Recueil des besoins formation : la méthode pour simplifier la collecte avec vos managers

Chaque année, impossible d’échapper au sempiternel rituel du recueil des besoins en formation ! Bien qu’essentiel au plan de développement des compétences, celui-ci représente un moment stressant pour les intervenants dans sa mise en œuvre. Il requiert de la part des managers un investissement sans faille dans cette campagne d’évaluation, souvent fait de tableaux Excel à remplir, dont les retours se révèlent parfois tardifs et peu qualitatifs. Libérez vos chefs d’équipe de ce fardeau en vous dotant d’une méthode claire et efficace, ainsi que d’outils performants et transformez ce processus chronophage en un levier stratégique de votre plan de formation.

Pourquoi le recueil des besoins est-il si complexe (et pourtant essentiel) ?

Collecter les besoins en formation constitue un enjeu stratégique majeur pour toute entreprise engagée dans une démarche de montée en compétences de ses collaborateurs. Il s’agit de la pierre angulaire lui permettant de faire face aux défis inhérents à son secteur d’activité. 

Pour cela, un état des lieux des compétences existantes est nécessaire, facilitant ainsi l’identification des lacunes restant à combler. C’est sur ces dernières que reposent les fondements d’un plan de développement des compétences (PDC) pertinent. Elles permettent notamment d’enrichir la base de données utile à une gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) efficiente, propice à stimuler la motivation des collaborateurs. Ces deux éléments sont indissociables pour servir au mieux les objectifs de performance que l’organisation s’est préalablement fixés.

Dans les faits, il s’avère plus complexe pour les responsables RH d’obtenir une photographie fiable des compétences faisant défaut au sein des ressources internes. Évaluer les besoins en formation est en réalité un processus lourd et fastidieux, qui requiert l’adhésion totale des managers. Ces derniers sont souvent surchargés de travail et ne disposent pas toujours du temps suffisant pour s’y consacrer sérieusement. De même, les outils mis à leur disposition (tableaux Excel) se montrent souvent inadaptés, et rendent difficile la centralisation de l’information et l’analyse des données.

L'approche traditionnelle du recueil : la fausse bonne idée qui épuise vos managers

Traditionnellement, le recueil des besoins en formation dans l’entreprise s’opère de la manière suivante : les managers reçoivent un email de leur service RH, s’accompagnant d’un tableau Excel à remplir. Cette méthode peut sembler la plus évidente à mettre en œuvre : les managers évoluent au plus près des équipes et sont les plus à même de juger du niveau de qualification des collaborateurs. Pour autant, ce processus est désormais obsolète, voire, peut se montrer contre-productif à bien des égards. 

L’expression de besoins trop génériques

Cette manière de procéder n’a de sens qu’à la condition que les managers aient connaissance du contexte dans lequel le recueil de besoins en formation s’effectue. Pour cela, ils doivent être sensibilisés à la stratégie de l’entreprise. 

Sans cela, les entretiens annuels donnent lieu à l’expression de besoins non spécifiques, tels qu’une demande de formation au tableur Excel, sans même préciser le niveau ou l’objectif visé. Pour éviter cela, il s’avère judicieux de joindre un guide au formulaire de demande de formation. Celui-ci sert alors de fil conducteur, lequel permet au manager de mener l’entretien annuel du collaborateur dans les meilleures conditions et de dégager les besoins qualifiés qui contribueront à parfaire les parcours de formation.

Un décrochage de la stratégie d’entreprise

Nous l’avons dit, un plan de développement des compétences efficace doit parfaitement répondre aux objectifs économiques de l’organisation. C’est pourquoi il est indispensable d’impliquer les managers dans la stratégie de l’entreprise, afin qu’ils obtiennent une vision globale des axes de formation à privilégier pour les salariés. 

Une perte de temps significative

Dans la mesure où les managers manquent de temps et de visibilité sur les objectifs de l’entreprise, le recueil des besoins en formation n’apparaît plus comme une tâche à rendre prioritaire dans leur emploi du temps. Le plus souvent, ces derniers la réalisent dans la précipitation, sans prendre en considération le teneur des enjeux pour la performance de l’activité et pour l’investissement des salariés.

Ce désintérêt complexifie d’autant plus le travail des responsables chargés de la formation. En effet, ces derniers perdent alors un temps considérable pour compiler les informations remontant des différentes équipes et doivent en plus s’employer à traduire les demandes en formation.  

La méthode en 3 étapes pour un recueil des besoins simplifié et collaboratif

Une simple clarification de la procédure suffit le plus souvent à la rendre actionnable et, par conséquent, à engager les managers dans cette démarche.

1. Donnez du contexte : aligner les demandes sur la stratégie

Dans un premier temps, il convient d’intégrer pleinement les managers au plan de développement des compétences des salariés. Cette initiative est primordiale pour fournir aux chefs d’équipe le contexte dans lequel doit s’effectuer la collecte des besoins collectifs et individuels. Cela leur permet de mieux comprendre le rôle qu’ils ont à jouer dans la politique de formation, et ainsi de prendre en compte les éléments suivants : 

• les évolutions sectorielles qui s’opèrent sur leur marché ; 
• les objectifs visés par l’entreprise ;
• le niveau de compétitivité auquel elle doit faire face.

Avant de solliciter ces opérationnels, les RH ont donc tout intérêt à communiquer en amont sur les grands axes de formations à envisager pour l’année à venir. Ils peuvent ensuite encourager les managers à cerner les salariés dont les compétences à affiner les rendent éligibles aux actions de formation prévues en faveur de la stratégie de développement de l’organisation.

2. Fournissez les bons outils : du référentiel au questionnaire ciblé

Veillez à doter les managers des dispositifs adéquats pour guider leur réflexion et amener la collecte des besoins en formation à démontrer toute son efficacité. Il en existe de différentes sortes, donnant aux managers toute latitude pour échanger avec les collaborateurs et identifier les besoins de manière précise : 

• le référentiel métier, qui permet d’analyser les tâches afférentes à chaque poste, ainsi que les compétences à mobiliser pour accomplir la mission donnée. Le référentiel métier constitue la base sur laquelle s’appuyer pour cerner les compétences manquantes chez un salarié ;
• les entretiens professionnels, qui jalonnent les carrières. Il s’agit de moments clés, au cours desquels le manager prend le temps d’échanger avec le salarié sur ses aspirations professionnelles et de les mettre en perspective avec les objectifs de performance de l’entreprise. Pour ce faire, il doit s’aider d’un support d’entretien structuré, lui permettant de recueillir les besoins en formation de manière précise.
• les questionnaires en ligne, destinés aux collectes intermédiaires ou particulièrement ciblées. C’est notamment le cas lorsqu’il s’agit de former des collaborateurs à un nouvel outil de travail. Les questionnaires en ligne présentent l’avantage de l’agilité, et peuvent être modulés à l’infini en fonction des besoins.

Ces dispositifs offrent aux chefs d’équipe la possibilité d’appréhender le recueil des besoins en formation sous différents angles. Ils suscitent leur engagement et les aident à soigner la collecte d’informations ciblées et pertinentes.

3. Centralisez et automatisez : le rôle clé d'une plateforme dédiée

Les données collectées, si pertinentes soient-elles, ne sont d’aucune utilité pour le responsable de formation si celui-ci n’est pas en mesure de les traiter avec efficacité. C’est en cela que la digitalisation RH prend tout son sens. Le recours à une plateforme en ligne ou à un SIRH de gestion de la formation devient alors incontournable, surtout pour les structures de grande envergure. 

Ces solutions logicielles, ou TMS (Training Management System) constituent un atout indéniable pour le spécialiste chargé de la formation professionnelle en entreprise. Pour cause, elles permettent de pallier les différents obstacles rencontrés lors du recueil des besoins en formation par la méthode classique. Le logiciel de formation offre des fonctionnalités très intéressantes, telles que : 

• un portail unique et intuitif, permettant de centraliser les informations ;
• un catalogue de formation, améliorant l’accès aux modules de formations proposés et la qualification des demandes ;
• la possibilité d’automatiser les requêtes, réduisant considérablement les tâches administratives et le risque d’erreur de la saisie manuelle, et octroyant un gain de temps optimal.

La plateforme de formation présente également l’avantage de rendre transparent le suivi des demandes et l’historique des formations déjà suivies. L’outil digital crée les conditions propices au déploiement à grande échelle de cette méthode de recueil des besoins en formation.

Quels bénéfices concrets pour les RH, les managers et les collaborateurs ?

Les plateformes en ligne dédiées à la gestion de la formation ont vocation à faciliter la tâche des acteurs de la mise en œuvre d’un plan de développement des compétences. Toutes les parties prenantes sont concernées et profitent pleinement de la valeur ajoutée que l’outil apporte à leur niveau d’intervention.

Le responsable RH gagne un temps non négligeable et dispose de données fiables et centralisées. Le risque d’erreur est écarté grâce à la fonction d’automatisation. Le professionnel est désormais en mesure d’assurer le pilotage stratégique du plan de développement des compétences dans les meilleures conditions et d’améliorer la marque employeur auprès des équipes.

Les managers voient leur rôle valorisé dans la gestion de la performance de leurs équipes. Ces derniers sont guidés dans leur mission grâce à une communication active et qualitative avec la fonction RH. Ils bénéficient d’un processus de recueil des besoins en formation simplifié, et développent leur esprit critique, ce qui améliore leur engagement dans la stratégie globale de l’entreprise.

Les collaborateurs y trouvent également leur compte. Ceux-ci voient leurs ambitions professionnelles mieux prises en compte dans le PDC et sont intégrés dans le processus de validation. Ils augmentent leurs chances d’obtenir des formations pertinentes selon la fonction qu’ils occupent, suscitant motivation et engagement, et favorisant leur évolution de carrière.

Les méthodes de recueil des besoins en formation ont désormais évolué et ne doivent plus représenter une contrainte pour la fonction RH. Dotée d’une méthode claire et d’outils digitaux adaptés, les chargés de la formation profitent d’un processus agile et collaboratif, impliquant toutes les parties prenantes du plan de développement des compétences. 
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Ecrit par

CIMES team

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