier le processus de validation après s’être positionné sur une session de formation ;
- automatiser les tâches sans valeur ajoutée ;
- réduire le risque d’erreur de manière significative ;
- faciliter la prise de décisions stratégiques.
Avantages principaux d’un TMS pour les entreprises
Optimisation de la gestion des formations
Le Training management system permet de centraliser l’ensemble des informations utiles au plan de formation sur une plateforme unique. Contrairement au LMS (Learning management system), le TMS n’est accessible qu’aux professionnels chargés d’organiser les activités liées à la formation dans l’entreprise.
Il permet une gestion optimale de la formation grâce à sa fonctionnalité d’interconnexion avec d’autres systèmes, qu’ils soient internes à l’organisation (CRM, ERP, SIRH, logiciel de comptabilité, etc.) ou externes (organismes de formation, comptabilisation de l’OPCO, etc.).
Suivi précis des performances des apprenants
Parmi les avantages du TMS, ses fonctionnalités analytiques constituent une aide majeure pour la direction. L’outil permet notamment de définir des KPIs personnalisés, puis de suivre la progression des apprenants au travers de :
- graphiques ;
- tableaux de bord ;
- requêtes personnalisées ;
- extractions de données ciblées.
Fort des données obtenues, le dirigeant est alors en mesure d’ajuster ou de réorienter sa politique de formation en fonction des objectifs visés.
Simplification des processus administratifs
L’utilisation d’un TMS constitue un gain de temps considérable sur la gestion administrative de la formation. Outre la réduction du risque d’erreur lié à la saisie manuelle, cette solution offre à ses utilisateurs des fonctions d’automatisation des tâches sans valeur ajoutée :
- envoi des convocations ;
- planification des cours ;
- signature électronique ;
- émargement digital ;
- etc.
Le temps économisé permet alors au chargé de formation de se concentrer sur d’autres missions hautement plus stratégiques (le recueil des besoins en formation par exemple).
Réduction des coûts et du temps de gestion
Bien que l’acquisition d’un TMS représente un coût, celui-ci constitue en réalité un investissement. Parfaitement adaptée aux structures d’envergure et multi-sites, cette solution permet à ces dernières de réaliser un suivi exhaustif de leur budget formation et de rationaliser leurs dépenses.
En effet, l’avantage du TMS tient au fait qu’il concentre l’ensemble des activités relatives à la gestion de la formation en une plateforme unique. Il exempte donc les sociétés d’investir dans d’autres outils (logiciels, tableurs et autres systèmes analytiques). L’entreprise gagne un temps précieux et bénéficie d’un outil performant pour mesurer le retour sur investissement (ROI) du plan de formation.
Les avantages d’un TMS pour les employés et formateurs
Amélioration de l’expérience d’apprentissage pour les employés
L’entreprise n’est pas seule à bénéficier des avantages du TMS. Les collaborateurs voient également leurs conditions d’apprentissage s’améliorer. Dans un premier temps, le TMS octroie aux apprenants et à leur manager une plus grande autonomie, rendant le processus d’inscription et de validation plus transparent.
Le TMS favorise également une meilleure gestion des ressources. Les stagiaires se voient alors affecter le formateur dont la spécialité s’avère la plus pertinente pour le cours dispensé.
Enfin, l’usage du TMS permet au gestionnaire de formation de se montrer réactif face aux défis sectoriels qui peuvent émerger. Il peut alors proposer aux apprenants une offre de formation collaborative et évolutive, adaptée aux nouvelles contraintes de leur métier.
Facilitation de la gestion de la formation pour les formateurs
Les formateurs ne sont pas en reste et jouissent, en parallèle, de meilleures conditions d’enseignement. En effet, le TMS présente l’avantage d’assurer une plus grande coordination des sessions de formation, d’autant plus lorsqu’elles sont dispensées sur différents sites.
Les formateurs voient leur mission facilitée par une répartition optimale des ressources et par une meilleure organisation logistique. Grâce à l’outil TMS, ils gagnent un temps significatif en bénéficiant de :
- l’émargement digitalisé ;
- l’élaboration de questionnaires de satisfaction à transmettre aux participants ;
- l’automatisation de l’évaluation de la formation et des apprenants.
Accès à des contenus de formation centralisés et personnalisés
L’outil TMS simplifie la diffusion de l’information auprès des collaborateurs. Ces derniers ont désormais accès au catalogue de formation et mesurent l’étendue de l’offre mise à disposition par l’entreprise pour leur montée en compétences.
L’avantage du TMS réside dans sa capacité à centraliser l’ensemble des modules d’apprentissage. Le salarié apprenant est alors en mesure de personnaliser son parcours de formation en fonction de son niveau initial et de ses objectifs professionnels.
L’impact d’un TMS sur la conformité et la gestion des compétences
Suivi de la conformité et des certifications
Correctement paramétré, le TMS garantit une bonne maîtrise de la conformité des formations dispensées. Par son caractère évolutif, la mise à jour des programmes pédagogiques est assurée, ce qui permet une meilleure reconnaissance des certifications délivrées aux apprenants en fin de session de formation.
Gestion des compétences et développement professionnel continu
L’implémentation d’un système TMS offre au gestionnaire de formation une traçabilité précise des certifications qui jalonnent le parcours d’apprentissage de chaque salarié. En ce sens, le TMS simplifie le suivi des compétences de chaque collaborateur et la gestion des talents déjà présents au sein du personnel.
Les avantages du TMS sont multiples, ce qui en fait un outil incontournable de pilotage du plan de développement des compétences en entreprise. Pour tirer pleinement profit de ce système, le mieux consiste à le jumeler avec un Learning management system (LMS) pour une expérience de formation optimale. Pour plus d’informations, contactez le Groupe Cimes et planifiez votre démo de notre TMS E-gos.
