Les 4 étapes clés de l'ingénierie de formation : guide complet

L’ingénierie de formation est désormais une discipline à part entière dans une stratégie d’entreprise. Elle concentre les méthodes d’enseignement et les pratiques d’apprentissage contribuant à l’évolution professionnelle des travailleurs, laquelle profite par ruissellement à l’entreprise. L’ingénieur de formation décompose sa mission en 4 étapes. Quelles sont-elles et en quoi celles-ci favorisent la montée en compétences des salariés de l’organisation ?

Qu'est-ce que l'ingénierie de formation ?

Définition et objectifs

L’ingénierie de formation désigne l’ensemble des dispositions prises, qu’elles soient d’ordre organisationnel ou administratif, dans le but de favoriser les situations d’apprentissage. Elle regroupe ainsi diverses actions et méthodes cohérentes, chacune d’elles visant la montée en compétences des apprenants, avec pour ambition de répondre aux besoins spécifiques exprimés par les organisations.

Pour démontrer son efficacité, l’ingénierie de formation s’inscrit dans un processus itératif et s’opère en différentes étapes. Elle part de l’analyse des besoins en formation, puis évolue vers la conception jusqu’à l’évaluation du dispositif d’apprentissage, en vue de le perfectionner afin de le reproduire auprès d’autres élèves.  

Différence entre ingénierie de formation et ingénierie pédagogique

L’ingénierie de formation et l’ingénierie pédagogique sont liées, mais elles ne recouvrent pas exactement le même périmètre. L’ingénierie de formation porte sur le dispositif global. Elle s’intéresse au besoin, aux objectifs, au public cible, au budget, aux ressources, au calendrier, aux modalités de déploiement, aux prestataires, au pilotage et à l’évaluation.

L’ingénierie pédagogique est une composante de l’ingénierie de formation. Elle porte sur la manière de faire apprendre : objectifs pédagogiques, progression, scénarisation, méthodes d’animation, activités, supports, modalités d’évaluation des acquis et adaptation aux apprenants.

Autrement dit, l’ingénierie de formation répond à la question : « Quel dispositif mettre en place pour répondre au besoin ? » L’ingénierie pédagogique répond plutôt à la question : « Comment organiser les apprentissages pour atteindre les objectifs pédagogiques ? »

Les 4 étapes de l'ingénierie de formation

Selon Thierry Ardouin, enseignant-chercheur en sciences de l’éducation, l’ingénierie de formation se déroule en 4 phases au sein d’une entreprise. Cette démarche permet de passer d’un besoin exprimé à un dispositif de formation piloté et évalué.

Étape 1 : Analyse des besoins en formation

Méthodes pour identifier les besoins

Il appartient à l’ingénieur de formation de sélectionner la méthode la mieux appropriée pour identifier de manière concrète les besoins en formation des équipes. Pour ce faire, celui-ci peut commencer par s’enquérir des différentes fiches de poste de l’organisation pour mieux comprendre les enjeux individuels et collectifs au sein de la structure. 

Cette analyse préalable réalisée, il convient ensuite d’étudier le profil des collaborateurs et l’historique de leurs parcours de formation en examinant les modules et cursus déjà suivis. Cette première information permet alors de déterminer pour chaque public : 

• les compétences acquises ;
• les notions à approfondir ;
• les lacunes à combler.

Pour compléter son étude, l’ingénieur de formation peut également investiguer auprès des salariés directement. Au travers d'entretiens ou de questionnaires à remplir, il sonde leurs aspirations professionnelles ou les compétences qui leur font défaut pour être plus efficace à leur poste de travail.

Importance de l'analyse préalable

Cette première étape est essentielle, puisqu’elle constitue la base de tout plan de développement des compétences en entreprise. 

Tout l’intérêt de l’ingénierie de formation réside en la capacité de mettre en adéquation le gain de performance des collaborateurs avec le succès global de l'entreprise, et ce, en prenant soin d’intégrer les diverses contraintes qui peuvent survenir (budget, temps, etc.).

Étape 2 : Conception de l'architecture de la formation

Élaboration des contenus pédagogiques

C’est à ce stade du processus de l’ingénierie de formation qu’intervient le responsable pédagogique. Celui-ci est chargé d’élaborer les contenus didactiques qui viendront renforcer les connaissances professionnelles des apprenants.

Avant cela, il doit d’abord convenir des modalités d’enseignement à privilégier selon le contexte. La transmission des compétences s’effectuera-t-elle : 

• en présentiel ou à distance ? 
• en entreprise ou au sein d’un organisme de formation ? 
• sous la forme d’enseignements académiques ou de mises en situation professionnelle ?
• dans le cadre d’une formation diplômante ou certifiante ? 
• etc. 

Ces choix doivent faire l’objet d’une mûre réflexion, car ils influencent indéniablement la nature du contenu des modules proposés.

Choix des outils et ressources

Pour soutenir son action de conception, il s’avère judicieux pour le chargé de formation de se doter des outils adaptés. Un LMS, Learning Management System, facilite la diffusion des contenus, l’accès aux ressources, le suivi des parcours et parfois l’évaluation des acquis. Un TMS, Training Management System, soutient plutôt la gestion administrative, logistique, budgétaire et opérationnelle des actions de formation : inscriptions, convocations, sessions, prestataires, coûts, reporting, suivi réglementaire.

Les outils et méthodes pédagogiques pour la formation professionnelle sont nombreux (référentiel de compétences, cahier des charges, budget prévisionnel, etc.), et tous ne visent pas le même objectif. C’est à l’ingénieur de formation qu’il revient d’en effectuer la sélection la plus optimale possible.

Étape 3 : Mise en œuvre et animation de la formation

Techniques d'animation efficaces

Cette étape consiste à concrétiser la mise en œuvre des méthodes et des pratiques envisagées pour la montée en compétences des salariés. Leur déploiement passe notamment par : 

• la gamification des apprentissages (jeux sur application, mise en situation réelle, etc.) ;
• le tutorat, favorisant la transmission d’expérience, de valeurs et d’un savoir-faire ;
• des techniques d’animation ciblées comme l’étude de cas, le brainstorming, l’élaboration d’un mind-mapping en groupe, ou encore le tour de table pour obtenir l’adhésion de chaque apprenant. 

Les méthodes d’animation les plus efficaces sont celles qui suscitent l’engagement des participants.

Rôle des formateurs

L’ingénierie de formation implique également d’assurer la médiation entre les différents intervenants : formateurs, participants, organismes de formation, service RH, équipe comptable, etc. Cette approche participe à une meilleure intégration des formations à la culture d’entreprise et à l’environnement de travail.

À ce stade, la mission des formateurs est de premier plan. C’est à ces professionnels que revient la responsabilité d’impliquer les collaborateurs dans leur parcours de formation, les rendant ainsi proactifs quant à leur évolution professionnelle, et garantissant une plus grande efficacité du plan de formation.

Étape 4 : Évaluation et amélioration continue

Méthodes d'évaluation des résultats

L’évaluation est une composante non négligeable des 4 étapes de l’ingénierie de formation. Il s’agit d’apprécier à la fois : 

• la progression des apprenants dans leurs apprentissages ;
• la qualité de prestation du formateur ;
• la formation en elle-même pour constater si elle produit bien les effets escomptés.

L’évaluation de certains critères s’opère à chaud, au fur et à mesure du déroulement de la formation. Il est ainsi possible de recueillir des informations relatives au : 

• niveau d’avancement du stagiaire via le système de notation privilégié ;
• l’engagement des élèves au travers de feuilles d’émargement ;
• taux de satisfaction des participants au moyen de questionnaires ;
• à la pertinence des contenus par rapport aux profils ciblés via la mise à disposition d’un rapport de doléances ;
• etc.

D’autres font l’objet d’une évaluation à froid, une fois l’action de formation terminée. Il s’agira de mesurer : 

• le retour sur investissement du cursus de formation ;
• le degré de mise en application des acquis en situation de travail ;
• l’impact de la formation sur les performances du service ou de l’organisation ;
• etc.

Stratégies pour l'amélioration continue

Le caractère itératif de l’ingénierie de formation se révèle principalement au travers de l’évaluation des cursus (qualité, de volume d’heures, coût financier). Il vise l’amélioration continue des pratiques avec pour objectif d’identifier rapidement une éventuelle faille du plan de formation et d’apporter les mesures correctives nécessaires pour en diminuer l’impact.

Au terme du parcours de formation, un écart trop important entre le niveau d'acquisition des apprenants et le niveau de qualification attendu par l’entreprise doit conduire l’ingénieur de formation à revoir sa stratégie afin de faire en sorte que celle-ci réponde mieux aux objectifs préalablement fixés.

Ressources et outils pour l'ingénierie de formation

Outils interactifs, LMS et TMS

L’ingénierie de formation est une science dont l’efficacité repose sur la capacité du professionnel à structurer les parcours d’apprentissage en adéquation avec la politique de formation initiée par l’entreprise. 

Pour ce faire, l’ingénieur peut s’appuyer sur divers outils interactifs et varier les supports pédagogiques (vidéos, audios, padlets, etc.) pour dynamiser les apprentissages. Un LMS permet de centraliser des contenus, diffuser des parcours, suivre la progression des apprenants et faciliter l’accès aux ressources.

Un TMS facilite le pilotage administratif, logistique et budgétaire des actions de formation. Il peut aider à gérer les inscriptions, les sessions, les convocations, les présences, les coûts, les prestataires et les reportings.

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Ressources en ligne et supports pédagogiques

La digitalisation de la formation présente un atout indéniable. Elle offre l’opportunité d’implémenter divers outils (plateformes TMS ou LMS, logiciels, etc.) dans sa stratégie d’ingénierie de formation, et de profiter de fonctionnalités toutes plus pratiques les unes que les autres : 

• gestion des compétences ;
• automatisation des tâches administratives ;
• évaluation des stagiaires et du dispositif de formation ;
• mise à disposition des ressources (cours, catalogue de formations, etc.) de manière asynchrone ;
• calcul et analyse des coûts et du retour sur investissement (ROI) ;
• lecture analytique des données collectées.

Le choix du numérique doit être guidé par l’objectif pédagogique et les conditions d’apprentissage. Un outil numérique n’améliore pas automatiquement l’efficacité d’une formation. Son utilité dépend de son adéquation avec les besoins, du niveau d’autonomie des apprenants, de l’accompagnement prévu et de la qualité des contenus.

FAQ sur l'ingénierie de formation

Quelles sont les étapes essentielles ?

L’ingénierie de formation s’opère en 4 étapes : l’analyse des besoins, la conception des modules de formation, l’exécution de la formation et l’évaluation de ses résultats.

Comment choisir un organisme de formation ?

La sélection s’effectue selon plusieurs critères à définir au préalable son expertise sur le sujet, sa compréhension du contexte métier, son approche pédagogique, ...

L’ingénierie de formation est un enjeu majeur pour les organisations. Celles-ci ont désormais compris l’importance d’intégrer cette discipline dans leur PDC pour garantir leurs performances futures. Le numérique et l’émergence de nouvelles technologies, comme IA Générative, contribuent à faire évoluer les dispositifs d’apprentissage, de sorte qu’ils répondent à la fois aux besoins opérationnels des entreprises, aux ambitions professionnelles des salariés et aux réalités du terrain. 

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Ecrit par

Laëtitia MACHARD

Cheffe de projet L&D chez Cimes, Laëtitia Machard accompagne les entreprises dans la structuration de leurs projets formation, avec une attention particulière portée à l’adéquation entre les besoins métiers, les approches pédagogiques et la réalité opérationnelle des organisations.

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