Formations Obligatoires et Obligation de Former : Distinguer pour Mieux Gérer
La loi « Avenir professionnel » place la formation professionnelle des salariés au cœur de la mission des services RH. Il s’agit de valoriser les parcours professionnels des actifs et de préserver leur employabilité sur le marché du travail. Cela implique de nouvelles contraintes pour l’entreprise, notamment celle de se conformer à l’obligation de formation de l’employeur. L’objectif est d’aider le salarié à s’adapter au rythme des mutations de son métier.
Comprendre la Nuance Juridique : Deux Concepts, Deux Enjeux
L’obligation de formation de l’employeur est une notion à ne pas confondre avec les formations imposées par le législateur.
Les formations obligatoires (Sécurité, Habilitations) : condition sine qua non à l'exercice du poste
Il existe une diversité de formations que les entreprises sont tenues de dispenser à leurs salariés pour que ces derniers soient autorisés à prendre leur poste. Celles-ci portent le plus souvent sur la sécurité et la prévention des risques au travail, et concernent parfois des domaines d’activité spécifiques.
Il peut s’agir de sessions d’apprentissage pour obtenir :
- une habilitation (électrique, au montage/démontage d’échafaudage, etc.) ;
- un brevet de secourisme ;
- un permis pour la conduite de véhicules, d’appareils de levage ou d’engins de toute nature ;
- des connaissances concernant les gestes et postures au travail pour des opérations de manutention.
Ces formations obligatoires déterminent la capacité du collaborateur à exercer la fonction qui lui est dévolue dans le respect des normes de sécurité. Comme l’article R4141-15 du Code du travail le prévoit, les modules d’apprentissage doivent être en lien avec les risques auxquels le travailleur s’expose dans l’exécution de sa mission.
L'obligation générale de former (Employabilité) : un devoir de maintien dans l'emploi
En plus des formations obligatoires à pourvoir, l’entreprise est également soumise à l’obligation de formation de l’employeur. Celle-ci s’inscrit dans la loi « Avenir professionnel » et impose aux organisations de mobiliser tous les moyens nécessaires au maintien de l’employabilité des travailleurs et à leur mobilité professionnelle.
Cela passe notamment par le déploiement d’un plan de développement des compétences, l’organisation d’un entretien professionnel (tous les 4 ans) avec chaque collaborateur, ou encore par l’accueil d’alternants avec désignation d’un tuteur pour chacun d’eux.
Les Risques pour l'Employeur en Cas de Manquement
Risques pénaux et civils liés à la sécurité (Accidents du travail)
La formation professionnelle constitue une obligation légale de l’employeur. L’article L6321-1 du Code du travail prévoit que ce dernier doit assurer l’adaptation du salarié à son poste, ainsi qu’aux évolutions que celui-ci implique (numériques, technologiques, structurelles, etc.). Cette obligation vaut pour toute la durée de la relation de travail.
Dans l’hypothèse que l’employeur refuse de s’y plier, ce manquement à son devoir peut se caractériser de facteur aggravant dans le cadre d’un litige Prud’homal. En effet, l’absence de formation peut conduire le collaborateur à être victime d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle, et à être ainsi privé de son emploi. Si la faute de l’employeur est avérée, celui-ci peut être amené à verser des dommages et intérêts au salarié lésé.
Risques financiers liés à l'entretien professionnel (Abondement CPF de 3 000 €)
En cas de manquement à l’obligation de formation de la part de l’employeur, celui-ci s’expose également à un risque financier significatif. De plus, dans la mesure où l’organisation emploie plus de 50 salariés, l’employeur qui déroge à son devoir d’organiser un entretien professionnel dans les circonstances qui l’exigent, peut être contraint d’abonder le compte CPF du collaborateur concerné à hauteur de 3 000 €. Il a donc tout intérêt à se conformer à cette directive et à prévoir l’entretien professionnel des salariés :
- au moment de leur embauche ;
- tous les 4 ans (assorti d’un bilan tous les 6 ans) ;
- dès leur retour d’un congé maternité, parental, sabbatique ou encore d’une absence pour longue maladie.
Cette sanction peut également être prononcée à l’encontre de l’employeur si ce dernier est en incapacité de justifier qu’il a fait bien fait suivre au moins une formation non obligatoire à son salarié.
Piloter sa Conformité Réglementaire au Quotidien
Le défi du suivi des échéances et des recyclages (Habilitations)
Veiller à la conformité des différentes actions de formation initiées constitue un véritable challenge à relever pour l’entreprise. Selon la nature de son activité, elle doit avant tout s’assurer que ses collaborateurs disposent bien des autorisations requises pour l’exercice de leurs fonctions.
Il s’agit d’effectuer un suivi exhaustif des dates de validité des différentes habilitations nécessaires à chaque poste (échéances de FIMO dans le transport par exemple). Pour ce faire, il existe divers outils de gestion de la formation sur lesquels s’appuyer, comme les plateformes de Training Management System (TMS) par exemple.
Celui-ci permet au service RH de collecter et de traiter un grand nombre de données. Il permet notamment d’automatiser des rappels pour organiser dans les délais impartis, les futures sessions de formation servant à renouveler les accréditations.
La traçabilité des entretiens professionnels et des actions de formation
Il convient également d’effectuer un suivi régulier des divers dispositifs mis en place au sein de l’organisation en faveur de la formation professionnelle continue. Si la loi prévoit une obligation de formation de l’employeur au bénéfice des salariés, celui-ci reste libre d’intégrer des cursus d’apprentissage non obligatoires dans son plan de développement des compétences.
Ces derniers sont d’ailleurs vivement recommandés et contribuent à valoriser le parcours professionnel des salariés. En revanche, chaque entretien ou action de formation doit faire l’objet d’un enregistrement dans la base de données du gestionnaire, ou sur l’outil pédagogique dont il dispose (ex : plateforme LMS).
Cette précaution permet de justifier que l’employeur accomplit bien son devoir de formation auprès de son personnel en cas de contentieux au Prud'homme ou de dénonciation d’un licenciement pour insuffisance professionnelle.
Sécuriser vos Obligations Légales avec l'Externalisation Cimes
Pour une entreprise grand compte, confier le pilotage de sa stratégie de montée en compétences à des experts s’avère profitable à divers égards.
Fiabiliser le suivi administratif et les relances
Gestion automatisée des dates de validité des habilitations
Les acteurs de l’externalisation de la formation ont pour mission d’accompagner les entreprises dans leur gestion des talents présents ou à venir dans leurs effectifs. Ils permettent également à leurs clients de respecter l’obligation qu’a l’employeur de former ses collaborateurs en vue de rendre leurs profils évolutifs et adaptables au marché de l’emploi.
Pour cela, le prestataire assiste les RH et met à leur disposition les outils appropriés pour automatiser les relances pour le renouvellement des titres, permis, agréments ou habilitations de leurs collaborateurs. Ce service offre au gestionnaire un gain de temps non négligeable et lui permet de concentrer son action sur d’autres tâches à forte valeur ajoutée.
Collecte et archivage des preuves de réalisation (Feuilles d'émargement)
Toutes les actions de formation mises en œuvre doivent être intégrées au plan de développement des compétences et l’employeur doit en garantir la traçabilité. Pour ce faire, il établit et collecte les preuves de réalisation de la session de formation :
- feuilles d’émargement ;
- questionnaires de satisfaction et d’évaluation de la formation ;
- édition de la certification ;
- plannings de formation ;
- etc.
Les systèmes de gestion de la formation permettent également de conserver un historique des modules d’apprentissage suivis et des entretiens professionnels menés auprès de chaque salarié.
L'expertise Cimes : Audit de conformité et optimisation des plans de formation
Bénéficier de l’accompagnement du Groupe Cimes, c’est s’offrir une expertise solide en matière de formation professionnelle. Il s’agit de 30 années d’expérience mises au profit des entreprises de grande envergure ou de taille intermédiaire (ETI).
Des conseils précieux pour une stratégie de formation efficace
Nos collaborateurs vous guident dans le processus de montée en compétences de vos salariés et réalisent pour vous des audits de conformité, vous permettant de respecter l’obligation de formation de l’employeur. Vous êtes ainsi soutenu dans :
- le recueil et l’analyse des besoins en formation ;
- vos travaux de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) ;
- la détermination d’objectifs pédagogiques corrélés à votre stratégie d’entreprise ;
- l’optimisation du budget de formation ;
- vos demandes de financement.
Vérification de l'éligibilité des formations au regard de l'obligation sexennale
Outre ses services de diagnostic en matière de gestion des talents, le Groupe Cimes effectue pour vous un suivi des actions pédagogiques menées, et s’assure que celles-ci observent bien les exigences réglementaires.
Nos équipes examinent alors le catalogue de formation et son adéquation avec les évolutions des métiers et du secteur d’activité. Elles vérifient également la périodicité de la tenue des entretiens professionnels et que l’entreprise se conforme bien à son obligation sexennale.
Celle-ci consiste à réaliser un bilan portant sur les perspectives d’évolution de carrière de chaque collaborateur. Il intervient tous les 6 ans, au terme d’une période devant comporter plusieurs entretiens professionnels (tous les 4 ans). Ce bilan permet de faire un état des lieux des actions menées et d’évaluer le défaut d’action qui conduirait l’employeur à abonder le compte CPF des salariés concernés.
Transformer la Contrainte Légale en Levier de Performance
Une gestion sereine pour se concentrer sur le développement des compétences
Si observer l’obligation de formation de l’employeur relève du défi, cet impératif se révèle être également une opportunité de gagner en compétitivité. Cette stratégie peut, en effet, pousser l’entreprise à externaliser la gestion de la formation. Le gestionnaire de formation bénéficie alors de divers avantages :
- il se libère du temps ;
- il gagne en sérénité quant à la conformité de son plan de formation ;
- il réduit ses risques de contentieux.
De plus, cet investissement lui permet de concentrer ses efforts sur d’autres enjeux, d’ordre pédagogiques cette fois-ci, tels que la qualité des parcours de formation à proposer, mais aussi sur :
- les contenus didactiques ;
- les modalités de leur diffusion (classes virtuelles, ateliers en présentiel, applications sur smartphones, etc.) ;
- l’analyse des besoins ;
- la sélection des méthodologies d’apprentissage les plus appropriées selon le public ciblé (adaptive learning, blended learning, etc.) ;
- etc.
C’est également l’occasion de prendre le temps d’échanger avec les salariés et de sonder leurs ambitions professionnelles. Ce faisant, il sera en mesure de personnaliser les modules pédagogiques pour les rendre plus pertinents et adaptés aux objectifs fixés.
L'apport d'un tiers de confiance pour la gestion des risques RH
Acteur majeur de l’externalisation de la formation, le Groupe Cimes est tout indiqué pour traiter les problématiques liées à la montée en compétences du personnel. En véritable allié dans le pilotage d’une stratégie de formation, il contribue à prévenir ses clients des risques RH qu’ils peuvent encourir :
- recrudescence des accidents de travail et des maladies professionnelles par manquement à l’obligation de formation de l’employeur ;
- perte d’habilitation ou d’agrément lié à un défaut de suivi des dates d’échéance ;
- perte d’attractivité et fuite des talents ;
- risque financier par le versement de dommages et intérêts ou par l’abondement du compte CPF de salariés lésés.
Un tel manque d’exhaustivité dans la gestion de la formation peut être lourd de conséquences et aller jusqu’à compromettre la réputation et le professionnalisme de l’entreprise. Le soutien d’un partenaire de confiance est alors indispensable pour une politique de formation évolutive et performante.
