Dans un contexte économique en constante évolution, la gestion des compétences des salariés constitue un levier incontournable pour pérenniser l’activité des entreprises. Mais comment mettre en place une politique de formation solide et efficace ? De l’analyse des besoins à l’évaluation des performances des actions de formation, découvrez ce que vous devez savoir pour renforcer l’expertise de vos collaborateurs et maintenir votre compétitivité.
Qu'est-ce qu'une politique de formation ?
Définition de la politique de formation
Elle désigne l’ensemble des moyens mis en œuvre par une organisation pour promouvoir la montée en compétences de son personnel. Elle résulte le plus souvent des objectifs qu’elle s’est déterminés et des projets prévus dans la politique globale de l’entreprise. Pour cela, la direction aura pris soin de procéder à un état des lieux des besoins en formation de ses salariés et d’évaluer l’orientation que chacun souhaite donner à sa carrière.
Le responsable chargé de son élaboration
C’est au responsable formation qu’il incombe d’élaborer la politique de formation. Il travaille en étroite collaboration avec le service des ressources humaines et tient compte des travaux que le pôle RH effectue en matière de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). Il veille également à prendre connaissance des remontées provenant du terrain lors des entretiens annuels par exemple.
Les critères à prendre en compte pour une stratégie de formation optimale
Fort de ces informations, il est ensuite chargé de déterminer et d’organiser les différentes actions de formation. Tout l’enjeu réside dans le fait que celles-ci doivent parfaitement s’intégrer au cadre imposé par la direction, mais qu’elles apportent aussi une réponse satisfaisante à l’analyse des besoins en formation préalablement réalisée.
Pour concevoir sa politique de formation, le responsable formation doit alors considérer les aspects suivants :
- les objectifs mesurables de la formation ;
- les modalités de sa mise en œuvre ;
- le budget alloué ;
- le retour sur investissement ;
- les modalités d’évaluation.
En fonction du budget qui lui est attribué, il définit quel type d’apprentissage se révèle le plus pertinent pour le domaine concerné. Il doit accorder une grande importance au profil des apprenants et à l’organisation du travail dans l’entreprise pour savoir s’il doit privilégier des ateliers en présentiel ou la mise en place de cours à distance.
Enfin, le choix des indicateurs à suivre constitue un véritable enjeu stratégique et doit s’opérer avec prudence et discernement. Sans ces KPIs, impossible d’évaluer la satisfaction des participants, la performance de la formation, ni de savoir si celle-ci produit les effets escomptés sur l’activité.
Pourquoi mettre en place une politique de formation ?
De manière générale, la formation professionnelle occupe une place prépondérante au sein des entreprises. Non seulement, elle permet à la structure de respecter son obligation légale de déployer les moyens nécessaires pour maintenir l’employabilité de ses employés, mais elle contribue aussi à l’atteinte de ses propres objectifs sociaux et économiques.
L’intérêt d’une politique de formation pour l’entreprise
Les raisons de concevoir une politique de formation adaptée sont multiples. C’est pourquoi celle-ci doit être pensée de manière à tenir compte des défis que l’organisation aura elle-même à surmonter pour assurer sa compétitivité :
- l’acquisition et la rétention de ses talents en fidélisant ses équipes ;
- le renforcement de l’expertise de ses employés ;
- l’instauration d’une veille régulière des technologies ;
- l’adaptation aux évolutions du secteur économique concerné et à leur impact sur les emplois (modification des pratiques professionnelles, des modes opératoires, etc.) ;
- sa faculté à se réinventer et à se montrer innovante ;
- le développement de son attractivité par l’amélioration de son image de marque et de sa culture d’entreprise ;
- l’augmentation de l’engagement des salariés ;
- la garantie d’un climat social stable ;
- etc.
L’avantage pour les salariés de bénéficier d’actions de formation
Si la politique de formation mise en place par l’entreprise vise à servir ses intérêts, elle doit également profiter aux agents et à l’ensemble du personnel. En effet, le bien-être au travail des salariés participe au bon développement de la structure qui l’emploie, et toute initiative favorisant leur montée en compétences tend à renforcer leur sentiment d’appartenance au groupe professionnel.
Une société prête à instaurer une stratégie de montée en compétences forte et stimulante démontre à ses salariés qu’elle porte en considération :
- la reconnaissance des individus et de leur bien-être au travail ;
- la réussite de l’intégration d’un collaborateur récemment recruté ou bénéficiant d’une mobilité interne pour occuper de nouvelles fonctions ;
- l’accompagnement des employés dans leur évolution de carrière ;
- l’importance de lever certains blocages quant aux évolutions inéluctables du poste de travail.
Outre la nécessité de renforcer les compétences des collaborateurs et de favoriser leur adaptation aux bouleversements économiques, intégrer des périodes d’apprentissage dans leur quotidien se révèle très enrichissant pour ces derniers. Valoriser les parcours professionnels donne souvent lieu à une plus grande implication de leur part dans la réalisation de la stratégie d’entreprise.
Les étapes de la construction d'une politique de formation
Il convient de procéder de manière stratégique et structurée pour qu’une politique de formation démontre toute son efficacité.
Identifier les objectifs de la formation
Les objectifs de l’entreprise constituent le point de départ de tout bon plan de développement des compétences. Pour mieux les fixer, il est primordial d’effectuer un état des lieux des points forts de l’organisation et de ses faiblesses.
Il est également recommandé de réaliser une étude comparative de la concurrence (un benchmark) pour être en mesure de positionner la structure face aux leaders de son secteur. Ces travaux permettent de dégager les principaux axes d’amélioration à apporter. Il peut s’agir d’objectifs opérationnels, tels que :
- gagner en productivité ;
- d’acquérir les compétences techniques nécessaires au maintien au poste de travail ;
- mettre à jour les connaissances des collaborateurs ;
- créer des nouvelles offres plus innovantes ;
- attirer des profils spécifiques ;
- etc.
Quels qu’ils soient, le responsable de formation devra ensuite déterminer des objectifs pédagogiques intermédiaires, qu’il posera comme les jalons de la progression des apprenants avant d’atteindre l’objectif final.
Bâtir un plan d'action en lien avec la stratégie globale
Vient le moment de déterminer les modalités de formation les plus pertinentes en fonction des objectifs fixés. Pour ce faire, le responsable pédagogique doit adapter son plan d’action aux contraintes organisationnelles et budgétaires. Il lui appartient donc de décider s’il privilégie :
- la formation à distance ou les ateliers en présentiel ;
- l’intervention d’un prestataire extérieur ou si l’entreprise dispose des ressources suffisantes pour créer ses propres contenus éducatifs et dispenser elle-même ses modules de formation (locaux, collaborateur expérimenté dans la transmission de connaissances, etc.) ;
- l’emploi d’outils pédagogiques spécifiques ;
- l’usage d’une plateforme de formation ou LMS (learning management system).
Relever les besoins de formation des salariés
Dans le cadre de la mise en place d’une politique de formation, il convient de solliciter les chefs d’équipe pour évaluer les besoins des salariés en termes d’apprentissage. Ces derniers exerçant au plus près des collaborateurs, perçoivent l’état de leurs connaissances actuelles, et sont en mesure de déterminer si :
- une mise à jour des procédures s’impose ;
- certains employés montrent des lacunes entravant la progression de l’équipe ;
- un manque d’engagement, d’autonomie ou de productivité se fait sentir au sein du personnel.
Les actions mises en place doivent impérativement répondre aux besoins des travailleurs dans l’exercice de leur fonction.
Élaborer et chiffrer un plan de développement des compétences
La montée en compétences des salariés donne lieu à l’élaboration d’un budget de formation. Celui-ci implique de prendre en compte le coût :
- des supports pédagogiques et du matériel utilisé ;
- de l’éventuel déplacement des salariés à former (transport, hébergement, restauration) ;
- des honoraires et du défraiement de l’intervenant ;
- inhérent à la baisse d’activité liée à l’absence des salariés en formation.
De nombreux dispositifs existent pour financer la formation professionnelle. N’hésitez pas à contacter votre opérateur de compétences (OPCO) pour vérifier votre éligibilité.
Établir un suivi du plan de développement des compétences
Il est indispensable d’évaluer l’impact que produisent les actions du plan de formation sur l’activité. Pour ce faire, l’élaboration de tableaux de bord permet de suivre les indicateurs de performance qui auront été définis en amont. Ces derniers s’avèrent utiles au moment de rendre compte de l’efficacité des actions de formation à la direction.
Il s’agit de déterminer si les initiatives relatives au développement des compétences des salariés ont permis d’atteindre les objectifs fixés et dans quelle mesure. Si les résultats ne sont pas probants, il est toujours possible de réajuster le dispositif de formation.
Comment évaluer une politique de formation ?
Pour s’assurer de l’efficacité globale d’une politique de formation, il convient de procéder à l’évaluation de la formation en elle-même. Trois acteurs participent à sa réalisation :
- le formateur, au travers d’entretiens individuels avec les apprenants, de bilans intermédiaires, de questionnaires, etc. ;
- l’organisme financeur, portant sur les conditions d’accueil en formation ou sur les qualifications professionnelles du formateur ;
- l’employeur, chargé de mesurer la progression des salariés et de la mobilisation de leurs nouveaux acquis dans leurs tâches quotidiennes (grille d’entretien complétée par le supérieur hiérarchique direct).
L’idée consiste à recueillir les impressions des participants quant à la pertinence des actions de formation qui leur sont proposées, mais surtout de déterminer si ces dernières ont permis d’atteindre les objectifs fixés.
Nous l’avons vu, mettre en place une politique de formation performante ne s’improvise pas. Elle nécessite divers travaux préalables (identification des objectifs, analyse des besoins et des ressources disponibles, élaboration du budget, etc.). Sachez que vous pouvez vous faire accompagner d’experts dans la mise en place d’un tel dispositif. Le Groupe Cimes s’engage à vos côtés pour la mise en œuvre de votre stratégie de formation.
