Optimiser le suivi de formation en entreprise

Si la valeur de l’apprentissage continu en milieu professionnel n’est plus à démontrer, celui-ci peut s’avérer peu efficace s’il ne s’accompagne pas d’un suivi de formation bien exploité. Tentons de comprendre à quoi il correspond, comment le réaliser efficacement et en quoi il se révèle utile pour l’entreprise.

Comprendre le Suivi de Formation

Définition et Importance

Le suivi de formation consiste à s’assurer que le processus d’apprentissage se déroule dans de bonnes conditions et qu’il produise les effets escomptés. Il intervient tant au cours de sa mise en œuvre, qu’une fois la formation achevée, et s’avère indispensable à différents égards. Il permet notamment de veiller à : 

• l’efficacité du plan de développement des compétences initié ;
• détenir les informations suffisantes concernant les besoins des salariés ;
• leur progression effective ;
• obtenir l’engagement des apprenants à la stratégie de l’entreprise ;
• disposer des outils adaptés.

En monitorant les différentes actions de formation qu’elle réalise, l’organisation peut concrètement évaluer sa capacité globale à répondre aux besoins de son personnel. Un suivi régulier de la formation permet d’identifier rapidement quand celle-ci n’atteint pas les objectifs fixés en amont, et laisse à l’entreprise une marge de manœuvre suffisante pour rectifier le tir rapidement.

Différence entre Suivi et Évaluation

Il convient toutefois de ne pas confondre le suivi de formation et son évaluation. En effet, le premier tend à vérifier l’état d’avancement des demandes de formation : 

• collecte des pièces justificatives requises ;
• validation du manager ;
• accord de financement ;
• etc.

Le suivi a également vocation à s’assurer que tous les moyens humains et matériels sont correctement déployés pour proposer aux apprenants un cadre d’apprentissage optimal.

La seconde pratique (évaluation), quant à elle, vise à pointer les éventuels dysfonctionnements en matière de méthodes pédagogiques ou de contenus d’apprentissage. Il peut également s’agir de mettre en lumière un manque de pertinence entre les modules proposés et le public ciblé.

Objectifs et Enjeux du Suivi de Formation

Pourquoi Mettre en Place un Suivi ?

Accompagner chaque étape du plan de formation permet de mieux structurer sa mise en œuvre. En effet, dispenser des modules pédagogiques efficaces requiert de réunir de nombreuses informations en amont de la formation : 

• l’analyse exhaustive des besoins ;
• les objectifs visés à titre individuel, puis à titre collectif ;
• l’état actuel des connaissances ;
• les mutations qui émergent dans le métier ou dans le secteur concerné ;
• le niveau d’employabilité du salarié.

Fort de toutes ces ressources, l’organisation est mieux armée pour proposer des parcours d’apprentissages adaptés et personnalisés selon le public ciblé (blended learning, expériences immersives, gamification des modules, etc.).

Les Enjeux pour l'Entreprise et les Salariés

Ils sont multiples et concernent tant l’entreprise que ses collaborateurs. Au niveau de l’organisation, le suivi de formation permet notamment de relever les défis suivants :

• garantir que les notions acquises soient bien mises en pratique dans l’exécution de leurs tâches professionnelles ;
• favoriser l’intégration des nouvelles recrues en les impliquant davantage dans leur développement personnel ;
• mesurer l’impact des apprentissages sur la performance de l’entreprise ;
• réduire considérablement le turn-over des salariés en fidélisant les talents.

Ce travail d’observation présente l’intérêt pour l’entreprise de mobiliser ses ressources à bon escient et d’éviter les investissements inutiles. Le suivi de formation doit également profiter au collaborateur, notamment en : 

• renforçant son adhésion à la stratégie d’entreprise ;
• développant son employabilité, pour une évolution professionnelle facilitée ;
• gagnant en adaptabilité face aux grandes mutations technologiques et sectorielles.

Mise en Œuvre du Suivi de Formation

Qui est Responsable du Suivi ?

Le service RH

Plusieurs acteurs sont chargés du suivi de formation. Dans un premier temps, c’est au service des Ressources humaines qu’il revient de mettre en œuvre le plan de développement des compétences au sein de l’entreprise. 

Sa mission consiste à réaliser l’analyse des besoins au sein des équipes, par le biais d’échanges avec les managers de proximité, mais aussi avec les collaborateurs eux-mêmes. En fonction des problématiques relevées, le chargé RH s’attache ensuite à : 

• sélectionner les parcours pédagogiques appropriés ;
• monter les dossiers administratifs (collecte des pièces justificatives, envoi des convocations, plannings, etc.) ;
• gérer la logistique (réservation de salle, de formateur, etc.). 

L’équipe pédagogique

L’équipe pédagogique a également un rôle à jouer dans le suivi de formation. Celle-ci accompagne les apprenants tout au long de leur parcours de formation et s’emploie à rendre l’expérience la plus enrichissante possible.

Le formateur s’appuie sur une plateforme de gestion de formation, comme le Learning Management System (LMS) pour concevoir, gérer et diffuser les contenus pédagogiques. L’outil lui permet aussi d’évaluer la progression des apprenants et d’échanger avec ces derniers sur les compétences acquises.

Étapes pour un Suivi Efficace

Le suivi de formation répond à une certaine logique et se déroule en différentes phases : 

1. la définition d’objectifs précis ;
2. l’analyse des besoins en formation au sein du personnel (identification des écarts entre leur niveau de compétences actuel et le niveau attendu) ;
3. l’élaboration d’un cahier des charges, incluant les ressources à mobiliser, les modalités de formation privilégiées, le rôle des parties prenantes, etc. ;
4. le choix des outils pour soutenir ces actions de formation ;
5. le recueil des enquêtes satisfaction des participants (à chaud, puis à froid) ;
6. l’analyse des effets produits sur la performance des collaborateurs.

Cette dernière étape est essentielle pour mesurer l’efficacité de la formation et calculer le retour sur investissement obtenu. 

Définir les Objectifs de Suivi

Tout bon suivi de formation repose sur la définition d’objectifs clairs et explicites. Ces derniers doivent être corrélés à la stratégie d’entreprise. Pour mieux les déterminer, il convient de se référer à la méthode SMART, laquelle invite à fixer des objectifs : 

• spécifiques ; 
• mesurables ;
• atteignables ;
• réalistes ;
• temporellement définis.

Cette méthode implique de choisir les indicateurs de suivi (ou KPIs) les plus pertinents pour mesurer l’atteinte des objectifs fixés : taux de participation, de satisfaction, nombre d’heures dispensées, etc. 

Organiser des Réunions de Suivi

La communication entre les différents acteurs est un élément incontournable d’un suivi de formation réussi. Cela passe notamment par la planification de moments d’échanges entre les apprenants et le formateur. Ces derniers peuvent alors faire part des difficultés qu’ils rencontrent dans leurs apprentissages ou dans la mise en pratique de leurs nouveaux acquis.

C’est également l’occasion pour le formateur de prendre conscience des obstacles rencontrés par ses élèves et de réajuster ses méthodes d’apprentissage pour un résultat optimal.

Outils et Méthodes pour un Suivi Efficace

Logiciels et Tableaux de Suivi

Les solutions pour effectuer son suivi de formation sont multiples. Le plus souvent, les entreprises se dotent de logiciels spécialisés, comme les plateformes de formation TMS, LMS, voire LCMS par exemple. Celles-ci offrent des fonctionnalités leur permettant de : 

• centraliser les informations relatives aux apprenants ;
• automatiser les tâches répétitives ;
• personnaliser les parcours d’apprentissages ;
• diversifier les supports pédagogiques pour rendre les modules plus engageants ;
• suivre les progrès des apprenants ;
• gérer les certifications ;
• etc.

Les tableaux de suivi et leurs graphiques sont également les outils incontournables des organisations disposant d’un budget de formation moins conséquent. Quelque peu rudimentaires, ils offrent une liberté incomparable dans le choix des indicateurs de suivi. En outre, les tableaux croisés dynamiques permettent l’actualisation instantanée des données.

Comparatif des Outils Disponibles

Les solutions numériques présentent l’avantage de proposer des fonctionnalités de suivi efficaces. Par leurs fonctions d’automatisation, ces outils offrent aux gestionnaires de formation un gain de temps indéniable et réduisent le risque d’erreur. La collecte des données est facilitée et propose une lecture analytique utile à la prise de décision rapide.

Ainsi, le suivi de formation peut s’opérer au travers d’un : 

• TMS (Training management system), idéal pour soutenir l’action des fonctions support de la formation (génération des convocations, des certificats de réalisation de la formation, etc.) ;
• LMS (Learning management system), comme support d’élaboration des contenus didactiques, mais aussi d’évaluation des compétences des stagiaires ;
• LCMS (Learning content management system), qui allie les fonctions de pilotage de la formation tout en favorisant l’interaction au sein d’une communauté d’apprenants ;
• tableau de bord Excel ou Google Sheets.

Utilisation d'Excel pour le Suivi

Cette dernière option offre une interface moins attrayante que les plateformes de gestion de la formation. Son utilisation se révèle moins intuitive que les précédentes solutions et requiert une maîtrise avancée de l’outil.

En revanche, sa puissance pour le suivi de formation n’est pas à négliger. Il permet de se montrer flexible dans le choix des indicateurs à monitorer. Le chargé de formation sélectionne le libellé des colonnes et des lignes à sa convenance. Il élabore autant de feuilles de calcul que nécessaire, et peut lier les données de différents tableaux entre elles avec les tableaux croisés dynamiques. 

Les graphiques ou les camemberts à générer sont autant d’outils facilitant la visualisation de tendances relatives à : 

• la progression des stagiaires ;
• le coût de la formation ;
• ou des formations les plus demandées dans l’entreprise. 

Modèles de Tableaux Simples et Avancés

Dans sa version la plus simple, le tableau de suivi de formation peut se présenter sous la forme suivante : 

• chaque ligne est dédiée au nom et au prénom des salariés ;
• chaque colonne correspond à un critère de suivi de la formation (nombre de modules suivis, intitulé de ces modules, date des sessions réalisées, formateur, certifications, etc.).

Dans certains secteurs d’activité, il peut simplement s’agir d’effectuer un suivi des dates d’échéance des formations à renouveler (ex : la FCO dans le transport routier). 

Dans sa version la plus complexe, le tableau Excel peut comporter de nouvelles colonnes, et exprimer des rapports entre les informations suivantes : 

• le suivi budgétaire ;
• le retour sur investissement escompté et obtenu ;
• la performance individuelle des apprenants ;
• le taux de certification ;
• le taux d’assiduité, de satisfaction, etc. ;
• l’évaluation de la formation ;
• etc.

La lecture analytique qui en ressort constitue une source d’informations précieuses, nécessaire au pilotage d’un plan de formation.

Indicateurs Clés et Évaluation de l'Efficacité

Quels Critères pour Mesurer l'Efficacité ?

Les critères à suivre sont à déterminer en fonction des objectifs opérationnels de l’entreprise. Celle-ci doit démontrer une certaine cohérence dans le choix de ses indicateurs, lesquels devront répondre aux enjeux qu’elle est amenée à surmonter.

Pour mesurer l’efficience des parcours pédagogiques, il convient de porter son attention sur des critères spécifiques, tels que :

• le taux de participation ;
• le niveau de satisfaction des apprenants ;
• le retour sur investissement (ROI) ;
• le gain de productivité sur le poste de travail ;
• etc. 

Fiche d'Évaluation et Retour d'Expérience

Solliciter le feed-back des apprenants au terme de leur formation s’avère souvent instructif. Différents moyens sont proposés à ces derniers pour exprimer leur ressenti : 

• l’évaluation à chaud, par un questionnaire de satisfaction à compléter dès l’achèvement de la session de formation ;
• l’évaluation à froid, par la réalisation d’un bilan quelques mois plus tard pour déterminer en quoi la formation a porté ses fruits dans le quotidien professionnel de l’apprenant.

Il appartient ensuite au responsable du suivi de formation de compiler les données recueillies, d’en tirer les conséquences et d’apporter les mesures correctives qui s’imposent. 

Obligations Légales et Réglementations

Cadre Légal du Suivi de Formation

Si la loi impose aux entreprises d’élaborer un plan de développement des compétences pour permettre de maintenir les salariés dans leur emploi, elle n’instaure aucune obligation légale en matière de suivi de formation.

Pour autant, l’organisation a tout intérêt à le réaliser quand même. Ce faisant, elle assoit sa culture d’entreprise en démontrant la confiance qu’elle place dans le potentiel de ses collaborateurs et en s’impliquant dans leur évolution professionnelle. 

De manière plus pragmatique, le suivi de formation lui permet également d’effectuer un comparatif des organismes de formation, mais surtout d’évaluer la pertinence de ses investissements.

Certification Qualiopi et Autres Normes

Au cours de son audit des prestataires de formation, l’entreprise peut se référer aux normes mises en place par les autorités. La plus connue est la certification Qualiopi, qui vise à attester de la qualité du processus global mis en œuvre par les prestataires de la montée en compétences des actifs.

Celle-ci peut être complétée par d’autres normes, plus généralistes, telles que : 

• ISO 9001, portant sur la qualité des processus ;
• ISO 45001, se concentrant sur la santé et la sécurité au travail ;
• ISO/IEC 27001, concernant la sécurisation des données et de l’information.

Toutes ont pour but d’aider les employeurs à faire un choix éclairé au moment de sélectionner l’organisme qui se verra confier le développement des compétences de leur personnel.

Le Rôle du Plan de Formation

Création et Gestion du Plan de Formation

La qualité du suivi de formation repose avant tout sur la création d’un plan de formation cohérent et aligné avec la stratégie d’entreprise. Son élaboration s’articule autour des phases suivantes : 

1. l’identification des compétences faisant défaut ;
2. l’analyse des besoins en formation pour combler ces lacunes ;
3. la définition des objectifs de formation ;
4. la sélection des modalités et des méthodes d’apprentissage (présentiel, à distance, e-learning, etc.) ;
5. évaluation du coût de la formation ;
6. la mobilisation des ressources financières, humaines et matérielles ;
7. la communication autour du catalogue de formation.

Une présentation claire de l’offre de formation est essentielle pour obtenir l’adhésion et l’implication des collaborateurs dans leur évolution professionnelle.

Comment le Plan Facilite le Suivi

Un plan de formation structuré constitue une aide précieuse pour assurer le suivi de formation en bonne et due forme. Celui-ci contribue à dégager les principaux KPIs à suivre, visant à mesurer l’impact de l’action de formation sur les performances individuelles de l’apprenant et ses effets produits sur le collectif.

Bien cadré, le plan de formation instaure un processus de retour d’expérience, au cours duquel les apprenants font part des bénéfices perçus, mais également des points de blocages pouvant persister. 

Le suivi de formation pourra alors prévoir un accompagnement post-formation (tutorat, coaching, etc.), aidant les stagiaires à consolider leurs acquis et à les mettre en application en milieu professionnel.

L'Entretien Personnel et l'Engagement de l'Apprenant

Importance de l'Entretien Personnel

L’entretien individuel est un événement clé dans la vie d’un salarié. De cet entretien vont découler les futures actions à mener en termes de formation et d’évolution professionnelle. Cet espace d’échange offre l’opportunité d’aborder diverses thématiques, telles que : 

• les réussites et les échecs ;
• les lacunes subsistantes ;
• les connaissances récemment acquises, mais demeurant fragiles ;
• la difficulté rencontrée à les mettre en pratique ;
• le projet professionnel de l’apprenant et les aspirations qu’il nourrit ;
• etc.

En fonction des sujets traités, l’entreprise est en mesure de personnaliser le parcours d’apprentissage de son collaborateur en adaptant son contenu à son projet ou en lui proposant des modules de formation complémentaires. 

Stratégies pour Accroître l'Engagement

L’autre atout de l’entretien personnel réside dans sa capacité à renforcer l’engagement des salariés dans la stratégie d’entreprise. En effet, ces derniers apprécient la considération que leur employeur porte à leur montée en compétences.

Celui-ci dispose de divers moyens pour obtenir l’adhésion de ses collaborateurs : 

• valoriser leur parcours professionnel via des formations diplômantes ou certifiantes ;
• proposer aux nouveaux arrivants un parcours d’intégration stimulant et rassurant (mentorat), leur permettant de s’approprier la culture d’entreprise ;
• adapter les programmes pédagogiques au profil de l’apprenant, de sorte qu’il répondent à ses besoins.

Tout l’enjeu consiste à rendre les collaborateurs proactifs dans l’amélioration de leurs compétences.

Études de Cas et Exemples Pratiques

Exemples de Suivi Réussi

Bon nombre d’entreprises réalisent l’importance de la formation professionnelle des actifs et des avantages qu’elles peuvent en tirer. Cela vaut particulièrement lorsqu’elle s’accompagne d’un suivi de formation efficace. 

Le géant Amazon l’a bien compris en créant sa propre école (l’École Amazon), dont le catalogue de formation présente un large panel de cursus pédagogiques, voire diplômants pour certains d’entre eux. C’est en prêtant une oreille attentive aux feedbacks des salariés que l’entreprise a su moderniser son processus de montée en compétences et répondre aux besoins opérationnels des collaborateurs.

Il en est de même pour la startup française Learn&Grow. Après que celle-ci ait fait évoluer son approche de l’apprentissage en intégrant l’intelligence artificielle à son système, le suivi de formation opéré a permis de constater : 

• une amélioration des performances des salariés à hauteur de 60 % ;
• que 75 % des employés déclarent se sentir plus investis dans leur mission ;
• une meilleure rétention des talents par une baisse de 60 % du turn-over. 

Leçons Apprises et Meilleures Pratiques

Le suivi de formation prend tout son sens, à condition de savoir en tirer les leçons qui s’imposent. Il peut s’agir de constater : 

• une amélioration de la satisfaction des salariés apprenants en adaptant les parcours de formation à leurs besoins ;
• que la productivité de l’entreprise est souvent corrélée au niveau de formation de ses salariés ;
• une augmentation de l’investissement des employés dans leur évolution professionnelle et dans le projet de l’entreprise dès lors que celle-ci leur fournit les conditions d’apprentissage sont optimales ;
• etc.

Plus généralement, le suivi de formation permet de révéler que développer une culture de l’apprentissage continue favorise grandement l’adaptabilité des actifs aux enjeux économiques et sectoriels.