Gestion opérationnelle de la formation : comment sécuriser le déploiement de bout en bout ?

L’élaboration du plan de développement des compétences constitue pour l’entreprise l’ébauche de son projet pour renforcer l’expertise de ses équipes. La gestion opérationnelle de la formation, elle, détermine son niveau de réussite. En effet, il ne s’agit pas seulement d’appliquer une stratégie définie, mais bien de s’assurer qu’à chaque étape du déploiement, toutes les conditions sont réunies pour sécuriser financièrement et légalement le processus, tout en offrant aux collaborateurs une expérience satisfaisante dans leurs parcours professionnels

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Pourquoi un bon plan de formation peut-il échouer au moment du déploiement ?

L’article L. 6321-1 du Code du travail prévoit que l’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail et veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, notamment au regard de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. Les actions de formation mises en œuvre à ces fins peuvent être prévues dans le plan de développement des compétences de l’entreprise.

Bien que celui-ci soit le fruit d’une réflexion longuement mûrie, la qualité du plan établi ne présume pas forcément de son efficacité. Divers paramètres entrent en compte au moment du déploiement et peuvent interférer dans la gestion opérationnelle de la formation :

• l’exploitation d’informations incomplètes ou erronées ;
• un manque de clarté dans la répartition des responsabilités des parties prenantes ;
• des retards dans le processus de déploiement ;
• un défaut d’engagement des apprenants ;
• un manque de coordination entre les fournisseurs ou prestataires.

Le contenu du plan de formation ne constitue pas, à lui seul, la garantie d’obtenir les effets escomptés. Son déploiement devient une phase décisive : les processus et les outils structurent l’exécution, tandis que l’expertise métier permet d’anticiper les risques, de contrôler les opérations et de gérer les situations qui sortent du cadre prévu.

Que recouvre réellement la gestion opérationnelle de la formation ?

La gestion opérationnelle de la formation désigne l’ensemble des actions nécessaires pour transformer un plan de développement des compétences en formations effectivement organisées, suivies, financées et évaluées. Elle intervient à toutes les étapes du processus.

Avant la formation

Certaines de ces actions sont à réaliser en amont de la session de formation, comme sélectionner :

• les contenus pédagogiques les plus pertinents ;
• les outils pédagogiques appropriés (LMS, TMS ou autres logiciels de gestion) ;
• les prestataires justifiant des expertises recherchées (organismes de formation, intervenants, etc.) ;
• les dispositifs d’apprentissage répondant le mieux aux objectifs fixés (contrat d’alternance, etc.) ;
• etc …

Une fois la feuille de route établie, les premières initiatives portant sur la gestion opérationnelle de la formation se mettent en place :

• planifier les sessions de formation ;
• monter les dossiers de prise en charge auprès des OPCO ;
• réserver les salles ;
• envoyer les convocations aux participants ;
• etc …

Pendant la formation

Les missions des chargés de formation évoluent au cours de la formation, mettant en valeur le caractère administratif de son suivi, via :

• la collecte des feuilles d’émargement ;
• le traitement des évaluations ;
• le suivi d’indicateurs pertinents pour les reportings ;
• etc …

Les professionnels sont également affectés à d’autres tâches, telles que la mise à jour des dossiers des participants ou encore la communication avec les organismes financeurs (opérateurs de compétences, France Travail et collectivités).

Après la formation

La gestion opérationnelle de la formation perdure au-delà de l’achèvement d’un module de formation. En effet, une fois le cursus terminé, il est impératif d’en mesurer l’efficacité. Pour ce faire, il convient de :

• s’assurer du respect du budget alloué ;
• calculer le retour sur investissement de l’action menée ;
• évaluer la mise en application des compétences acquises, ainsi que le gain de performance en milieu professionnel ;
• maintenir une veille régulière sur les évolutions de la réglementation.

Comment préparer les données, les règles et les responsabilités ?

La gestion opérationnelle de la formation passe inévitablement par une mise en conformité rigoureuse des processus. Tout l’enjeu consiste à assurer la fiabilité des données collectées, afin de disposer d’une information sans ambiguïté, propice à une prise de décision éclairée.

Pour s’en doter, les responsables formation peuvent s’appuyer sur :

• les référentiels des compétences à acquérir selon les métiers concernés ;
• un suivi rigoureux des droits et des validations ;
• l’étude des règles d’éligibilité aux différents dispositifs d’apprentissage ;
• un processus décisionnel juste et cohérent, basé sur une approche RACI.

Cette dernière permet de déterminer le rôle et les responsabilités de toutes les parties prenantes en définissant explicitement le champ de compétences de chacun :

• R pour le réalisateur ou l’exécutant de la tâche ;
• A pour l’approbateur qui la valide ;
• C pour la personne qui est consultée et qui émet ses recommandations ;
• I pour celle que l’on tient informée.

Les prérequis à formaliser avant le déploiement

• Définir les données de référence et identifier qui peut les modifier.
• Formaliser les règles d’éligibilité, de validation et de financement.
• Répartir les responsabilités entre RH, managers, collaborateurs et prestataires.
• Prévoir les contrôles à chaque étape du dossier.
• Définir les procédures à suivre en cas d’anomalie ou de situation exceptionnelle.
• Organiser la circulation des informations entre les différents outils.

Comment planifier et organiser les actions de formation ?

Dans le cadre de la gestion opérationnelle de la formation, chaque action initiée a pour but de répondre à un objectif spécifique (combler une lacune, actualiser une compétence, etc.). Sa mise en œuvre fait donc suite à une analyse des qualifications présentes et manquantes, caractéristique de la GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels).

Dès lors que les besoins en formation sont identifiés, le service RH se charge de planifier la session de formation la plus adéquate au public visé et de procéder à l’ouverture des inscriptions, via la plateforme interne de gestion de la formation par exemple. Il s’agit également d’organiser la mise en disponibilité des salariés à former pour préserver le bon déroulement de l’activité.

Le déploiement de l’action de formation implique également une certaine logistique, comprenant :

• la sélection d’un formateur expérimenté en fonction des compétences ciblées ;
• le choix des modalités de diffusion des savoirs (présentiel ou distanciel) ;
• la réservation d’une salle ;
• le déploiement de l’outil pédagogique approprié (LMS, application mobile, etc.).

Enfin, il convient de soigner la communication auprès des équipes pour promouvoir au mieux l’offre de formation de l’organisation.

Comment sécuriser la gestion administrative et financière ?

Le déploiement d’une stratégie de montée en compétences implique de traiter un grand volume d’informations, dont certaines peuvent présenter un caractère personnel ou confidentiel. C’est pourquoi un certain nombre de mesures de sécurisation s’imposent dans la gestion opérationnelle de la formation.

Sur le plan administratif, cela passe par l’établissement et la gestion de divers documents, tels que :

• les conventions, posant le cadre de la formation ;
• les convocations, formalisant le départ du collaborateur en formation ;
• les feuilles d’émargement ou autres justificatifs d’assiduité ;
• la conservation des dossiers pendant une durée adaptée à leur finalité, dans le respect des règles applicables à la protection des données.

Sur le plan financier, certaines pièces justificatives sont attendues pour permettre la prise en charge du dispositif de formation, telles que :

• les attestations de réalisation de la formation ;
• les factures ;
• les demandes de prise en charge et les accords de financement.

Sécuriser cette gestion suppose également de rapprocher les commandes, les réalisations, les factures et les financements afin de détecter les écarts avant la clôture du dossier.

Comment gérer les aléas sans désorganiser le dispositif ?

La gestion opérationnelle de la formation est un processus complexe, qui requiert de tenir compte des spécificités relatives à l’humain. En ce sens, bon nombre d’aléas peuvent survenir et perturber le bon déroulement de l’action de formation. Il peut s’agir de gérer :

• l’annulation d’une session ;
• le remplacement d’un intervenant ;
• des absences ;
• des modifications dans les dates de formation ;
• une erreur dans l’adresse du lieu de formation ;
• l’absence de certains documents ;
• tout événement exceptionnel.

Il incombe donc à l’employeur et à ses équipes de se montrer réactifs pour pallier ces déconvenues, de sorte que le processus d’apprentissage puisse se poursuivre dans les meilleures conditions.

Pour limiter les erreurs et parer aux aléas, trois composantes sont complémentaires : des processus robustes, une expertise métier capable d’anticiper et de traiter les situations exceptionnelles, et des outils adaptés pour centraliser les informations, automatiser certains contrôles et faciliter les alertes. Un vivier de prestataires peut également permettre de trouver plus rapidement une solution en cas d’indisponibilité.

Quels indicateurs suivre pour améliorer l’exécution ?

Pour exploiter tout le potentiel de son plan de développement des compétences, il s’agit de se montrer méthodique. Pour cela, le collaborateur chargé de la gestion opérationnelle de la formation s’emploiera à définir en amont les indicateurs de suivi les plus pertinents.

À ce titre, il peut être intéressant de suivre les données suivantes :

Le choix de ces critères dépend des objectifs de l’entreprise, de son organisation et de ses engagements de service. L’information recueillie permet de mettre en évidence les axes d’amélioration possibles, d’évaluer la fiabilité des différents intervenants et d’ajuster la stratégie de formation en conséquence.

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FAQ sur la gestion opérationnelle de la formation

Qu’est-ce que la gestion opérationnelle de la formation ?

La gestion opérationnelle de la formation regroupe toutes les opérations nécessaires pour mettre concrètement en œuvre le plan de développement des compétences : planification, inscriptions, logistique, suivi des présences, gestion documentaire, facturation, financement et reporting.

Quelle est la différence entre stratégie et gestion opérationnelle de la formation ?

La stratégie de formation définit les priorités, les compétences à développer et les objectifs poursuivis. La gestion opérationnelle organise leur exécution au quotidien et veille à ce que les actions prévues soient effectivement réalisées dans le respect des délais, des budgets et des règles applicables.

Quelles sont les principales étapes de la gestion d’une formation ?

Avant la formation, il faut notamment sélectionner la solution, planifier la session, inscrire les participants et organiser la logistique. Pendant la formation, les équipes suivent les présences, les incidents et les évaluations. Après la formation, elles clôturent les dossiers, traitent les factures et financements, puis consolident les résultats.

Quels outils utiliser pour gérer les opérations de formation ?

Un TMS permet de centraliser la gestion administrative, logistique et financière des formations. Il peut être connecté à un SIRH, à un LMS, à des outils financiers ou à des solutions de reporting afin de fiabiliser les flux de données et de limiter les doubles saisies.

Comment sécuriser les dossiers de formation ?

La sécurisation repose sur des règles clairement définies, des responsabilités formalisées, des contrôles documentaires, des données régulièrement mises à jour et un suivi des échéances. Les pièces administratives, les justificatifs de réalisation, les factures et les accords de financement doivent pouvoir être rapprochés.

Comment limiter les erreurs et les retards ?

Il est nécessaire de combiner des processus robustes, des outils adaptés et une expertise métier. Les outils peuvent centraliser les informations, automatiser certaines tâches et déclencher des alertes ; les professionnels contrôlent les résultats, anticipent les risques et prennent en charge les situations exceptionnelles.

Quels indicateurs permettent de piloter la gestion opérationnelle ?

Les indicateurs peuvent porter sur les délais, les inscriptions, les présences, les annulations, la complétude des dossiers, la clôture administrative, les coûts, les financements, les anomalies, la satisfaction et la disponibilité des données de reporting.

Pourquoi externaliser la gestion opérationnelle de la formation ?

L’externalisation peut permettre à l’entreprise d’absorber un volume important d’opérations, de structurer ses processus, de fiabiliser les données et de mobiliser une expertise spécialisée. Sa pertinence dépend toutefois du périmètre confié, du niveau de service attendu et de la gouvernance mise en place entre l’entreprise et son prestataire.

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Ecrit par

Kristel Vigilant

Responsable Marketing et Communication chez Cimes, Kristel Vigilant Lapompe-Paironne décrypte les enjeux qui transforment la formation en entreprise : pilotage, externalisation, digitalisation, data et nouvelles pratiques Learning. Elle s’appuie sur l’expertise terrain des équipes Cimes pour proposer des contenus concrets aux Directions RH et Formation.

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