De nos jours, la transition numérique dans la formation est incontournable pour les organismes souhaitant servir les intérêts de leurs entreprises clientes. En effet, cette démarche contribue à moderniser l’offre pédagogique et permet de diversifier les méthodes d’apprentissage en fonction du public ciblé. Par ailleurs, opérer cette transformation digitale se révèle être une stratégie payante pour toute structure souhaitant évoluer avec son temps, développer sa rentabilité et gagner en agilité dans un secteur en constante évolution.
Transition numérique dans le secteur de la formation : qu'est-ce que ça signifie ?
La transition numérique de la formation consiste à intégrer divers outils digitaux à différentes étapes, voire, à toutes les étapes, du processus d’apprentissage de nouvelles compétences. Elle vise à faire évoluer l’offre de formation d’une entreprise, afin de rendre celle-ci plus agile et en totale adéquation avec les attentes du marché de l’emploi actuel.
Amorcer cette transformation peut passer par des mesures de diverses natures, telles que :
- l’implémentation d’un Training Management System (TMS) dans le but d’assister les fonctions support dans l’organisation de la formation, et d’automatiser leurs tâches administratives (envoi de convocation, etc.) et logistiques (réservation de salle, etc.) ;
- le recours à un Learning Management System (LMS) permettant la dématérialisation des contenus pédagogiques ;
- la mise à disposition de ressources en ligne accessibles au plus grand nombre ;
- l’élaboration de travaux pratiques numérisés ou d’ateliers interactifs (quiz, tests, jeux interactifs sur application, etc.) ;
- la numérisation du catalogue de formation ;
- etc.
Les plateformes de gestion dédiées à la formation (TMS ou LMS) jouent un rôle majeur dans la transition numérique de la formation. Elles contribuent à améliorer considérablement l’expérience utilisateur. En effet, ces solutions permettent de personnaliser les parcours d’apprentissage des apprenants en fonction de leur profil ou de leur niveau, et par conséquent, de renforcer leur engagement dans leur montée en compétences.
L'importance de la transition numérique pour les organismes de formation
Les défis du secteur de la formation
La transformation numérique répond à de multiples enjeux, notamment pour les organismes dont la formation est le cœur de métier. Ces derniers ont besoin d’asseoir leur légitimité pour se démarquer de leurs concurrents et pour proposer aux entreprises des stratégies adaptées au plan de développement des compétences qu’elles initient pour leurs salariés.
Par ailleurs, les centres de formation ont également à cœur de concevoir des contenus didactiques interactifs et engageants. Il leur appartient de faire évoluer leurs offres de formation et de faire en sorte que celles-ci se montrent à la fois compatibles avec le marché du travail, mais aussi pertinentes avec les aspirations professionnelles des apprenants.
Les moyens disponibles pour les surmonter
Pour les y aider, le digital learning réunit différents outils et méthodes de travail, visant à soutenir l’effort des chargés RH et des équipes pédagogiques dans la mise en œuvre d’actions de formation performantes.
Ainsi, l’intégration d’une plateforme TMS est toute indiquée pour un centre de formation voué à gérer la formation professionnelle de multiples organisations. Celle-ci prend en charge :
- l’automatisation des tâches administratives et de la relation client (facturation, etc.) ;
- la planification des sessions de formation ;
- la mise à disposition de salles ou de l’intervenant le mieux approprié ;
- une fonction analytique des données (évaluation, gestion des coûts, etc.) ;
- l’interconnexion avec d’autres CRM.
Le LMS, quant à lui, concentre davantage son action sur la conception, l’hébergement et la diffusion des contenus didactiques. Cet outil facilite le quotidien du responsable de formation, lequel s’attache à proposer aux participants un parcours d’apprentissage qualitatif et suscitant leur engagement.
D’autres réponses qu’apportent ces outils
L’utilisation de ces logiciels permet aux organismes de formation de surmonter d’autres défis que leur secteur voit émerger, tels que :
- la sécurisation des données personnelles recueillies dans le cadre de la formation ;
- la forte demande de flexibilité des parcours pédagogiques par les apprenants salariés ;
- le besoin des centres de formation de renforcer leur capacité à diversifier leurs méthodes d’enseignement ;
- etc.
C’est en cela que la transition numérique dans la formation sert l’intérêt de ces structures et les aide à gagner en agilité, en productivité et finalement, en compétitivité.
Les étapes clés pour réussir la transformation digitale
Différentes phases viennent jalonner une transition numérique efficace de la formation.
Évaluation des besoins et définition des objectifs
L’analyse des besoins est à l’origine de toute stratégie de montée en compétences. Pour les entreprises, il s’agit de faire un état des lieux des connaissances actuelles de leurs collaborateurs en matière de nouvelles technologies, afin de mieux présumer de leur capacité à s’adapter aux évolutions du secteur d’activité concerné.
Le processus de recueil des besoins peut s’avérer fastidieux, mais reste incontournable pour identifier les lacunes restant à combler. Grâce aux fonctionnalités de son TMS, l’organisme de formation peut alors accompagner l’entreprise cliente dans :
- l’évaluation de ses besoins en formation (questionnaires, entretiens, etc.) ;
- l’identification du public concerné parmi son personnel ;
- la définition d’objectifs clairs à inclure dans son plan de formation ;
- la compréhension des dernières tendances qui émergent dans son domaine.
La transition numérique dans la formation prend ici tout son sens. Les nouvelles méthodes d’apprentissage qui en découlent sont, pour les organisations clientes, une opportunité d’appréhender les technologies futures et d’aider leurs équipes à s’en saisir dans leurs pratiques professionnelles.
Sélection des Technologies et Outils Adaptés
Une fois le plan d’action établi, les acteurs de la formation devront s’employer à sélectionner les solutions numériques les mieux appropriées à leur projet. Ils peuvent avoir à choisir entre intégrer un TMS ou un LMS à leurs systèmes, voire opter pour les deux solutions en complément l’une de l’autre.
La première présente l’intérêt d’automatiser la gestion administrative de la formation, quand la seconde permet au concepteur de modules d’affiner l’offre pédagogique et de l’adapter au profil des apprenants. Celui-ci dispose alors d’une multitude d’outils digitaux pour favoriser la transmission des savoirs :
- modules de e-learning ;
- vidéos ;
- médias sociaux ou plateformes collaboratives propices à l’échange ;
- MOOC ;
- intelligence artificielle ;
- éléments de gamification ;
- banque de ressources ;
- etc.
L’avènement d’Internet a ouvert la voie de la diversification des modalités d’enseignement et des canaux de diffusion des contenus didactiques. Pour autant, l’évolution des méthodes pédagogiques n’exclut en rien l’approche traditionnelle. C’est de la combinaison des deux pratiques que se compose le Blended Learning, soit l’association de la formation synchrone (en présentiel) et asynchrone (à distance).
Formation et Accompagnement des Équipes
Pour que la transition numérique de la formation démontre toute son efficacité, il est impératif d’impliquer les collaborateurs à chaque étape du processus. Il convient donc de communiquer sur les bénéfices de la digitalisation de la formation.
Il est fréquent de rencontrer une forme de résistance de la part de certains employés quelque peu réfractaires au changement. Tout l’enjeu réside dans le fait de développer un argumentaire rassurant et convaincant dans le but d’obtenir leur adhésion.
Cette étape franchie, il s’agit de ne pas négliger l’accompagnement des équipes dans cette transition. Cela passe notamment par la formation des utilisateurs en fonction de leurs spécificités métier. Quelques phases de test sont également à prévoir pour identifier les fonctionnalités à privilégier en fonction des remontées des collaborateurs opérationnels.
Défis courants et solutions dans la digitalisation de la formation
À l’instar de nombreux secteurs économiques, le domaine de l’enseignement connaît des évolutions majeures. La transition numérique de la formation vient façonner les nouvelles méthodes d’apprentissage. Toutefois, ces innovations s’accompagnent de contraintes à surmonter :
- l’impact humain et la résistance des employés à intégrer de nouvelles technologies dans leurs pratiques professionnelles ;
- la garantie de protection des données personnelles ;
- le maintien de l’activité pendant le déploiement des solutions digitales ;
- l’interconnexion à d’autres systèmes (CRM, ERP, logiciels comptables, etc.) ;
- l’adaptation des programmes de formation aux différents niveaux des apprenants en informatique ;
- la capacité à engager les participants ;
- une parfaite maîtrise des coûts en vue d’obtenir un retour sur investissement (ROI) optimal sur les modules de formation ;
- la prise de nouvelles parts de marché.
La période de déploiement peut donner lieu à un ralentissement temporaire de la productivité. En revanche, certaines mesures sont à prévoir pour tenter de limiter les pertes, telles que :
- communiquer avec les équipes ;
- sensibiliser et former le personnel ;
- intégrer les outils progressivement et réaliser des phases de test ;
- tenir compte des remontées des opérationnels pour mieux identifier et corriger les failles ;
- respecter le budget alloué à la transition numérique de la formation.
Études de cas : des exemples d'organismes ayant réussi leur transition numérique
Initier la transformation digitale de son entreprise n’est pas anodin et s’inscrit dans un projet long terme. Cette démarche représente un réel investissement pour un centre de formation, tant en termes de coûts financiers que de temps à y consacrer. Pour autant, elle demeure nécessaire pour toute structure visant la pérennité de son activité.
Certains organismes ont su prendre ce tournant et garder le cap dans un contexte économique en constante évolution. C’est notamment le cas de :
- l’AFPA, via le lancement du Lab’Social Learning, une structure de formation collaborative au service de la modernisation de la formation professionnelle, et via sa plateforme numérique de formation Metis, concentrant l’ensemble des ressources pédagogiques de l’organisme.
- Excelia, lauréat du trophée de l’innovation et de la transformation numérique 2023 dans la catégorie Formation, qui mise sur une approche pédagogique immersive en se dotant de ses propres métavers éducatifs et collaboratifs.
La transition numérique de la formation constitue un projet ambitieux, mais indispensable à la survie d’un organisme pédagogique. Besoin d’informations complémentaires sur les outils de la digitalisation de la formation ? Faites-nous part de votre projet et planifiez une démo de notre TMS E-gos.
