Session de Formation : Les Clés d'un Déploiement Réussi en Entreprise
Le développement des compétences des salariés au sein d’une entreprise s’articule autour du déploiement de différentes sessions de formation. Celles-ci reposent sur l’analyse des besoins en formation des équipes et sur l’élaboration de programmes éducatifs adaptés au public concerné. L’organisation peut gérer elle-même ses actions de formation. Toutefois, elle peut choisir d’en optimiser l’efficacité en faisant appel à un prestataire externe.
Comprendre la Session de Formation dans un Plan de Développement
Distinction entre programme, action et session de formation
Avant d’envisager le déploiement d’un plan de développement des compétences au sein de l’entreprise, il convient d’abord de bien comprendre la notion de session de formation, laquelle diffère de celle de « programme » ou d’« action de formation ».
La session de formation
La session de formation désigne la période durant laquelle les acteurs de la formation professionnelle vont pouvoir initier des actions pédagogiques. Elle peut prendre différentes formes, telles que des :
- ateliers ;
- cours en présentiel ;
- cours à distance ;
- conférences ;
- stages tutorés ;
- etc.
La session de formation repose sur un programme et comprend diverses méthodes d’enseignement.
Le programme de formation
Le programme de formation, lui, constitue une composante de la session de formation. Il comprend le contenu didactique, organisé en différentes thématiques chargées de couvrir l’ensemble des notions à maîtriser. Ce document administratif est élaboré selon les objectifs visés et précise les modalités d’enseignement et d’évaluation.
L’action de formation
Conformément à l’article L6313-2 du Code du travail, « l’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel ». Il s’agit donc d’initiatives concourant au développement des compétences des actifs, telles que :
- le bilan de compétences ;
- un cursus d’enseignement ;
- un dispositif de validation des acquis de l’expérience ;
- l’apprentissage.
L’action de formation doit favoriser l’insertion professionnelle des actifs, le maintien de leur employabilité ou leur mobilité professionnelle.
Le cycle de vie d'une session : préparation, réalisation, clôture
Le cycle d’une session de formation peut s’étendre sur une période plus ou moins longue (quelques heures à quelques mois), en fonction des besoins auxquels elle répond. Sa conception est jalonnée de différentes étapes :
- La préparation en amont, laquelle laisse place à l’analyse des besoins et permet de fixer des objectifs pédagogiques. Il s’agit également de déterminer les modalités de déroulement de la formation (choix du lieu de la prestation, du programme, définition du budget alloué, etc.).
- La mise en œuvre de la session de formation, comprenant la gestion administrative des dossiers des apprenants, l’adaptation des contenus didactiques en fonction du public ciblé et de son niveau de progression.
- La clôture du cursus, consacrée à l’évaluation finale des acquis des participants, mais également à l’évaluation de la session de formation pour mesurer son niveau d'efficacité et le taux de satisfaction qu’elle produit chez les apprenants.
Les Enjeux de Gestion pour les Grands Comptes
Les bienfaits de la formation professionnelle ne sont plus à démontrer en termes de montée en compétences du personnel. En revanche, la mise en œuvre d’une session de formation suscite toujours une certaine défiance de la part des organisations. Pour cause, les obstacles qu’elles ont à surmonter sont multiples.
La lourdeur administrative : convocations, conventions et émargements
Les entreprises de grande envergure ou multi-sites absorbent une charge administrative conséquente en termes de gestion du plan de développement des compétences. Leur effectif est important, ce qui conduit les équipes RH à collecter et à traiter une masse de données, mais aussi à multiplier les démarches :
- montage des dossiers de financement auprès des OPCO ;
- envoi des convocations ;
- gestion des feuilles d’émargement ;
- etc.
La plateforme de Training Management System (TMS) apparaît comme l’outil idéal pour soutenir le chargé RH dans sa mission. Ses fonctionnalités d’automatisation permettent d’alléger la charge administrative inhérente à la mise en œuvre d’une session de formation, et permettent au gestionnaire d’allouer son temps aux tâches à valeur ajoutée.
La complexité logistique multi-sites et formats hybrides (présentiel/distanciel)
Au cours de l’étape de réalisation de la session de formation, les entreprises grands comptes sont également confrontées à la difficulté d’harmoniser la stratégie de montée en compétences des salariés au sein de tous leurs établissements.
Cela implique une bonne communication pour promouvoir le catalogue de formation auprès des collaborateurs, même lorsque ces derniers sont géographiquement éloignés. Tout l’enjeu consiste à susciter un engagement fort au sein des équipes. Le choix des formats peut y contribuer, en mêlant les cours en présentiel ou en e-learning (Blended Learning) par exemple.
Le responsable formation peut s’appuyer sur un outil de Learning Management System (LMS), lequel permet de personnaliser les parcours pédagogiques et d’y intégrer diverses méthodes d’apprentissage (Adaptive Learning, l’apprentissage par projet, etc.) pour répondre au mieux aux besoins identifiés.
Le suivi qualité et la conformité (Qualiopi, évaluations à chaud/froid)
L’évaluation de la formation est une étape à ne pas négliger. Elle intervient au terme de la session de formation et permet de s’assurer que celle-ci produise bien les effets escomptés. Le premier gage de qualité d’une session de formation se matérialise par l’obtention de la certification Qualiopi. Instaurée par la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, la certification Qualiopi impose le respect d’un référentiel unique et permet aux organismes de formation de bénéficier de financements publics ou mutualisés.
En complément, il s’avère essentiel de procéder à l’évaluation de la formation sur différentes temporalités. Pour ce faire, le prestataire peut distribuer un questionnaire de satisfaction pour recueillir l’avis des participants :
- L’évaluation à chaud correspond au témoignage des apprenants sollicité à l’issue du cycle d’apprentissage.
- L’évaluation à froid, quant à elle, est réalisée plusieurs semaines après le terme de la formation. Les apprenants disposent alors du recul nécessaire pour juger du niveau de mobilisation de leurs acquis en milieu professionnel, et donc, de l’atteinte de leurs objectifs.
Externaliser la Gestion des Sessions : Un Levier de Performance
Nous l’avons vu, les entreprises font face à de nombreux enjeux pour maximiser l’efficacité de leur stratégie de montée en compétences. L’externalisation est une alternative de choix pour les aider à se prémunir des écueils liés au déploiement de sessions de formation.
Centraliser le pilotage pour gagner en visibilité
Confier la gestion de la formation de son personnel à un prestataire externe constitue un véritable investissement pour l’organisation. En contrepartie, celle-ci peut mieux concentrer son action en faveur de la formation professionnelle, pour la rendre davantage visible aux yeux des collaborateurs.
Fort de son expérience, l’expert de l’externalisation de la formation se positionne comme un allié de taille pour :
- clarifier la stratégie de formation et fixer des objectifs pertinents ;
- structurer les processus (analyse des besoins, définition des KPIs de suivi de l’efficacité des modules, etc.) ;
- promouvoir un catalogue de formation suscitant l’engagement des collaborateurs ;
- évaluer les ressources à mobiliser ;
- etc.
Sécuriser les processus administratifs et financiers
Outre le fait de se décharger de tâches chronophages, externaliser la mise en œuvre de ses sessions de formation présente l’intérêt de renforcer la protection de ses process et des informations collectées à cet effet.
Le prestataire mandaté pour la mise en œuvre de ses sessions de formation et ses équipes disposent de l’expertise suffisante et des outils requis pour garantir aux entreprises la confidentialité de leurs données sensibles et la sécurisation de leurs opérations financières.
L'apport du Groupe Cimes : 30 ans d'expertise en gestion de formation
Armé de ses 30 années d’expérience, le Groupe Cimes se positionne comme un acteur majeur de l’externalisation de la formation et place son expertise au service des moyennes et grandes entreprises souhaitant déléguer cette mission.
Une logistique industrielle pour vos volumes importants
Les outils dont il dispose lui offrent l’opportunité d’automatiser la gestion de la formation de ses clients et de traiter des volumes d’information conséquents (convocations, retour d’évaluation, reportings, etc.).
Pour ce faire, le Groupe Cimes a développé sa propre plateforme de Training Management System : l’outil TMS E-gos. Ses fonctionnalités permettent notamment de piloter un plan de formation avec finesse et facilitent la prise de décisions stratégiques.
Des outils de pilotage dédiés pour optimiser le taux de remplissage
Outre le TMS qui renforce le gestionnaire RH dans sa mission, le Groupe Cimes s’est également doté d’autres solutions pour soutenir l’action de l’équipe pédagogique. La plateforme de Learning Content Management System (LCMS), par exemple, contribue fortement à rendre les sessions de formation plus attractives aux yeux des salariés.
Si l’outil TMS permet aux équipes pédagogiques de mieux cerner le public à former et d’élaborer un catalogue de formation en conséquence, l’outil LCMS, lui intervient pour :
- personnaliser les parcours d’apprentissage ;
- adapter les contenus didactiques au niveau des apprenants ;
- varier les supports pour susciter l’engagement (e-learning, éléments de gamification, etc.).
De la Session Unitaire à la Stratégie Globale
Fiabiliser le déploiement pour se concentrer sur l'humain
Au moment de mettre en œuvre leur plan de développement des compétences de leurs employés, les grosses structures encourent le risque de se focaliser sur des détails techniques au détriment de l’aspect humain.
Confier la gestion de ses sessions de formations à un prestataire externe permet de se prémunir de cet écueil, et par la même occasion, d’offrir à ses équipes un parcours d’apprentissage adapté à leurs besoins et à leurs projets professionnels.
L'externalisation comme réponse aux pics d'activité
Le rôle du spécialiste de la gestion de la formation ne se limite pas à prodiguer ses conseils avisés. Il œuvre comme un véritable partenaire de l’entreprise cliente, non seulement pour l’accompagner dans l’atteinte de ses objectifs stratégiques, mais également pour décharger celle-ci des tâches chronophages et répétitives afférentes au déploiement de sessions de formation, notamment en cas de pics d’activité.
👉Pour plus d’informations, contactez le Groupe Cimes et planifiez votre démo pour un gain de temps optimal dans la gestion de vos sessions de formation.
