En entreprise, la mise en œuvre d’une politique de formation mobilise de nombreux intervenants et requiert de multiples processus ou flux de travail. Pour une montée en compétences des salariés efficace, il peut s’avérer nécessaire de recourir à l’automatisation de la gestion de la formation. Celle-ci présente des avantages tangibles et favorise la productivité de l’organisation. Quelle forme peut-elle prendre et quels gains l’entreprise peut-elle espérer en tirer ?
Automatisation dans la gestion de la formation : définition
L’automatisation de la gestion de la formation consiste, pour une entreprise, à s’aider d’un outil informatique qui permet de rationaliser un maximum de tâches chronophages, fastidieuses et répétitives liées à la formation.
Qu’est-il possible d’automatiser de la gestion de la formation ?
Il s’agit le plus souvent de travaux administratifs, ne présentant qu’une faible valeur ajoutée, tels que :
- l’envoi des convocations ;
- l’établissement des contrats ;
- la préparation des conventions de stage ;
- la facturation ;
- le recueil et l’analyse des questionnaires de satisfaction ;
- le suivi des dossiers de financement ;
- le calcul et la génération du bilan pédagogique et financier (BPF) ;
- etc.
Par ailleurs, l’automatisation ne concerne pas uniquement les travaux exécutifs liés à la mise en œuvre du plan de développement des compétences. Elle peut également s’appliquer sur les multiples échanges à prévoir entre les parties au cours du parcours d’apprentissage. C’est en cela que la digitalisation de la formation constitue un atout précieux.
Il convient de noter que l’automatisation de la gestion de la formation comprend également la collecte et le traitement des données. La fonction analytique qu’elle comporte favorise la prise de décisions stratégiques et, par conséquent, permet à l’organisation de gagner en agilité.
Les objectifs de l’automatisation du processus de la formation
En fonction de l’envergure de la structure et de la stratégie opérée, l’automatisation de la gestion de la formation vise différents objectifs. Il peut s’agir de :
- gagner un temps précieux sur le processus administratif et libérer les chargés de formation afin qu’ils se consacrent à leur cœur de métier, la pédagogie ;
- augmenter la productivité de l’entreprise en réduisant le risque d’erreurs liées à l’exécution manuelle de certaines tâches (saisie, oubli d’échéances, etc.) ;
- améliorer l’organisation et le déroulé des actions de formation afin de booster l’engagement des collaborateurs apprenants ;
- suivre la performance des modules de formation et calculer le retour sur investissement obtenu sur chaque session.
Cette dernière intention est à ne pas négliger. En effet, toute politique de formation doit démontrer, en plus de son efficacité, un niveau de rentabilité minimum pour espérer être reconduite. L’automatisation de la gestion de la formation est alors indispensable pour calculer les coûts de formation et piloter le budget qui lui est alloué.
Avantages de l'automatisation pour les organismes de formation
Automatiser la gestion de la formation recèle de nombreux bénéfices.
Optimisation des processus administratifs
Il s’agit probablement du principal atout directement perceptible de l’automatisation. En effet, le pilotage d’un plan de formation comprend l’exécution de diverses tâches administratives, dont certaines s'avèrent plus fastidieuses que d’autres. Bien que nécessaires, elles n’en restent pas moins chronophages et viennent grever la performance des équipes RH, au détriment de leur mission stratégique.
Automatiser ces travaux permet donc de réduire la charge administrative de manière significative, et vient notamment fluidifier :
- la planification des sessions de formation ;
- la saisie optimale des données, en se préservant d’erreurs pouvant ralentir le processus d’amélioration des compétences ;
- une mobilisation pertinente des ressources humaines et matérielles (réservation de salle, de l’intervenant spécialisé, d’équipements spécifiques, etc.) ;
- la production de documents (attestations, feuilles d’émargement, conventions, devis et factures, etc.) ;
- l’évaluation à chaud des modules réalisés ;
- etc.
Amélioration de l'expérience apprenant
Nous l’avons vu, l’automatisation de la formation s’applique parfaitement aux fonctions support qui s’y rattachent (administrative, comptable, RH, etc.). Par conséquent, elle peut également influencer la qualité de l’organisation des actions de formation.
L’organisme de formation doté d’outils d’automatisation peut espérer se démarquer de ses concurrents et offrir à ses stagiaires une expérience d’apprentissage optimale au travers de :
- la centralisation des ressources et des informations sur une même plateforme ;
- un accès facilité vers le catalogue des formations et un processus de validation simplifié ;
- de contenus des modules variés ;
- la diversification des supports pédagogiques ;
- la possibilité pour les apprenants de soumettre un feedback sur la qualité et la pertinence des programmes proposés en fonction de leurs objectifs professionnels ;
- canaux de communication différents pour favoriser les échanges entre participants (forum, messagerie directe, etc.) ;
- etc.
Le traitement analytique des données favorise la personnalisation des contenus en fonction du profil des apprenants et permet donc d’optimiser l’efficacité de leurs parcours de formation.
Réduction des coûts opérationnels
Outre la satisfaction des stagiaires, l’automatisation de la gestion de la formation permet également de rationaliser considérablement les dépenses liées à l’amélioration des compétences des actifs.
S’il peut sembler coûteux de se doter d’outils performants, l’investissement peut vite s’avérer rentable. Il permet en effet de :
- se prémunir des anomalies de traitement manuel et du coût qu’implique la mise en place de mesures correctives ;
- mesurer les progrès des apprenants et les performances de chaque module afin d’ajuster la politique de formation le cas échéant ;
- effectuer le suivi budgétaire et financier, en calculant le retour sur investissement (ROI) de chaque offre de formation.
L’automatisation présente également l’avantage de croiser les informations collectées. L'organisme est alors exempté de multiplier les outils (tableur Excel, logiciels ou autres systèmes d’information) pour générer les graphiques d’analyse nécessaires au pilotage du plan de formation.
Logiciels TMS pour automatiser la gestion de la formation
Certains logiciels sont spécialement conçus pour assister les chargés de formation dans leur mission. Ces solutions sont appelées les TMS ou Training Management System.
Présentation des solutions TMS
L’outil TMS est une solution digitale dont la vocation est de soutenir les professionnels de la formation, spécifiquement les acteurs des fonctions support, en charge de :
- la gestion administrative ;
- la logistique ;
- l’analyse des données ;
- du suivi financier et budgétaire.
Contrairement au Learning Management System (LMS), l’action du Training Management System ne porte pas sur le contenu des formations et n’affecte donc pas l’aspect didactique de la politique de formation. Toutefois, son utilisation s’avère incontournable pour :
- fluidifier le processus de formation dans sa globalité (accès à l’offre, positionnement sur un module et validation) ;
- clarifier les méthodes de recueil des besoins en formation ;
- favoriser la mise en conformité des programmes de formation (traçabilité des certifications) ;
- permettre l’interconnexion avec d’autres systèmes (OPCO, SIRH, logiciel de comptabilité, etc.) pour une meilleure communication des données.
Le TMS se distingue par sa capacité d’automatisation de la gestion de la formation. Cette qualité fait de lui l’outil incontournable d’une stratégie d’apprentissage performante pour l’entreprise et ses équipes.
Exemples de TMS populaires
Les acteurs de la formation sont nombreux à proposer leur outil TMS sur le marché. Par conséquent, il s’avère peu aisé de choisir le système de gestion de la formation adapté à son entreprise. Le Groupe CIMES, par exemple, vous offre l’opportunité de réserver une démo de notre plateforme de Training Management System E-gos.
Vous pouvez alors tester les fonctionnalités qui faciliteront votre quotidien de responsable formation, telles que :
- la personnalisation des indicateurs de performance pour un suivi optimal ;
- une plateforme d’échanges entre le collaborateur et son manager favorisant la communication tout en limitant les mails ;
- la conception digitalisée des documents (convocations, attestations, etc.) ;
- un tableau de bord intuitif ;
- l’export de données, reporting, personnalisation de requêtes ;
- la connexion au catalogue de l’offre de formation ;
- etc.
L’objectif de cet outil est d’offrir une visibilité globale sur le plan de formation. Il doit se montrer évolutif et permettre une prise de décisions rapide et agile, afin que l’entreprise puisse faire preuve d’adaptabilité face aux défis de son secteur d’activité.
D’autres TMS sont également disponibles, dont les plus connus sont : 360Learning, Elevo ou encore le TMS de Place de la Formation. Quel qu’il soit, il convient de privilégier le TMS le plus approprié à la taille et aux enjeux de votre structure.
Bonnes pratiques pour une automatisation réussie
L’efficience de l’automatisation de la gestion de la formation dépend directement de la qualité de l’outil choisi et de l’exhaustivité du paramétrage effectué.
Identification des processus à automatiser
Dans un premier temps, il appartient au chargé de formation d’identifier précisément les processus à automatiser pour une implémentation optimale. Il peut s’agir de :
- l’intégration des données chiffrées quant à l’avancement et à la progression des apprenants, permettant l’élaboration de reportings, de tableaux de suivi ou de graphiques ;
- l’inscription des candidats aux sessions de formation ;
- la complétion et de la génération de contrats avec la signature électronique ;
- la numérisation et l’enregistrement de factures dans le système comptable, permettant d’automatiser les relances factures ;
- la standardisation de certaines demandes RH, comme la prise de congé ou la gestion de notes de frais.
Le responsable prendra soin de cibler en priorité les workflow dont le traitement se révèle contraignant ou implique l’intervention de nombreuses personnes.
Sélection des outils adaptés aux besoins
Après avoir précisé les contours du projet d’automatisation, il convient d’étudier les solutions et outils à adopter. Il en existe une multitude sur le marché, et tous ne répondent pas aux mêmes objectifs.
Il est préférable de ne pas chercher à automatiser tous vos process en même temps, au risque de déstabiliser vos équipes et de perdre en productivité. Prenez le temps de faire vos recherches et de :
- contacter plusieurs prestataires ;
- examiner les avis de clients ;
- réaliser des demandes de devis ;
- solliciter des démonstrations auprès de différents éditeurs.
L’idéal serait même de tester plusieurs plateformes sur un temps donné avant de vous positionner en toute connaissance de cause. Pensez à vous assurer de la compatibilité de l’outil ou du TMS sélectionné avec vos autres CRM, sans quoi l’automatisation pourrait s’en trouver entravée.
Formation des équipes aux nouvelles technologies
Le déploiement de nouvelles solutions et le changement de méthode de travail qui l’accompagne peuvent se révéler perturbants pour les collaborateurs concernés. C’est pourquoi il est impératif de communiquer avec les équipes bien en amont afin de les préparer.
Dès lors que le projet d’automatisation de la gestion de la formation se concrétise, planifiez des sessions de formation pour l’ensemble des salariés qui seront amenés à exploiter ces nouveaux outils. Ces séquences seront pour eux l’occasion d’exprimer leurs réticences ou de clarifier certains points.
Sachez qu’il est possible de lever les éventuels blocages en sollicitant leur engagement et en les impliquant dans la définition des KPIs qui serviront à mesurer l’efficacité du déploiement.
L’automatisation de la gestion de la formation dans une entreprise n’est pas anodine. L’anticipation est le maître-mot d’un déploiement réussi et l’outil TMS permet de tirer pleinement parti de processus optimisés. Besoin d’un accompagnement dans la structuration de votre politique de formation professionnelle ? Contactez le Groupe Cimes et faites-nous part de votre projet.
