Les gestionnaires chargés de la mise en œuvre de la politique de formation dans l’entreprise ont besoin de s’équiper d’outils performants pour réaliser leurs missions. Le plus souvent, ils s’appuient sur un logiciel TMS, un système de gestion de la formation. Celui-ci dispose de multiples fonctionnalités (automatisation des tâches, traitement et analyse de données, etc.) renforçant l’efficacité du pilotage du plan de développement des compétences des collaborateurs, dans le but de servir les objectifs de l’entreprise.
Définition et rôle d’un TMS
Qu’est-ce qu’un TMS ?
Cet acronyme désigne le système de gestion de la formation (Training Management System) qui est utilisé dans le cadre de la formation professionnelle en entreprise. Il s’agit d’un logiciel conçu pour structurer l’ensemble des actions relatives à la mise en œuvre du plan de développement des compétences des salariés.
Quelle est son utilité ?
L’outil TMS offre un portail unique à tous les intervenants, afin qu’ils concentrent leurs efforts pour proposer aux apprenants une expérience d’apprentissage pertinente et optimale. Il est généralement doté d’une interface fluide et conviviale, ainsi que de multiples fonctionnalités. Celles-ci ont pour objectif d’organiser les parcours d'apprentissage, et d’en faciliter la gestion :
- administrative ;
- logistique ;
- financière ;
- pédagogique.
En quoi le TMS diffère-t-il du LMS ?
Le logiciel TMS se distingue de la solution LMS (learning management system) en ce sens que son usage sert essentiellement les fonctions support gravitant autour de la formation. Il constitue un formidable outil de planification, de réservation ou encore de suivi budgétaire.
La plateforme LMS, elle, vise des intérêts pédagogiques et s’applique particulièrement à la conception des programmes et à la diffusion des ressources didactiques. Ces deux outils sont complémentaires. Il appartient au gestionnaire de formation de privilégier celui qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise.
Les avantages d’un système de gestion de la formation
L’un des principaux atouts du logiciel TMS réside dans sa capacité à automatiser les tâches administratives relatives à la gestion de formation. Il en résulte un gain de temps significatif pour les chargés de l’apprentissage et du développement. Ces derniers peuvent alors se montrer agiles et réactifs pour initier de nouvelles actions en faveur de la montée en compétences du personnel.
L’implémentation d’un système de gestion de la formation contribue également à l'amélioration de l’efficacité des formations. Ses fonctionnalités permettent un traitement des données performant, et font du TMS un outil d’aide analytique et de reporting optimal pour la prise de décisions stratégiques.
La centralisation des informations sur l’interface facilite considérablement le pilotage des formations, notamment lorsqu’il s’agit de suivre les progrès des participants. Les formateurs peuvent alors adapter leurs contenus pédagogiques, de sorte qu’ils se révèlent conformes aux objectifs d’apprentissage fixés par l’employeur.
Fonctionnalités clés d’un TMS
Le logiciel TMS comporte de nombreuses propriétés, ce qui lui confère un champ d’expertise étendu. En effet, le training management system est tout indiqué pour gérer les actions de formation sous tous leurs aspects
La planification des sessions de formation
Les responsables formation ont notamment recours au logiciel TMS pour l’organisation des sessions de formations. Les fonctionnalités de l’outil sont capables de prendre en charge les tâches suivantes :
- organiser le calendrier des formations et planifier des modules d’apprentissage ;
- recueillir les besoins en formation des salariés ;
- superviser les inscriptions des participants ;
- envoyer les convocations ;
- assurer le suivi de présence des stagiaires par la digitalisation de l'émargement ;
- orchestrer le processus de certification à l’issue du parcours de formation.
Un TMS bien conçu permet une navigation fluide, permettant d’accéder aux plannings en un coup d’œil et de gagner en efficacité sur les mises en œuvre des formations.
Le suivi des performances
Le TMS s’avère également pratique pour mesurer l’efficacité des formations dispensées. L’outil permet de :
- concevoir des questionnaires pour recueillir les avis des apprenants quant à la pertinence des notions abordées ;
- suivre la marge de progression de chaque participant ;
- enregistrer les entretiens et autres bilans pour un suivi optimal des compétences.
Les options de traitement des données facilitent l’élaboration de reportings, et favorisent une prise de décision éclairée quant à la stratégie de formation à mener.
La gestion des ressources et des coûts
Un logiciel TMS bien paramétré constitue une aide précieuse pour :
- rationaliser les ressources mobilisées ;
- faciliter le processus de facturation et de recouvrement ;
- mesurer les coûts pour chaque action de formation déployée.
Les données recueillies permettent alors de s’assurer que le budget de formation est respecté, mais aussi de calculer l’éventuel retour sur investissement (ROI) obtenu.
L’interconnexion avec d’autres outils de gestion
Diverses fonctionnalités sont proposées pour l’optimisation du plan de développement des compétences du personnel. Il est ainsi possible d’interconnecter le TMS avec d’autres solutions utilisées dans l’entreprise, telles que :
- son ERP (Entreprise resource planning) visant à piloter les diverses activités (comptabilité, facturation, achats, gestion de projet, etc.) ;
- son CRM (Customer relationship management), dont la fonction consiste à gérer la relation client.
Cette option permet de centraliser les données, et favorise une meilleure communication entre les services.
Comment choisir le bon TMS pour votre entreprise ?
Il n’est pas toujours aisé de savoir quel logiciel TMS privilégier pour son organisation. Il convient de déterminer des critères précis pour faire votre sélection parmi les solutions présentes sur le marché. Cela passe par différentes étapes de réflexion.
Clarifier ses besoins et ses objectifs de compétence
Le système de gestion de la formation le plus approprié est celui qui répond le mieux à vos besoins. C’est pourquoi vous devez avoir identifié les sujets à traiter dans vos programmes, ainsi que les canaux de diffusion que vous souhaitez privilégier (présentiel, e-learning, applications mobiles, etc.). Vous devez également connaître le profil des apprenants et estimer le volume des sessions à dispenser.
Le logiciel doit être capable de s’adapter à la stratégie de formation initiée ainsi qu’aux contraintes qu’elle présente.
Comparer les fonctionnalités proposées par chaque éditeur
Chaque solution présente ses propres caractéristiques, lesquelles doivent s’adapter à votre secteur d’activité. Quoi qu’il en soit, privilégiez un TMS doté d’une interface intuitive et simple d’utilisation. La prise en main s’en trouvera facilitée, et les utilisateurs se montreront opérationnels et réactifs dans les meilleurs délais.
Veillez également à disposer des fonctionnalités requises pour les différents suivis programmés dans votre stratégie de formation : prévisionnel budgétaire, mesure de la progression des apprenants, reportings, etc.
S’assurer du caractère évolutif du logiciel TMS
Enfin, un logiciel TMS bien conçu doit faire preuve d’agilité et de flexibilité. Vérifiez que la solution envisagée se révèle compatible pour une intégration avec vos systèmes existants. Son déploiement ne doit en rien entraver le pilotage du plan de formation.
Par ailleurs, pensez à anticiper les besoins futurs en termes d’apprentissage. Il est préférable que l’outil sélectionné se montre modulable et offre la possibilité d’intégrer de nouvelles fonctionnalités. Cette option permet de maximiser l’expérience utilisateur et de la corréler au rythme de l’évolution de l’entreprise.
Le logiciel TMS est un outil incontournable du pilotage de l’action de formation. Il est possible d’y recourir en complément de l’utilisation d’une plateforme LMS. Sa capacité à automatiser les tâches administratives et à traiter les données fait de ce système de gestion de la formation un support précieux pour les chargés de l’apprentissage et du développement.
