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La Gestion de la Formation en GRH : du Pilotage Administratif au Levier Stratégique
Les organisations ont désormais compris que l’amélioration des compétences professionnelles de leurs salariés constitue pour elles l’un des principaux leviers de compétitivité. Pour que la magie opère, elles doivent s’astreindre à une gestion de la formation en GRH optimale. C’est justement dans le but de les y aider que l’expert de l’externalisation de la formation intervient.
Le paradoxe de la gestion de la formation : entre contrainte et opportunité
Le volet administratif : une mission chronophage pour les RH (Entretiens, réglementation)
Le plus souvent, c’est à l’équipe RH de l’entreprise qu’il incombe de gérer la formation des salariés. Cette mission constitue un enjeu majeur pour l’activité, puisqu’elle permet à l’entreprise de renforcer sa compétitivité et son adaptabilité face aux défis qu’elle rencontre.
À ce titre, le responsable RH s’emploie à réaliser différents travaux de GPEC, désormais connu sous l’acronyme GEPP pour « gestion des emplois et des parcours professionnels ». Cette démarche implique de collecter et d’analyser un certain nombre de données relatives à la qualification des collaborateurs et à leur marge de progression potentielle.
Elle requiert donc des équipes une gestion administrative sans faille, s’articulant autour :
- du recueil des besoins en formation au travers des entretiens professionnels menés par les managers de proximité ;
- d’objectifs pédagogiques fixés et des indicateurs à suivre ;
- de l’état des lieux des ressources mobilisables pour favoriser les conditions d’apprentissage ;
- des modalités d’évaluation des apprenants et des modules de formation.
Les chargés RH disposent de divers outils pour optimiser le temps passé sur ces différentes tâches et gagner en efficacité. Ils s’assurent également de la conformité des procédures et veillent à ce que l’entreprise réponde bien à ses obligations légales en matière de formation professionnelle.
L'évolution vers un rôle de Business Partner : aligner formation et stratégie d'entreprise
Tout l’enjeu de la gestion de la formation en GRH réside dans la capacité de l’entreprise à élaborer un plan de développement des compétences pertinent. Celui-ci doit à la fois avoir du sens pour les salariés, mais également servir les intérêts de l’organisation.
C’est en cela que le gestionnaire de formation se positionne comme un acteur à part entière du déploiement de la stratégie d’entreprise. Son rôle consiste à produire les parcours pédagogiques qui répondent autant aux ambitions des salariés pour l’évolution de leur carrière qu'aux objectifs de performance fixés par l’employeur.
En proposant des modules adaptés aux différents profils d’apprenant, il booste l’engagement des collaborateurs dans leur acquisition de nouvelles compétences et les rend acteurs de leur évolution professionnelle. Cette implication impacte favorablement la structure puisqu’elle renforce la culture d’entreprise et développe le collectif œuvrant dans un but commun.
Les étapes clés pour une gestion performante de la formation
Différentes phases viennent jalonner le processus de gestion de la formation en GRH.
Analyse des besoins : entretiens annuels et référentiels de compétences
Cette étape intervient en amont de la conception du plan de formation. Il s’agit, dans un premier temps, de cartographier les compétences techniques et comportementales que démontrent actuellement les salariés. Le gestionnaire RH dispose de différentes ressources pour étayer son analyse, telles que les :
- entretiens annuels ;
- référentiels de compétences ;
- fiches métiers ;
- tests de personnalité ;
- etc.
Une fois ces compétences évaluées, il se charge d’identifier les lacunes à combler et les acquis restant à approfondir. Il doit surtout déterminer les compétences qui tendent à émerger et qui sont à privilégier pour relever les futurs défis qui s’annoncent.
Élaboration du plan de développement des compétences : priorités et arbitrage
Les informations dégagées par ces travaux préparatoires apportent ensuite toute la matière nécessaire pour élaborer un plan de développement des compétences pertinent pour ses collaborateurs.
Celui-ci vise à valoriser les talents présents dans l’entreprise, tout en les nourrissant de nouveaux apprentissages. Il comprend l’ensemble des actions initiées en faveur du maintien de leur employabilité et de leur mobilité professionnelle, et passe notamment par la personnalisation des :
- parcours pédagogiques ;
- contenus didactiques ;
- modalités de transmission des savoirs.
Le PDC doit également permettre à l’entreprise de respecter ses obligations légales, en y intégrant les dispositifs appropriés pour optimiser le suivi de formation au sein de l’entreprise.
Pilotage budgétaire : optimiser le CPF, les OPCO et les financements publics
La gestion de la formation en GRH comprend aussi un volet financier à ne pas négliger. En effet, pour pérenniser sa stratégie de montée en compétences, il est indispensable de se montrer exhaustif dans son suivi budgétaire de la formation.
Pour ce faire, l’employeur peut recourir à divers dispositifs pour alléger le coût de la formation pesant sur sa trésorerie. Son principal interlocuteur est l’Opérateur de compétences (OPCO) dont il dépend. Cet organisme accorde des aides financières en faveur de l’amélioration des compétences professionnelles et accompagne les entreprises de son secteur dans l’embauche d’alternants (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation).
L’employeur et le salarié peuvent également convenir d’une participation financière de ce dernier en mobilisant les droits acquis au titre de son compte personnel de formation (CPF). D’autres alternatives existent, telles que le recours aux financements publics de la formation (POE, FNE, etc.).
Évaluation des résultats et KPI : mesurer l'impact réel sur la performance (ROI)
Pour démontrer toute l’efficacité de la gestion de la formation en GRH, il est nécessaire d’en évaluer les résultats. Cela s’opère de diverses manières, soit, en suivant la progression des apprenants dans l’acquisition des compétences, en constatant leur niveau de satisfaction quant à la pertinence des contenus didactiques proposés ou encore en mesurant la rentabilité de la stratégie de formation.
Il convient alors de définir en amont les indicateurs à suivre, tels que :
- le taux d’inscription aux programmes de formation, qui renseigne sur l’attractivité du catalogue de formation ;
- le taux d’assiduité aux sessions, qui confirme la pertinence des contenus pédagogiques ;
- le taux de réussite à la certification, dans la mesure où l’employeur propose des formations diplômantes ou certifiantes ;
- le retour sur investissement de chaque action de formation ;
- le niveau de productivité individuelle et collective ;
- le nombre de promotions obtenues ;
- etc.
Le suivi de ces KPIs apporte un éclairage sur le bien-fondé du plan de formation. Ainsi, il met en exergue les effets produits sur la performance globale de l’activité et sur l’investissement des collaborateurs.
Vers l'entreprise apprenante : le rôle stratégique du COMEX
Aligner le vivier de talents sur les besoins terrain de demain
Dans un contexte économique et technologique en constante évolution, l’entreprise a tout intérêt à se doter de collaborateurs agiles et opérationnels. Ces forces vives sont précieuses et contribuent à rendre l'organisation adaptable et compétitive, se démarquant de ses concurrents.
Cette démarche passe par une approche d’entreprise apprenante, laquelle mobilise tous les moyens nécessaires pour créer le contexte d’apprentissage optimal en milieu professionnel. Tout l’enjeu consiste à déterminer les compétences qui vont s’avérer incontournables sur le terrain et à affiner le champ d’expertise de chaque collaborateur sur cette base, afin qu’ils soient en mesure de relever les défis de demain.
Impliquer la direction générale pour valoriser l'investissement formation
L’organe décisionnel a son rôle à jouer dans la gestion de la formation en GRH. Il appartient au comité de direction de faire prendre conscience à ses salariés du caractère volatile de la croissance économique et des mutations technologiques qui s’opèrent.
Une communication fluide est nécessaire pour faire comprendre à ces derniers que l’agilité est une compétence clé à détenir, et que son acquisition passe inéluctablement par la formation et la remise en question de son savoir-faire.
La direction générale gagne ainsi à renforcer la culture d’entreprise et à fédérer les équipes autour d’objectifs communs. Le poids de l’investissement pour former les collaborateurs est alors mieux accepté dès lors que ces derniers en comprennent mieux les enjeux.
Favoriser l'apprentissage entre pairs et la mobilité interne
Faire de son organisation une entreprise apprenante présente de multiples avantages. En effet, cultiver cette dynamique d’apprentissage et d’amélioration continue permet de valoriser son capital humain et d’adapter ses pratiques professionnelles.
La transmission des connaissances et des savoir-faire vers les générations plus jeunes participe à pérenniser les expertises. En outre, elle constitue une reconnaissance des compétences des plus anciens et souligne leur rôle au sein du collectif. Les collaborateurs tendent alors à s’investir davantage dans leur parcours de formation, puis dans leur mission.
Enfin, ce partage d’expérience renforce la culture d’entreprise. Elle permet à l’entreprise d’améliorer sa marque employeur, de fidéliser ses talents et par conséquent, d’optimiser sa gestion de la formation en GRH.
Les nouveaux défis de la gestion de la formation en 2026
Digitalisation et e-learning : l'agilité au service de l'apprenant
À l’instar de nombreux domaines liés à l’entreprise, la gestion de la formation en GRH n’échappe pas à la transition numérique. Ainsi, l’intégration de solutions digitales dans le processus de montée en compétences est devenue incontournable et contribue à offrir aux apprenants des parcours d’apprentissage personnalisés.
Grâce à l’usage d’outils comme les plateformes de Learning Management System (LMS), le concepteur de formation peut désormais centraliser l’ensemble des tâches pédagogiques qui lui sont dévolues :
- concevoir des modules de formation pertinents et engageants ;
- héberger de nombreuses ressources pédagogiques ;
- diversifier les supports d’apprentissage ;
- personnaliser les contenus didactiques en fonction de l’avancement des apprenants ;
- suivre la progression des participants ;
- les évaluer ;
- etc.
Cette plateforme collaborative permet notamment au formateur d’échanger avec les stagiaires. Selon les besoins et les contraintes d’emploi du temps de chacun, le LMS facilite l’accès aux sessions de formation, et ce, qu’elles soient synchrones ou asynchrones.
Transition écologique et cybersécurité : former aux enjeux de demain
D’autres défis viennent complexifier la gestion de la formation et de la GRH. Ces fonctions supposent de collecter bon nombre de données dites sensibles sur les collaborateurs. Les entreprises sont donc tenues de se conformer aux directives de la CNIL en matière de RGPD (Règlement général sur la protection des données).
Le recours à une solution TMS (Training Management System) s’avère souvent judicieux pour sécuriser au mieux le processus administratif, pédagogique et logistique. Toutefois, l’automatisation de la gestion de la formation en GRH a un impact écologique significatif. Le plan de développement des compétences doit donc amener les collaborateurs à faire évoluer leurs pratiques professionnelles en conséquence.
Fidélisation des talents : la formation comme levier de la marque employeur
Investir dans la formation permet à l’entreprise d’exprimer sa volonté de reconnaître et de valoriser le potentiel de ses équipes. Si, en plus, le plan de formation déployé se révèle cohérent et efficace, il constitue alors un véritable levier d’attractivité pour sa marque employeur.
À ce titre, la stratégie de gestion de la formation en GRH doit être particulièrement soignée, faisant d’elle un argument solide pour attirer les candidats à l’embauche et retenir les talents déjà présents. En effet, il appartient à l’employeur de garder en tête qu’il peut, en partie, jouer sa réputation sur la qualité du plan de développement des compétences qu’il propose et des perspectives d’évolution professionnelle qui peuvent en découler.
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