Toute stratégie de mise en œuvre de la formation professionnelle en entreprise engage des frais. Ces derniers doivent apparaître dans la comptabilité de l’organisation. Selon la nature des dépenses réalisées, la comptabilisation des frais de formation peut s’opérer différemment. Découvrez les comptes du PCG dans lesquels ils peuvent être affectés.
Sommaire
Introduction aux frais de formation
Définition des frais de formation
Les frais de formation désignent l’ensemble des dépenses qu’une organisation supporte pour répondre à son obligation légale relative à la formation professionnelle. Celle-ci suppose, pour l’entreprise, de mobiliser tous les moyens nécessaires pour maintenir l’employabilité de son personnel et pour accompagner la montée en compétences de ses salariés.
Les frais de formation sont variés et comprennent les éléments suivants :
- la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance (CUFPA), intégrant la contribution à la formation professionnelle (CFP) et la taxe d’apprentissage (TA) ;
- l’adhésion obligatoire à l’opérateur de compétences (OPCO) de la branche d’activité concernée ;
- les frais pédagogiques directement liés à l’action de formation (prix du module, supports didactiques, certification) ;
- la rémunération du salarié pendant sa formation ;
- les dépenses annexes (frais de déplacement, d’hébergement et de restauration) ;
- les frais de gestion (abonnement à une plateforme TMS ou LMS, mobilisation du service RH).
La méthode de comptabilisation des frais de formation diffère selon la nature des dépenses réalisées au titre de la mise en œuvre du plan de développement des compétences des collaborateurs.
Importance de la comptabilisation des frais de formation
Le traitement comptable des frais de formation présente un intérêt indéniable pour une entreprise et doit s’effectuer avec soin. Outre la visibilité et la clarté qu’il offre sur les finances, celui-ci est surtout l’occasion pour la structure d’optimiser sa fiscalité et de récupérer de la TVA.
Par ailleurs, la comptabilisation des frais de formation constitue également un élément essentiel de prise de décision. En effet, elle permet de :
- suivre les dépenses de manière exhaustive ;
- de rationaliser les ressources ;
- faciliter le calcul du retour sur investissement (ROI) des modules de formation.
Elle joue un rôle déterminant dans le pilotage du plan de formation et contribue à l’inscrire en toute cohérence dans la stratégie d’entreprise.
Méthodes de comptabilisation des frais de formation
La méthode de comptabilisation diffère selon la nature des frais et la manière dont ils sont assimilés.
Comptabilisation en tant qu'impôts et taxes
Elle concerne principalement les dépenses liées à la formation pour lesquelles aucune contrepartie n’est attendue. Les sommes sont donc versées à fonds perdus par l’entreprise.
Il s’agit le plus souvent des versements destinés à l’OPCO ou encore des contributions obligatoires au titre de la CUFPA, de la CSA (contribution supplémentaire à l’apprentissage dès lors que l’effectif est supérieur à 250 salariés) ou du CPF-CDD (en cas d’embauche en CDD).
La comptabilisation de l’OPCO et de ces autres frais s’opère comme suit :
- au crédit du compte 401 « Fournisseurs » ;
- au débit du compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » ;
- au débit du compte 44566 « TVA déductible sur les achats de biens et services ».
Comptabilisation en services extérieurs
Ces frais de formation sont à enregistrer dans un compte de charges. Ils concernent les dépenses engagées pour la formation, censées produire un retour sur investissement pour l’entreprise, notamment sur ses performances.
À ce titre, la comptabilisation des frais de formation est saisie de la manière suivante :
- au crédit du compte 401 « Fournisseurs » ;
- au débit du compte 6228 « Rémunérations d’intermédiaires et d’honoraires ;
- au débit du compte 44566 « TVA déductible sur les achats de biens et services ».
Les autres frais liés à la formation feront l’objet d’une écriture dans le compte de charges leur correspondant, tel que :
- les frais d’hébergement dans le compte 6254 ;
- les déplacements dans le compte 6251 ;
- la location de salle dans le compte 6132 ;
- l’achat de documents techniques dans le compte 6183 ;
- etc.
Comptabilisation en immobilisations corporelles et incorporelles
Ils désignent les dépenses engagées par l’entreprise dans la formation de ses salariés pour la mise en service et l’utilisation d’une immobilisation. Conformément au règlement ANC n°2019-09, il est désormais possible d’incorporer ces frais au coût d’acquisition de l’immobilisation corporelle ou incorporelle, sous réserve d’en exercer l’option.
En l’absence de cette option, ces dépenses devront être enregistrées dans un compte de charges selon l’un des deux traitements comptables précédents.
Comptabilisation des différents types de frais de formation
La mise en œuvre d’un plan de développement des compétences entraîne une multitude de frais à traiter sur le plan comptable.
Contributions obligatoires à la formation professionnelle
L’entreprise est tenue de s’acquitter de diverses contributions obligatoires, telles que :
- la CUFPA ;
- la CSA ;
- le CPF-CDD ;
- les versements à l’OPCO à laquelle est rattachée.
Leur caractère obligatoire rend ces dépenses assimilables à des taxes et impôts. La comptabilisation de ces frais de formation s’effectue alors comme tel, soit, au crédit du compte 401, puis au débit du compte 6333 et 44566.
Formations achetées et frais annexes
Deux alternatives sont possibles pour la comptabilisation des frais des formations ayant été acquises. La solution à privilégier dépend des effets produits sur la productivité de l’entreprise.
Dans la mesure où l’entreprise n’en perçoit aucune contrepartie, ces dépenses sont à saisir au crédit du compte 401, puis au débit des comptes 6281 « Divers » et 44566 pour la récupération de TVA.
Si, au contraire, l’entreprise tire une contrepartie de ces formations et gagne en productivité, la comptabilisation des frais de formation s’opère selon la méthode des services extérieurs, soit, au crédit du compte 401, puis au débit du compte 6228 et 44566.
Rémunération des salariés en formation
Utilisation des comptes 641 et 645
Lorsqu’il est en formation, le salarié continue de percevoir sa rémunération. Celle-ci fait donc partie des OD de salaire et fait l’objet d’un enregistrement dans les comptes 641 « Rémunération du personnel » et 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance ».
Alternatives avec le compte 648
La rémunération du salarié en formation peut également être comptabilisée dans le compte 648 « Autres charges du personnel ». Ce compte de charges permet d’inscrire les dépenses liées au personnel, qui ne trouvent pas le compte de charges qui leur est spécifiquement dédié.
Cas particuliers et conseils pratiques
Formations cofinancées ou prises en charge
Les salariés peuvent également s’engager dans une action de formation de leur propre initiative en mobilisant leurs droits acquis sur leur compte personnel de formation. Dans ce cas, l’employeur n’a pas de dépense particulière à comptabiliser.
En revanche, s’il choisit d’abonder le CPF de ses salariés via une dotation volontaire complémentaire, l’écriture est à saisir sur le compte 6338 « Autres impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations ».
Dans le cadre d’une formation prise en charge par l’OPCO, l’entreprise enregistre la dépense engagée dans le compte 628 « Divers », ou dans le compte 6228 « Rémunération d’intermédiaires et honoraires ». Une fois le remboursement encaissé, il devra être comptabilisé en produit d’exploitation (sur le compte 791 ou 758).
Tracer les frais de formation dans la comptabilité analytique
Pour qu’un plan de développement des compétences démontre toute son efficacité, il est vivement recommandé de réaliser un suivi exhaustif des frais de formation. Pour ce faire, il convient de se montrer méthodique et :
- d'affecter chaque dépense engagée au pôle concerné afin de mesurer l’investissement de chaque service et d’en imputer les résultats qui en découlent ;
- de déterminer les indicateurs de suivi pour une lecture analytique des frais comptabilisés ;
- distinguer les frais pédagogiques des frais annexes pour affiner le suivi budgétaire et ainsi faciliter le reporting RH.
Impact des normes comptables sur la formation
Norme IAS 36 et dépréciation des actifs
La norme IAS 36 s’inscrit dans le Plan comptable général (PCG) et permet à une organisation de s’assurer que ses actifs ne sont pas comptabilisés à une valeur supérieure à celle recouvrable. En cas de dépréciation de sa valeur, la perte constatée doit faire l’objet d’une comptabilisation.
Tout l’enjeu consiste à encourager les efforts consentis en faveur de la montée en compétences de salariés en considérant la comptabilisation des frais de formation comme un investissement et d’en permettre l’amortissement sur plusieurs années.
Capitalisation des frais de formation : avancées et limites
Selon l’ANC (Autorité des normes comptables), les ressources humaines et les frais des formations qui leur sont dispensées ne peuvent pas être assimilés à un actif de l’entreprise sur le plan comptable.
Cependant, celle-ci admet que les dépenses de formation liées à la mise en service d’une immobilisation corporelle ou incorporelle peuvent être rattachées au coût d’acquisition de cet actif.
Cette disposition reste quelque peu limitée. En effet, elle ne concerne que les frais de formation externes et ne peut s’exercer que sur option, sans quoi les frais seront comptabilisés comme des charges.
Questions fréquentes sur la comptabilisation des frais de formation
Quels comptes utiliser pour quels frais ?
Les comptes à utiliser diffèrent selon la nature des frais de formation à comptabiliser. Lorsqu’ils sont assimilés à des impôts ou taxes, ils sont enregistrés dans le compte 6333. S’ils comptent parmi les frais externes, le compte 6228 est à privilégier. Les frais de formation servant la mise en service d’une immobilisation peuvent être comptabilisés sur l’un de ces comptes de charges, ou être incorporés (sur option) au coût d’acquisition de l’actif immobilisable.
Comment optimiser la gestion des frais de formation ?
Pour optimiser son budget formation, il s’avère profitable de se doter d’une plateforme TMS (training management system). Cet outil simplifie l’analyse des données collectées dans le cadre d’une stratégie de montée en compétences, et permet un suivi rigoureux du coût de la formation.
Il permet d’identifier les éventuelles failles de gestion des dépenses et de prendre les mesures correctives qui s’imposent :
etc.
réduction des frais annexes (déplacements, hébergement, etc.) ;
distinction des modules fructueux de ceux ne produisant pas les effets escomptés ;
meilleure mobilisation des organismes financeurs ;
