Gestion administrative de la formation : Pourquoi et comment externaliser ?
Maintenir sa productivité et son attractivité constitue un enjeu majeur pour toute entreprise. Cela passe inévitablement par la montée en compétences des salariés et par leur capacité à demeurer agiles face aux mutations économiques et technologiques déjà engagées. Pour améliorer le niveau de qualification de ses collaborateurs, l’employeur doit démontrer une gestion administrative de la formation sans faille. Il peut, pour cela, recourir aux services d’un prestataire externe et bénéficier d’une expertise solide pour le pilotage de son plan de formation.
Sommaire
- Le poids de la gestion administrative : un frein à la stratégie RH
- Les bénéfices concrets de l'externalisation (BPO Formation)
- Les missions clés confiées à un prestataire spécialisé
- Réussir sa transition : l'importance de l'outil et de l'humain
- Pourquoi choisir le Groupe Cimes pour votre gestion externalisée ?
Le poids de la gestion administrative : un frein à la stratégie RH
La complexité croissante des formats (Blended, AFEST, Classes virtuelles)
Pour gagner en pertinence et en efficacité, la formation professionnelle revêt désormais différents formats et s’organise selon diverses modalités. La variété des formats de formation contribue à rendre leur mise en place ardue. Il en existe de différentes natures :
- la formation en présentiel, soit la version traditionnelle, consistant à réunir les apprenants dans une salle, face à un formateur chargé de dispenser ses savoirs ;
- la formation en distanciel, dont les modules sont délivrés via une plateforme numérique ou une application ;
- le blended learning, version hybride qui consiste à associer des classes virtuelles aux apprentissages en présentiel ;
- l’action de formation en situation de travail (AFEST), dont les modalités pédagogiques diffèrent des méthodes précédentes.
Quel que soit le format privilégié, il nécessite de multiples actions d’ordre administratif, telles que :
- le recueil des besoins ;
- les inscriptions et validations ;
- la réservation de salle ;
- le choix d’un organisme de formation ;
- le déploiement d’outils numériques pour la digitalisation de la formation ;
- les demandes de financement ;
- etc.
C’est en cela, couplé au volume des formations, que la mise en œuvre du plan de développement des compétences des salariés se complexifie et requiert une gestion administrative de la formation à toute épreuve.
Une pression réglementaire et de conformité permanente (Qualiopi, BPF)
Selon les objectifs pédagogiques fixés, le responsable RH sélectionne le format d’apprentissage le plus approprié pour répondre aux besoins en formation des équipes. Outre les paramètres de formation à prendre en compte (temporalité, lieux, interactions, outils éducatifs, etc.), le chargé de formation doit également garantir la conformité du plan de formation à l’égard de la réglementation.
Pour cela, il doit s’assurer que l’organisme de formation (ou le formateur indépendant) retenu dispose bien de la certification Qualiopi. Celle-ci constitue un gage certain de qualité quant aux modules dispensés. Le gestionnaire doit également vérifier que le prestataire a bien effectué son dépôt annuel de son bilan pédagogique et financier, sans quoi, son activité de formation devient caduque.
Le coût caché des tâches à faible valeur ajoutée (Saisie, relances, archivage)
La gestion administrative de la formation se compose d’une multitude de tâches et d’actions à réaliser. Toutes ne présentent pas un intérêt direct majeur, mais elles restent un maillon indispensable du processus.
Il peut s’agir du temps passé à :
- sélectionner les programmes de formation les plus adaptés ;
- planifier les sessions de la manière la plus optimale possible ;
- gérer les convocations, les feuilles d’émargement, ou encore les évaluations ;
- etc.
Le temps est une ressource à ne pas négliger et son gaspillage peut sérieusement entamer la rentabilité de la formation. Certains outils existent pour alléger la charge administrative des RH. Avant d’envisager leur acquisition, il peut être intéressant de commencer par évaluer le coût de la formation sans TMS.
Les bénéfices concrets de l'externalisation (BPO Formation)
Un gain de temps immédiat pour se recentrer sur l'ingénierie pédagogique
L’approche BPO (Business Process Outsourcing) consiste à déléguer tout ou partie d’une compétence métier. Dans le cadre de l’amélioration des qualifications du personnel, il peut s’agir de déléguer la gestion administrative de la formation.
Le principal intérêt d’y recourir réside dans le fait de dégager du temps au gestionnaire RH et d’offrir aux équipes pédagogiques l’opportunité de se consacrer à leur cœur de métier : l’ingénierie de formation.
Ces derniers disposent alors d’une plus grande latitude pour :
- établir le rapport entre les lacunes à combler et les compétences à viser ;
- réfléchir aux modalités d’évaluation des apprenants ;
- concevoir des formations diplômantes ou certifiantes ;
- rationaliser les ressources et optimiser le budget formation ;
- comparer et évaluer les outils de gestion de la formation (TMS, LCMS, LMS).
Une fiabilité sans faille des processus et des dossiers de financement
Faire appel aux services d’un prestataire externe permet de s’assurer de la sécurisation de ses procédures. La gestion administrative de la formation implique de collecter et de traiter un gros volume de données dites « sensibles ».
La protection de ces données et la garantie de leur traçabilité comptent parmi les prérogatives de l’expert de l’externalisation de la formation. C’est notamment le cas dès lors qu’il s’agit de fournir les pièces justificatives relatives aux formations obligatoires ou celles à adresser aux organismes financeurs (OPCO, collectivités, etc.).
Une optimisation financière et un meilleur ROI sur le plan de développement des compétences
Confier la gestion administrative de la formation à un spécialiste présente également l’avantage de bénéficier d’une expertise solide en matière de pilotage financier du plan de formation.
En effet, le prestataire peut être sollicité pour accompagner l’entreprise dans l’établissement et l’optimisation de son budget formation. L’organisation cliente se voit alors délivrer les meilleurs conseils pour calculer et développer le retour sur investissement (ROI) de ses actions de formation, ou encore pour sélectionner ses prestataires (centre de formation, CFA, etc.).
Les missions clés confiées à un prestataire spécialisé
La gestion administrative de la formation s’articule autour de différents volets.
Gestion logistique : inscriptions, convocations et émargements numériques
L’entreprise choisissant de déléguer certaines de ses compétences tend à se libérer de tâches chronophages et à moindre valeur. C’est le cas des opérations logistiques encadrant chaque dispositif de formation, soit :
- la gestion des inscriptions et des validations ;
- la collecte et l’enregistrement des pièces justificatives ;
- les demandes de financement ;
- l’envoi des convocations ;
- la planification des sessions ;
- le suivi de l’assiduité des stagiaires (émargement).
Le prestataire peut également être amené à traiter les réservations de transport et d’hébergement liées au déplacement des salariés envoyés en formation.
Pilotage financier : facturation, suivi budgétaire et dossiers de prise en charge
Le plus souvent, les entreprises clientes sollicitent un accompagnement dans leur gestion financière du plan de formation. Ils profitent ainsi de l’expertise du prestataire en matière de suivi budgétaire et d’amélioration de la rentabilité des actions de formation.
Pour ce faire, la mission du prestataire peut inclure :
- le montage de dossiers de demande de financement ;
- la promotion du catalogue de formation auprès du personnel pour accroître le taux de remplissage des sessions ;
- l’aide à la sélection, à l’achat et au suivi financier des organismes de formation présentant le meilleur rapport qualité-prix.
Le spécialiste de l’externalisation de la formation se positionne en véritable partenaire de l’entreprise. Il l’éclaire ainsi sur les divers dispositifs d’aide financière dont elle peut bénéficier pour alléger la charge que pèse la formation professionnelle sur sa trésorerie.
Reporting et Qualité : tableaux de bord, évaluations et conformité réglementaire
Le champ de compétences du prestataire porte également sur la réalisation de reportings et sur le suivi qualitatif de la stratégie de montée en compétences. En étroite collaboration avec son client, il aide celui-ci à définir les KPIs les plus pertinents et l’accompagne dans l’obtention de la certification Qualiopi pour ses formations.
Les indicateurs à suivre varient selon les objectifs fixés dans le plan de formation, mais certains sont communs à diverses stratégies :
- le taux d’engagement des participants ;
- l’évolution professionnelle à l’issue d’un parcours de formation ;
- l’amélioration du niveau de qualification des collaborateurs ;
- l’accroissement de la productivité individuelle et collective ;
- etc.
La lecture analytique de ces données est nécessaire pour l’évaluation de la formation et pour s’assurer de la valeur qu’elle apporte aux apprenants. Elle permet notamment de déterminer si le module pédagogique produit les effets escomptés et s’il vaut la peine d’être maintenu dans le catalogue de formation.
Réussir sa transition : l'importance de l'outil et de l'humain
Le rôle du TMS (Training Management System) dans la digitalisation des processus
À l’instar de nombreux domaines d’activité, celui de la formation professionnelle n’échappe pas à l’évolution croissante des technologies. C’est pourquoi de nombreux outils digitaux ont fait leur apparition dans le but d’optimiser la gestion administrative de la formation.
La plateforme TMS en est un et vise à mieux structurer le pilotage du plan de développement des compétences. Ses fonctionnalités permettent notamment de :
- centraliser l’ensemble de l’information RH et financière, d’autant plus pour l’organisation composée de plusieurs établissements ;
- d’automatiser les process et réduire le risque d’erreur de saisie ;
- concevoir des tableaux de bord actualisés ;
- suivre le budget formation en temps réel ;
- héberger et sécuriser les données.
Cet outil occupe une place majeure dans la digitalisation de la formation et peut être interconnecté avec les différents systèmes d’information déjà présents dans l’entreprise (logiciel de paie, CRM de facturation, etc.).
Méthodologie : de l'audit des pratiques existantes au transfert de compétences
Faire évoluer sa gestion administrative de la formation est une étape incontournable pour pérenniser son plan de formation et maintenir sa compétitivité. Pour ce faire, il convient de procéder avec méthode en commençant par auditer l’existant.
Cela suppose de faire l’état des lieux des pratiques professionnelles actuelles au sein des équipes et d’évaluer lesquelles peuvent faire l’objet d’une actualisation. Une période d’échange avec les collaborateurs (via l’entretien de parcours professionnel) et les managers de proximité constitue une mine d’informations précieuses à exploiter à cet effet.
Ce travail préparatoire permet d’obtenir une vision claire des changements à opérer et des compétences à déléguer à un spécialiste externe. L’entreprise est alors en mesure de mobiliser ses ressources sur d’autres problématiques qui composent son cœur de mission.
L'accompagnement au changement pour les équipes internes
Le prestataire de l’externalisation de la formation intervient également dans l’accompagnement de son client et de ses équipes vers une transition numérique sans encombre.
Il aide ces derniers à identifier parmi les différents outils disponibles, lesquels répondront au mieux à leurs attentes. Il participe également au déploiement des solutions retenues, et organise la formation des collaborateurs à leur utilisation. En parallèle, l’expert peut également être amené à sensibiliser les salariés à la protection des données dans les systèmes de gestion de la formation.
Pourquoi choisir le Groupe Cimes pour votre gestion externalisée ?
30 ans d'expertise au service des Grands Comptes et ETI
Le Groupe Cimes compte parmi les acteurs majeurs de l’externalisation de la formation. Son expertise s’appuie sur près de 30 années d’expérience, et s’adresse particulièrement aux entreprises grands comptes et aux structures de taille intermédiaire (ETI).
Conscient des enjeux à faire évoluer les compétences des salariés, le Groupe Cimes offre à ses clients une gestion administrative de la formation empreinte de rigueur et de professionnalisme. En véritable partenaire, le Groupe Cimes s’engage à toutes les étapes de la chaîne pédagogique, de l’analyse des besoins à la clôture d’une campagne de formation.
Une approche agnostique : maîtrise des outils du marché et logiciels propriétaires
Pour accomplir sa mission, le Groupe Cimes propose une vision agnostique de son accompagnement. Ses équipes effectuent une veille régulière de l’arrivée d’outils innovants sur le marché, et prennent soin de se les approprier afin de mieux conseiller les clients.
Par ailleurs, le Groupe Cimes a développé son propre outil de Training Management System, le TMS E-gos, qu’il met à disposition des entreprises pour optimiser leur gestion administrative de la formation. Celle-ci se caractérise par son interopérabilité avec d’autres SIRH et vient compléter l’écosystème numérique déjà en place.
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L'appui du Groupe Cegos : la force d'un leader mondial du Learning & Development
Un positionnement Top 20 mondial des training outsourcers
Le Groupe Cimes doit sa notoriété et son expertise au Groupe Cegos, dont il est une filiale depuis 2017. Il s’appuie alors sur l’expérience d’un groupe qui peut se targuer de faire partie du top 20 mondial des training outsourcers, gage de qualité, d’efficacité et de professionnalisme.
Une prestation de haute qualité engagée sur la durée
Faire appel aux services du Groupe Cimes, c’est s’offrir un accompagnement personnalisé dans la mise en œuvre d’un plan de développement des compétences engageant et performant pour ses salariés, ainsi qu’un partenariat durable pour une gestion administrative de la formation optimale.
