Comme l’outsourcing de la gestion de paie, l’externalisation de la gestion de formation professionnelle semble attirer toujours plus de nouveaux candidats. Au regard de la situation, cette information étonne peu.
Alors même que les besoins en formation deviennent plus pointus, les DRH et responsables de formation sont soumis à des contraintes budgétaires, que ce soit du fait de l’entreprise ou directement des financements publics dont les règles d’accès ne cessent de durcir. Économiser motive, bien évidemment. Se concentrer sur l’essentiel et l’intérêt premier de son métier aussi.
Par bien des aspects, l’externalisation de la gestion de la formation s’avère donc séduisante. Mais pour autant, faut-il céder au chant des sirènes ? Quels sont les avantages concrets, mais aussi les écueils à éviter ?
Externalisation de la gestion de formation : qu’est-ce que ça signifie ?
Définition et caractéristiques de l’externalisation
Sans grande surprise, l’externalisation de la gestion de formation consiste à déléguer — en tout ou partie — l’accompagnement requis (gestion administrative et organisationnelle, outils, financements, etc.) pour développer les compétences des collaborateurs et maintenir les niveaux de productivité et d’efficience attendus.
L’entreprise demandeuse fait ici appel à un prestataire externe dont le rôle sera plus proche du partenaire que du pur sous-traitant. Cette situation peut intervenir pour différentes raisons. Dans la majorité des cas, le déclic survient pour plusieurs d’entre elles : budgétaire, manque d’effectif, défaut d’expertise, besoin d’optimisation, contexte de fusion-scission, etc.
Ce type de partenariat poursuit généralement plusieurs objectifs :
- maintien de l’employabilité des salariés ;
- garantie de la pérennité de l’entreprise grâce à l’anticipation des besoins de compétences de l’entreprise pour suivre son évolution et celle de son secteur
- amélioration du turnover ;
- augmentation de la motivation et de l’engagement pour une meilleure fidélisation ;
- adaptation aux contraintes du marché (guerre des talents, job hopping, attractivité, montée en compétences, etc.).
Bien entendu, ces collaborations agissent sur des champs plus ou moins importants, en fonction des besoins, mais aussi des capacités de chacun.
Les possibilités en termes d’externalisation (champ d’action)
Le prestataire retenu par l’entreprise pour l’externalisation de la gestion de formation pourra intervenir sur différents points, en fonction de ses compétences et des besoins/contraintes de l’entreprise qui exprime son besoin (exemple : mission qu’on souhaite ne pas externaliser pour des raisons sociales).
Les contrats sont prévus pour que le périmètre des actions réalisées par l’entreprise spécialisée dans l’externalisation de la formation puisse évoluer dans un sens ou un autre.
Voici les 6 piliers qu’on retrouve le plus fréquemment dans ce type de collaboration :
- Participation conjointe à la stratégie de formation de l’entreprise : grâce à son expertise et sa compréhension des marchés, l’expert choisi peut accompagner l’entreprise sur son recueil de besoins et prodiguer ses conseils sur l’élaboration du plan de développement de compétences, par exemple.
- Externalisation de la gestion des achats de formation : le prestataire est à la fois en mesure de faire le sourcing des organismes de formation répondant à vos besoins et d’effectuer l’achat de formation pour vous. Comme vous le verrez plus loin dans cet article, cette possibilité n’est pas anodine au regard des économies réalisables.
- La veille et la gestion juridique et administrative : en interne, les responsables de formations sont souvent débordés par ces sujets à faible valeur ajoutée ou en sous-nombre pour agir rapidement lors de changements. Le prestataire externe a une expertise parfaite de ces sujets et gère les dossiers auprès des OPCO, OPCA et organismes de financement. Il opère une veille constante des évolutions et applique une posture proactive pour anticiper les difficultés, au bénéfice de son client. Libérant un temps précieux pour s’occuper des tâches qui importent, l’expert en formation se chargera des achats, du reporting et de tous les autres prérequis légaux. Cette externalisation permet de donner plus de temps aux L&D managers et DRH pour affiner leur stratégie et optimiser les résultats à long terme.
- Le suivi, reporting et pilotage des KPIs : le spécialiste suivra les résultats de ses actions et en fera un reporting détaillé (Qui est formé ? Sur quelles compétences ? Quelle durée ? Quel impact sur la productivité ? Quelle complétion et quel taux de satisfaction ? Quel ROI ? ) qui répondra aux prérogatives légales vis-à-vis du CSE. Pour justifier son action de formation auprès des métiers et de la direction, il se positionne comme un business partner à part entière.
- Optimisation des plateformes LMS : l’entreprise retenue a une connaissance des outils RH du marché (dont les LMS), ce qui lui permet de les utiliser et d’interfacer ses propres outils. Cela favorise une parfaite coordination des opérations et une optimisation de la gestion de votre plateforme par vos équipes.
- L’organisation concrète des formations : de l’édification du projet de formation jusqu’à la session, le prestataire est en mesure de s’occuper de toutes les étapes, allant de l’achat de formations à des tâches logistiques, comme l’assignation au collaborateur, la réservation des transports, la gestion des inscriptions et des hébergements, les annulations, les reports, etc. Le prestataire prend également en charge des tâches à faible valeur ajoutée et extrêmement chronophages pour permettre à l’entreprise cliente de se concentrer sur son corps de métier.
Externalisation de la formation : quels avantages ?
Comme ce préambule le laisse deviner, l’externalisation de la gestion de formation en entreprise est porteuse de nombreux avantages. Ces bénéfices varient en fonction des situations de chacun, bien entendu. En voici quelques exemples.
L’optimisation des coûts et du budget annuel
Un prestataire spécialisé sera en mesure d’optimiser vos coûts et de vous aider à concevoir votre budget de formation annuel grâce à un audit préalable. Sa spécialisation et sa casquette multi-comptes en font un expert dans la chasse aux économies. Externaliser permet aussi souvent plus de flexibilité au niveau des coûts. Le budget dépensé est en effet proportionnel au volume du besoin. Cette flexibilité n’est pas toujours possible dans le cadre de l’internalisation de ces missions.
De par ses achats groupés et en larges volumes, le prestataire dispose d’un levier de négociation plus important sur les coûts auprès des organismes de formation. Ses demandes fréquentes et son réseau lui permettent également d’avoir accès à des tarifs préférentiels. La capacité du prestataire à gérer de gros volumes de besoins de formations aide aussi le responsable de la formation interne à réaliser les objectifs prévus dans le plan de formation et donc à sécuriser la même somme pour l’année suivante. Il s’agit là d’un point crucial, d’autant plus lorsque les entreprises jouent la carte de la contraction des budgets RH tout en ayant des attentes plus élevées, comme à l’heure actuelle.
Optimiser la performance opérationnelle et libérer du temps pour d’autres tâches
Il peut être démotivant pour les équipes de formation internes de devoir se consacrer davantage à des tâches administratives et juridiques que sur la raison même pour laquelle ils ont été engagés, à savoir : faire avancer l’entreprise grâce à la création et au pilotage d’une stratégie experte d’amélioration des compétences. L’accumulation de tâches répétitives, voire rébarbatives, peut générer un désengagement sur ces missions pourtant si cruciales au bon développement de l’entreprise.
Faire appel à un prestataire externe contribue à dégager du temps. En interne, les collaborateurs concernés pourront se focaliser sur leur cœur de métier et sur l’apport d’une belle valeur ajoutée. Motivantes et enthousiasmantes, ces missions permettront de se concentrer sur la réponse aux besoins de nouvelles compétences.
Transmission de l’expertise du prestataire
En travaillant pour le compte de multiples entreprises, le prestataire s’est forgé une expertise solide et a emmagasiné de nombreuses données sur différents secteurs grâce à l’éventail de ses clients. En collaborant avec lui, l’entreprise bénéficie directement d’une transmission d’informations cruciales, à la fois d’un point de vue “benchmark”, nouveautés et législation. Cela peut se faire de façon naturelle, au cours des échanges ou lors d’événements programmés et d’informations livrées suite à une demande.
Par ailleurs, grâce à ses connaissances et son réseau, le prestataire sera en mesure de vous conseiller les organismes de formation les plus adéquats pour vos besoins. Tout cela dans un but : uniformiser, rationaliser et améliorer la qualité des formations. Ce réflexe de rationalisation et ces connaissances peuvent être très efficaces. L’expert peut notamment vous recommander un organisme de formation qui pourra assumer la couverture internationale de vos besoins, par exemple, ce qui évitera de devoir travailler avec un prestataire par pays, ville, etc. Plusieurs avantages en résultent : gain de temps, optimisation du budget car achat de plus gros volumes, etc.
Maîtrise de l’aspect juridique
Un prestataire chargé de la gestion de formation professionnelle vous assurera également une parfaite maîtrise des aspects juridiques liés à ses missions.
Dans le registre des obligations, l’employeur doit par exemple veiller à la bonne gestion des formations obligatoires, notamment les certifications nécessaires pour conduire des machines sans danger, tels que les CACES 1, 2, 3, etc. Sans un suivi rigoureux, l’entreprise s’expose à de gros risques (exemple : un salarié qui subit un accident du travail alors que sa certification a expiré).
Un expert va permettre — via des process, son expérience et ses outils — un suivi précis et anticiper les besoins relatifs aux formations légales à prévoir pour certains types de salariés (souvent dans les secteurs de l’industrie, du BTP, industrie chimique…). Évidemment, il ne s’agit que d’un exemple, mais les obligations sont diverses et l’apport d’un prestataire spécialisé peut être crucial pour avancer sereinement dans la gestion de son activité.
Profiter d’une plus grande force pour accompagner les nouveaux besoins et changements de son entreprise
Via sa spécialisation accrue sur le sujet de la formation, le prestataire est plus au fait des nouveautés et les a souvent intégrées dans son offre, à peine sorties.
Sa capacité à prévoir et à répondre à des besoins subitement plus élevés ou tout à fait différents — il existe de nombreuses possibilités : MOOC, COOC, SPOC, Mobile Learning, Serious Game, etc. — sont des atouts fonctionnels de taille pour une entreprise qui ne cesse d’évoluer et de changer au cours du temps ! Besoin de plus de reporting ? D’achats ? De tâches administratives ou encore d’appui sur la partie logistique des formations (réservations, reports, annulations, organisation générale) ? Le prestataire externe s’adapte pour chacun de ces points dans des temps records. En interne, une telle flexibilité est malheureusement impossible, ou presque, surtout pour le même budget.
Cette capacité à répondre dans des délais serrés est un argument massue qui permet à de nombreuses entreprises de faire face à la guerre des talents et à la pénurie de profils formés sur des compétences nouvelles, tout en améliorant l’attractivité, le gain de compétences et la fidélisation des collaborateurs.
Comment choisir son partenaire et comment vous y préparer ?
Outsourcer n’est pas un choix anodin et il convient de faire un point sur vos besoins. C’est leur connaissance qui vous permettra par la suite de réaliser un comparatif approfondi des différents prestataires d’externalisation qui pourront vous aider.
Voici quelques points sur lesquels vous devez obligatoirement vous poser avant de vous lancer dans la recherche d’un prestataire (liste non exhaustive) :
- lister les besoins en formation actuels et futurs ;
- décider concrètement des tâches que vous souhaitez externaliser ;
- faire le point sur le budget et les économies attendues ;
- penser aux forces internes et à leurs capacités pour les inclure positivement dans ce nouveau projet. Il faut en effet se préparer à une évolution et une réorganisation du fonctionnement RH/formation en interne. Les collaborateurs du pôle formation vont pouvoir se recentrer sur leur cœur de métier grâce à la prise en charge des tâches chronophages ;
- penser aux mises en place nécessaires pour l’intégration du nouveau prestataire, à la fois d’un point de vue humain, financier, contractuel et technologique (la question du SIRH ou LMS et de la compatibilité avec les systèmes du prestataire peut se poser) ;
- se préparer à collaborer et co-construire là où vous avez agi seul pendant des années, même si la stratégie de formation reste à votre initiative, évidemment ;
- comprendre qu’on ne peut jamais parler d’externalisation totale, c’est impossible. Il est toujours attendu de l’entreprise qu’elle détaille ses besoins, ses grands axes stratégiques, et qu’elle gère le contact avec le CSE et les organisations syndicales ;
- faire le classement des qualités qui seront les plus prisées chez le prestataire et prévoir une notation pour faciliter votre choix et le baser sur le concret plutôt que sur l’émotionnel. Atouts sur le plan humain, haut niveau d’expertise dans votre secteur, expérience, tarifs, flexibilité du contrat : passez tout au peigne fin. Les beaux mariages génèrent de bons résultats. Et rappelons que les contrats durent généralement un minimum de 3 ans.
Faut-il se lancer ? Une question de situation
Après la lecture de cet article, la question se pose : faut-il ou non se lancer ? Sans vouloir copier le scribe Otis, il s’agira de mettre toutes ces informations en lien avec votre situation. L’externalisation est une solution intéressante sur de nombreux points, mais qui exige une certaine vigilance pour que l’expérience se déroule comme souhaité.
Le sujet de la formation est un enjeu extrêmement sérieux et il convient pour chaque entreprise de se poser sans cesse les bonnes questions pour améliorer ses résultats et prendre les devants face aux complications potentielles liées aux changements de législation.
