Formation Inter vs Intra-entreprise : Comment choisir et optimiser votre gestion ?
Il existe diverses manières de décliner sa stratégie de montée en compétences pour son personnel. La formation inter ou intra-entreprise en fait partie et offre aux organisations l’opportunité d’adapter les contextes d’apprentissage selon leurs besoins. Toutefois, ces deux modalités de formation ne s’adressent pas au même public et répondent à des objectifs différents. Découvrez dans quels cas le format inter ou intra se révèle le plus efficient.
Définitions et fondamentaux : de quoi parle-t-on ?
Les actions favorisant la formation professionnelle des salariés peuvent s’opérer selon différentes modalités.
La formation inter-entreprise : la force du collectif multi-sociétés
Il s’agit d’un cadre d’apprentissage réunissant des participants de divers horizons. La session de formation se déroule au sein des locaux de l’organisme prestataire. C’est donc au centre de formation lui-même qu’il incombe de définir les programmes pédagogiques qu’il dispense, et de planifier les sessions suivant un calendrier précis.
La formation inter-entreprise s’adresse aux salariés de différentes entités, mais également aux :
- particuliers ;
- travailleurs indépendants ;
- ou encore aux demandeurs d’emploi.
Elle favorise une montée en compétences rapide des salariés, et élimine les contraintes d’organisation. De fait, l’employeur n’a qu’à sélectionner le module le plus approprié dans le catalogue proposé par l’organisme de formation, et à y inscrire les collaborateurs concernés.
La formation intra-entreprise : le sur-mesure au sein de votre organisation
À la différence de la formation inter-entreprise, la formation intra-entreprise s’adresse aux collaborateurs d’une même organisation. Le plus souvent, le prestataire externe se déplace et dispense ses apprentissages au sein même de l’entreprise cliente. Toutefois, il peut également accomplir sa mission dans les locaux du centre de formation ou réserver une salle extérieure.
La formation intra-entreprise se caractérise par la personnalisation du parcours pédagogique en fonction des besoins en formation exprimés. Son efficience réside dans sa capacité à adapter et à corréler son contenu didactique aux exigences inhérentes à l’activité. Elle requiert donc une certaine homogénéité des profils d’apprenants, lesquels bénéficient tous des mêmes apprentissages, et ce, de manière cohérente.
Le cas particulier de la formation interne : quand l'entreprise devient formateur
La formation inter ou intra-entreprise reste à distinguer de la formation interne. Dans ce dernier cas de figure, l’entreprise est seule responsable de la mise en œuvre du plan de développement des compétences de ses salariés. Elle intervient à toutes ses étapes :
- le recueil et l’analyse des besoins en formation ;
- l’étude des ressources disponibles (financières, humaines et matérielles) ;
- l’élaboration des parcours pédagogiques ;
- la gestion administrative et logistique des sessions de formation ;
- le suivi des progrès des apprenants ;
- l’évaluation des formations.
En privilégiant la formation interne, l’entreprise confie à un ou plusieurs salariés expérimentés la mission de transmettre leurs savoirs. Familiers de la culture de l’entreprise et des enjeux qu’elle rencontre, ces derniers ciblent avec pertinence les compétences à délivrer pour servir les intérêts de l’activité.
Les critères de choix : quand privilégier l’un ou l’autre ?
Qu’il s’agisse de la formation inter ou intra-entreprise, chacune d’elles répond à ses propres objectifs. Il convient donc d’étudier le contexte en amont pour se positionner sur le format le plus adapté.
Le volume de participants : le point de bascule économique
Le nombre de salariés à former est l’un des critères à étudier pour choisir entre une formation inter ou intra-entreprise. Dès lors que l’organisation compte un grand nombre de collaborateurs à former dans un domaine spécifique, la formation intra-entreprise est toute indiquée. L’entreprise planifie la session de formation selon ses propres contraintes de productivité. Elle bénéficie d’une gestion administrative simplifiée et de programmes pédagogiques adaptés à ses besoins spécifiques.
À l’inverse, la formation inter-entreprise convient davantage à la structure cherchant à améliorer les compétences d’un nombre de collaborateurs restreint sur une thématique précise. Par souci d’économie, l’entreprise peut alors mutualiser les frais inhérents de la formation avec les autres entités faisant elles-mêmes participer leurs collaborateurs.
La personnalisation pédagogique : adaptation au contexte métier
Il est également préférable de privilégier la formation inter ou intra-entreprise en fonction des objectifs visés. Ainsi, l’entreprise accordant une grande importance à la personnalisation de la formation et à la pertinence des contenus pédagogiques se satisfait pleinement du format intra. Pour cause, le formateur s’adresse au personnel d’une même entité et doit donc faire l’effort d’adapter son discours pour coller au mieux à la réalité professionnelle des équipes.
Dans la mesure où l’action de formation requiert un niveau de personnalisation limité (acquisition d’une compétence comportementale par exemple), l’entreprise peut alors s’orienter vers une formation inter-entreprise. Celle-ci présente l’avantage de favoriser le partage d’expérience entre des travailleurs d’univers différents.
La flexibilité logistique : calendrier fixe vs planification agile
Le choix peut également s’opérer en fonction des contraintes d’organisation. En effet, les formations inter et intra-entreprise ne s’articulent pas de la même façon. Le format inter présente l’avantage de pouvoir être mis en place rapidement puisqu’il nécessite peu de personnalisation des programmes. En outre, le planning de formation est fixé par avance par l’organisme de formation et la prestation se facture de manière forfaitaire par apprenant.
En revanche, le mode intra-entreprise requiert une analyse précise des besoins en amont. Sa mise en place se veut agile en termes de planification et offre à l’entreprise une grande latitude dans son organisation. Le mode intra implique d’échanger avec le prestataire de formation pour imaginer le parcours pédagogique le plus pertinent possible, qui permettra d’atteindre les objectifs de montée en compétences des collaborateurs.
Les avantages stratégiques pour les Grandes Entreprises et ETI
Bien que leurs objectifs divergent, les dispositifs de formation inter ou intra-entreprise conviennent particulièrement aux structures d’envergure.
Optimisation des coûts : remise sur volume et frais de déplacement
La formation inter-entreprise se révèle très intéressante pour former son personnel de manière ciblée, tout en respectant son budget de formation. En effet, le coût de la formation pour préserver l’employabilité des salariés n’est pas négligeable dans une trésorerie. C’est pourquoi il est essentiel de veiller à privilégier le dispositif présentant le meilleur rapport qualité-prix.
D’une certaine façon, la formation inter-entreprise permet aux employeurs d’optimiser leurs coûts. Ils limitent l’accès à la formation qu’aux collaborateurs concernés par la compétence visée, et par conséquent, allègent le poids des défraiements (déplacement, restauration, etc.) qu’elle implique.
La formation intra-entreprise, elle, se révèle économique par le volume d’apprenants qu’elle requiert. Celui-ci n’est composé que de collaborateurs de la même entreprise, ce qui permet à cette dernière de négocier un tarif préférentiel sur le forfait unitaire.
Partage de bonnes pratiques vs cohésion d'équipe interne
Un autre avantage que révèle la formation inter ou intra-entreprise concerne le contexte d’apprentissage. Le format inter-entreprise réunit des apprenants de structures et d’horizons différents. Il encourage donc le partage des bonnes pratiques et participe à l'enrichissement mutuel des participants au travers des expériences de chacun.
À l’inverse, la formation intra-entreprise s’opère en vase clos et s’adresse aux salariés d’une même organisation. Par conséquent, les perspectives de découvrir de nouvelles méthodes de travail sont limitées. Pour autant, le mode intra renforce la culture d’entreprise et la cohésion des équipes. Les apprenants font face à des enjeux communs, ce qui contribue à booster leur engagement dans leurs apprentissages.
Homogénéité des compétences et culture d'entreprise
Les bénéfices de la formation intra-entreprise sont particulièrement adaptés aux grandes entreprises. C’est notamment le cas des grands groupes composés de plusieurs établissements. Bien souvent, les objectifs de formation sont communs et prévus dans le plan de développement des compétences.
Pour autant, il n’est pas toujours aisé d’harmoniser les discours de sorte que toutes les structures bénéficient d’une qualité d’apprentissage équivalente. La formation intra-entreprise répond spécifiquement à ce besoin et permet d’uniformiser les pratiques professionnelles, en plus d’optimiser le retour sur investissement (ROI) des formations.
Les défis de gestion administrative et financière
Qu’il s’agisse de la formation inter ou intra-entreprise, leur déploiement peut prendre la forme d’un véritable challenge.
La complexité du suivi : conventions de formation, émargements et facturation
Selon l’option privilégiée, le suivi de la formation peut s’avérer plus ou moins contraignant. De fait, la formation inter-entreprise cible une catégorie précise de collaborateurs. Si cette alternative nécessite moins d’analyse pédagogique en amont, sur le plan administratif, elle requiert de réaliser davantage d’opérations pour chaque stagiaire :
- l’établissement de sa convention de formation ;
- le suivi de son assiduité ;
- son défraiement (saisie des notes de frais, collecte des justificatifs, etc.) ;
- etc.
La formation intra-entreprise ne s’adresse qu’au personnel d’une seule entreprise. Seule une convention globale la concernant est exigée, ce qui simplifie sa gestion administrative. En outre, les apprenants se rendent sur leur lieu de travail pour assister à la formation, n’impliquant pas de frais supplémentaires pour l’employeur.
Pilotage budgétaire et optimisation des financements (OPCO)
Le volet financier doit également faire l’objet de toute l’attention de l’organe décisionnaire de la société. Un suivi exhaustif du budget de formation est une condition sine qua non pour espérer pérenniser sa stratégie de montée en compétences des équipes.
Pour ce faire, l’entreprise peut tirer parti de différents outils permettant d’automatiser la gestion de la formation inter ou intra-entreprise. Divers systèmes d’information sont disponibles pour lui faciliter la tâche, tels que les plateformes de Training Management System (TMS), dont les fonctionnalités s’intègrent parfaitement aux CRM déjà présents. Celles-ci s’avèrent d’une grande utilité pour fluidifier les démarches auprès des opérateurs de compétences (OPCO). Elles permettent d’optimiser le financement des actions de formation en simplifiant la gestion de dispositifs d’alternance ou de Préparation opérationnelle à l’emploi (POE).
Le défi de la multiplicité des prestataires et des catalogues
L’usage d’un outil TMS constitue un atout précieux pour les entreprises grands comptes. Il permet de centraliser sur une même plateforme les différents interlocuteurs qu’elle peut avoir pour la formation professionnelle de son personnel.
En plus de faciliter les échanges avec les prestataires, cette solution digitale offre un support sécurisé et accessible pour héberger le catalogue de formation de l’entreprise. Elle simplifie le processus d’inscription à un module de formation pour le collaborateur, et accélère le processus de validation par le manager.
Pourquoi externaliser la gestion de vos sessions inter et intra ?
Faire appel aux services d’un expert de l’externalisation de la gestion de la formation présente des avantages à bien des égards.
Centraliser pour mieux piloter : l'approche BPO du Groupe Cimes
La formation professionnelle des actifs est un enjeu majeur pour la compétitivité des entreprises. En revanche, son déploiement et son financement font l’objet de nombreuses réformes, contraignant les organisations à réviser constamment leurs procédures.
Fiabilisation du back-office administratif et réglementaire
Le principal intérêt de déléguer la gestion de sa stratégie de formation inter ou intra entreprise réside dans le fait de bénéficier de process sécurisés et conformes à la législation. L’accompagnement du Groupe Cimes permet aux employeurs grands comptes de fiabiliser leur stratégie de formation à différents niveaux :
- la collecte des informations à traiter, en respectant les dispositions de la Réglementation générale de la protection des données (RGPD) ;
- le sourcing des organismes de formation les plus appropriés ;
- l’élaboration d’un plan de formation pertinent selon les objectifs fixés ;
- le suivi administratif et financier (reporting) ;
- la mesure de l’efficacité de la formation inter ou intra-entreprise ;
- le déploiement d’une solution digitale pour la formation (LMS ou TMS) ;
- etc.
Animé par une approche Business Process Outsourcing (BPO), le Groupe Cimes œuvre en qualité de partenaire long terme. Il s’attache à réaliser pour le compte de son entreprise cliente, une veille régulière des modifications de la loi en matière de formation professionnelle et de l’évolution des carrières des actifs.
Amélioration du ROI grâce à une ingénierie financière experte
S’appuyer sur l’expertise d’un spécialiste de l’externalisation de la formation permet également d’optimiser le budget alloué à la formation des équipes. À cet effet, le Groupe Cimes met à disposition de ses clients son propre outil TMS E-gos.
Celui-ci permet de collecter les données chiffrées des dépenses engagées pour l’amélioration des compétences des salariés et des effets produits sur la performance de l’activité. Il en offre la lecture analytique et contribue à mesurer la rentabilité de chaque action menée, facilitant ainsi la prise de décision stratégique.
L’expertise Groupe Cimes : 30 ans au service de l'externalisation formation
Filiale du Groupe Cegos depuis 2017, Cimes place son expertise au service des entreprises et les accompagne pour répondre à leur obligation légale de former leurs salariés. Le Groupe Cimes se positionne comme l’allié incontournable des employeurs, en proposant des offres personnalisées selon leurs enjeux métiers et sectoriels.
Il leur fournit l’aide nécessaire en matière de gestion administrative et financière du plan de formation et de son déploiement logistique. En sa qualité de conseil, le Groupe Cimes apporte également son concours aux entreprises pour leur projet de digitalisation de la formation, leur garantissant ainsi des procédures sécurisées et une rentabilité optimale.
CIMES team
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